Wie effizient nutzt dein Unternehmen seine verfügbaren Ressourcen? Ob Personal, Maschinen oder Lagerkapazitäten: Wenn vorhandene Kapazitäten nicht optimal genutzt werden, können unnötige Kosten entstehen. Gleichzeitig kann eine dauerhaft zu hohe Auslastung zu Engpässen, Verzögerungen und Überlastung führen.
Der Auslastungsgrad hilft dir dabei, diese Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. In diesem Artikel erfährst du, wie du den Auslastungsgrad berechnest, welche Werte als gut gelten und mit welchen Maßnahmen du deine Kapazitäten effizienter einsetzen kannst.
Was ist ein guter Auslastungsgrad?
Ein guter Auslastungsgrad liegt bei vielen dienstleistungsorientierten Tätigkeiten zwischen 70 und 85 %. Der optimale Wert hängt jedoch von der Branche, den verfügbaren Ressourcen und den betrieblichen Anforderungen ab. Eine möglichst hohe Auslastung ist nicht automatisch besser, da Unternehmen ausreichend Kapazitäten für unerwartete Aufgaben und Nachfrageschwankungen benötigen.
Was ist der Auslastungsgrad?
Der Auslastungsgrad ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die angibt, wie stark die verfügbaren Kapazitäten eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums genutzt werden. Er wird in Prozent ausgedrückt und zeigt das Verhältnis zwischen tatsächlich genutzten und insgesamt verfügbaren Kapazitäten.
Die Kennzahl spielt insbesondere in der Personalplanung, Produktion und im Ressourcenmanagement eine wichtige Rolle. Unternehmen nutzen sie, um ihre Arbeitsabläufe zu bewerten, freie Kapazitäten zu erkennen und ihre Wirtschaftlichkeit zu verbessern.
Auch für E-Commerce-Unternehmen ist der Auslastungsgrad relevant. Beispielsweise kannst du damit überprüfen, wie effizient deine Mitarbeitenden im Lager eingesetzt werden oder in welchem Umfang vorhandene Produktionsanlagen genutzt werden.
Je nach Unternehmensbereich lassen sich unterschiedliche Formen der Auslastung unterscheiden:
- Personalauslastung: Gibt an, welcher Anteil der verfügbaren Arbeitszeit für definierte produktive Tätigkeiten genutzt wird.
- Maschinenauslastung: Zeigt, wie intensiv Maschinen und Produktionsanlagen innerhalb ihrer verfügbaren Betriebszeit genutzt werden.
- Kapazitätsauslastung: Beschreibt das Verhältnis zwischen tatsächlicher Leistung und maximal möglicher Leistung eines Unternehmens oder Bereichs.
- Lagerauslastung: Zeigt, wie viel der nutzbaren Lagerkapazität tatsächlich belegt ist.
Dabei solltest du beachten, dass der Auslastungsgrad allein keine vollständige Aussage über die Produktivität eines Unternehmens ermöglicht. Beispielsweise kann ein Lager nahezu vollständig belegt sein, obwohl sich viele Produkte nur langsam verkaufen.
Auch bei Mitarbeitenden bedeutet eine hohe Auslastung nicht zwangsläufig, dass die vorhandene Arbeitszeit wirtschaftlich eingesetzt wird. Entscheidend ist, welche Ergebnisse mit den genutzten Ressourcen erzielt werden.
Warum ist der Auslastungsgrad wichtig?
Eine regelmäßige Auslastungsanalyse liefert dir wichtige Informationen für deine Unternehmensplanung. Besonders bei schwankenden Bestellmengen hilft sie dabei, Ressourcen bedarfsgerecht einzusetzen.
Ein niedriger Auslastungsgrad kann darauf hindeuten, dass dein Unternehmen mehr Kapazitäten bereitstellt, als aktuell benötigt werden. Dadurch entstehen möglicherweise vermeidbare Fixkosten.
Eine dauerhaft sehr hohe Auslastung kann dagegen Probleme verursachen. Wenn beispielsweise sämtliche Mitarbeitenden im Versand bereits vollständig ausgelastet sind, lassen sich zusätzliche Bestellungen nur schwer abwickeln.
Der Auslastungsgrad unterstützt dich daher dabei, ein Gleichgewicht zwischen Wirtschaftlichkeit und ausreichender Flexibilität zu finden.
Wie berechnet man den Auslastungsgrad?
Zur Berechnung des Auslastungsgrads setzt du die tatsächlich genutzten Kapazitäten ins Verhältnis zu den verfügbaren Kapazitäten. Das Ergebnis multiplizierst du mit 100, um den prozentualen Wert zu erhalten.
Formel für den Auslastungsgrad
Auslastungsgrad = (Tatsächlich genutzte Kapazität / Verfügbare Kapazität) × 100
Je nach Anwendungsbereich kannst du beispielsweise Arbeitsstunden, Maschinenstunden oder Produktionsmengen für die Berechnung verwenden.
Wichtig ist, dass beide Werte dieselbe Einheit und denselben Betrachtungszeitraum haben.
Beispiel: Auslastungsgrad im E-Commerce berechnen
Angenommen, du betreibst einen Onlineshop mit eigenem Versandlager. Eine Mitarbeiterin steht deinem Unternehmen wöchentlich 40 Arbeitsstunden zur Verfügung. Davon entfallen 32 Stunden auf die Kommissionierung, Verpackung und den Versand von Bestellungen.
Die übrigen acht Stunden werden für administrative Aufgaben, interne Besprechungen und weitere Tätigkeiten benötigt.
Die Berechnung lautet:
Auslastungsgrad = (32 / 40) × 100 = 80 %
Der Auslastungsgrad beträgt somit 80 %. Das bedeutet, dass die Mitarbeiterin 80 % ihrer verfügbaren Arbeitszeit mit den zuvor definierten operativen Tätigkeiten verbringt.
Ob dieser Wert wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Aufgaben zusätzlich anfallen und wie hoch das tatsächliche Bestellvolumen ist.
Auslastungsgrad bei mehreren Mitarbeitenden berechnen
Wenn du den Auslastungsgrad eines gesamten Teams bestimmen möchtest, addierst du die produktiven Arbeitsstunden aller Mitarbeitenden und setzt sie ins Verhältnis zur insgesamt verfügbaren Arbeitszeit.
Angenommen, fünf Mitarbeitende stehen jeweils 40 Stunden pro Woche zur Verfügung. Insgesamt ergibt das 200 Arbeitsstunden.
Davon werden 150 Stunden für die Bearbeitung von Bestellungen genutzt.
Auslastungsgrad = (150 / 200) × 100 = 75 %
Dein Team erreicht damit einen Auslastungsgrad von 75 %.
Auf diese Weise kannst du überprüfen, wie sich die Auslastung im Zeitverlauf verändert. Bei unterschiedlich langen Arbeitszeiten ist diese Berechnung aussagekräftiger als ein einfacher Durchschnitt der individuellen Auslastungsgrade.
Wie lässt sich der Auslastungsgrad interpretieren?
Die folgende Tabelle zeigt eine beispielhafte Einordnung der Personalauslastung bei dienstleistungsorientierten Tätigkeiten. Die Werte stellen keine allgemeingültigen Branchenstandards dar.
| Auslastungsgrad | Mögliche Bedeutung |
|---|---|
| Unter 60 % | Deutliche freie Kapazitäten |
| 60–69 % | Moderate Auslastung mit möglichen Reserven |
| 70–85 % | Häufig sinnvoller Orientierungsbereich |
| 86–95 % | Hohe Auslastung mit begrenzten Reserven |
| Über 95 % | Bei dauerhafter Belastung erhöhtes Engpassrisiko |
Für Produktionsanlagen oder Lagerflächen können andere Zielwerte gelten. Deshalb solltest du die Kennzahl immer im Zusammenhang mit der jeweiligen Tätigkeit und weiteren Kennzahlen für dein Unternehmen betrachten.
7 Möglichkeiten, den Auslastungsgrad zu steigern
1. Analysiere deine aktuellen Kapazitäten
Bevor du den Auslastungsgrad erhöhen kannst, benötigst du einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen und deren tatsächliche Nutzung.
Erfasse dazu beispielsweise, wie viele Arbeitsstunden dein Team für unterschiedliche Aufgaben benötigt und wann freie Kapazitäten entstehen.
Besonders hilfreich ist es, den Auslastungsgrad über mehrere Wochen oder Monate zu verfolgen. Dadurch erkennst du wiederkehrende Muster und kannst zwischen kurzfristigen Schwankungen und strukturellen Problemen unterscheiden.
Bei einem Onlineshop kann sich beispielsweise zeigen, dass montags besonders viele Bestellungen bearbeitet werden müssen, während das Versandteam zur Wochenmitte weniger ausgelastet ist.
Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für eine bessere Personalplanung und Aufgabenverteilung.
2. Optimiere deine Arbeitsabläufe
Unklare Zuständigkeiten, doppelte Arbeitsschritte und unnötige Wartezeiten können dazu führen, dass vorhandene Kapazitäten nicht effizient genutzt werden. Deshalb lohnt es sich, regelmäßig zu überprüfen, welche Prozesse besonders zeitaufwendig sind. Im E-Commerce betrifft das beispielsweise die Bearbeitung von Bestellungen, die Lagerverwaltung oder das Retourenmanagement.
Standardisierte Arbeitsabläufe können dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Ein Beispiel ist die Optimierung der Kommissionierung im Lager: Werden häufig bestellte Produkte in leicht erreichbaren Bereichen gelagert, können Mitarbeitende ihre Laufwege verkürzen und innerhalb derselben Arbeitszeit mehr Bestellungen bearbeiten.
3. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben
Viele administrative Tätigkeiten lassen sich durch digitale Anwendungen vereinfachen oder automatisieren.
Dadurch stehen deinen Mitarbeitenden mehr Kapazitäten für Aufgaben zur Verfügung, die einen direkten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.
Im Onlinehandel bieten sich beispielsweise folgende Prozesse für eine Automatisierung an:
- Automatische Bestellbestätigungen und Statusbenachrichtigungen
- Synchronisierung von Lagerbeständen
- Erstellung von Versandetiketten
- Weiterleitung und Zuordnung von Bestellungen
- Standardisierte Abläufe im Retourenmanagement
Mit Shopify Flow lassen sich beispielsweise bestimmte wiederkehrende Geschäftsprozesse anhand definierter Auslöser und Bedingungen automatisieren.
Dadurch kann der manuelle Aufwand sinken, während bestehende personelle Kapazitäten gezielter genutzt werden.
4. Verbessere deine Personalplanung
Eine bedarfsgerechte Personalplanung hilft dir, Über- und Unterauslastung zu vermeiden. Besonders wichtig ist das für Unternehmen mit saisonalen Nachfrageschwankungen. Während bestimmter Verkaufsaktionen, beispielsweise am Black Friday oder in der Vorweihnachtszeit, können die Bestellmengen deutlich steigen.Wenn du solche Entwicklungen frühzeitig berücksichtigst, kannst du deine Schichtplanung entsprechend anpassen.
Zusätzlich kann es sinnvoll sein, Mitarbeitende für unterschiedliche Aufgabenbereiche zu qualifizieren. So lassen sich freie Kapazitäten innerhalb des Teams flexibler einsetzen. Dabei sollte eine höhere Auslastung nicht durch dauerhaft steigende Arbeitsbelastung entstehen, sondern durch eine bessere Verteilung der anfallenden Aufgaben.
5. Nutze Prognosen für die Kapazitätsplanung
Neben der aktuellen Auslastung ist auch die erwartete Nachfrage entscheidend. Mithilfe historischer Verkaufsdaten kannst du besser einschätzen, wann dein Unternehmen zusätzliche Kapazitäten benötigt. Beispielsweise lassen sich Bestellspitzen anhand vergangener Verkaufsaktionen oder saisonaler Entwicklungen identifizieren. Diese Informationen helfen dir, Personal, Lagerflächen und Produktionsressourcen frühzeitig einzuplanen.
Für Shopify-Stores können die verfügbaren Analyseberichte eine Grundlage bieten, um Verkaufsentwicklungen und Veränderungen im Bestellvolumen nachzuvollziehen. Je genauer du zukünftige Anforderungen einschätzen kannst, desto geringer ist das Risiko, Kapazitäten unnötig bereitzustellen oder kurzfristig an Grenzen zu stoßen.
6. Reduziere Engpässe im Betriebsablauf
Ein niedriger Auslastungsgrad muss nicht bedeuten, dass zu wenige Aufträge vorhanden sind. Häufig verhindern organisatorische Probleme eine effiziente Nutzung der Ressourcen.
Wenn Mitarbeitende beispielsweise auf fehlende Materialien, unvollständige Informationen oder Freigaben warten müssen, entstehen unproduktive Zeiten. Im Versandlager kann eine verspätete Warenanlieferung dazu führen, dass Bestellungen nicht rechtzeitig bearbeitet werden können.
Durch eine bessere Abstimmung zwischen Einkauf, Bestandsmanagement und Versand lassen sich solche Unterbrechungen reduzieren. Auch ein Lagerverwaltungssystem kann dazu beitragen, Warenbewegungen transparenter zu gestalten und Arbeitsabläufe effizienter zu organisieren.
7. Kontrolliere den Auslastungsgrad regelmäßig
Eine einmalige Berechnung reicht nicht aus, um die Kapazitätsnutzung langfristig zu verbessern. Deshalb solltest du den Auslastungsgrad regelmäßig ermitteln und mit deinen festgelegten Zielwerten vergleichen.
Dabei ist es sinnvoll, zusätzlich weitere betriebswirtschaftliche Kennzahlen zu berücksichtigen. Beispielsweise kann die Anzahl bearbeiteter Bestellungen pro Arbeitsstunde zeigen, ob dein Versandteam tatsächlich produktiver arbeitet.
Auch Fehlerquoten, Bearbeitungszeiten und die Kundenzufriedenheit liefern wichtige Hinweise. Steigt der Auslastungsgrad, während gleichzeitig mehr Fehler auftreten oder sich Lieferzeiten verlängern, ist die höhere Auslastung möglicherweise nicht wirtschaftlich sinnvoll. Ziel sollte deshalb nicht der höchstmögliche Prozentwert sein, sondern eine dauerhaft effiziente und wirtschaftliche Nutzung deiner Ressourcen.
Fazit
Der Auslastungsgrad ist eine wichtige Kennzahl, um die Nutzung deiner betrieblichen Kapazitäten zu bewerten. Er zeigt dir, in welchem Umfang verfügbare Arbeitszeit, Maschinen oder andere Ressourcen tatsächlich eingesetzt werden.
Eine hohe Auslastung ist dabei nicht automatisch ein Zeichen für wirtschaftlichen Erfolg. Während ungenutzte Kapazitäten zusätzliche Kosten verursachen können, erhöht eine dauerhaft zu hohe Auslastung das Risiko von Engpässen und Überlastung.
Gerade im E-Commerce ist es deshalb wichtig, ausreichend flexibel auf schwankende Bestellmengen reagieren zu können. Durch eine regelmäßige Auslastungsanalyse, optimierte Arbeitsabläufe, Automatisierungen und eine vorausschauende Ressourcenplanung kannst du deine Kapazitäten besser nutzen und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens verbessern.
