Ob du einen Onlineshop betreibst, eine neue Produktlinie einführst oder Marketingkampagnen planst: Im Unternehmensalltag laufen häufig zahlreiche Aufgaben gleichzeitig. Ohne klare Zuständigkeiten und eine strukturierte Planung können dabei schnell Informationen verloren gehen oder Fristen überschritten werden.
Projektmanagement-Tools helfen dir, Arbeitsabläufe zu organisieren, Aufgaben zu verteilen und Fortschritte zu verfolgen. Viele Programme bieten zusätzlich Automatisierungen und künstliche Intelligenz (KI), um wiederkehrende Tätigkeiten zu vereinfachen.
In diesem Beitrag stellen wir dir zwölf Projektmanagement-Tools vor, erklären ihre wichtigsten Funktionen und zeigen, worauf du bei der Auswahl für dein Unternehmen achten solltest.
Was sind Projektmanagement-Tools?
Projektmanagement-Tools sind digitale Anwendungen, mit denen du Projekte planen, organisieren und überwachen kannst. Sie bündeln Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine und Dokumente an einem zentralen Ort. Dadurch erleichtern sie die Zusammenarbeit im Team und helfen dir, Projekte effizienter umzusetzen und den Überblick über Fortschritte und Ressourcen zu behalten.
Welche Vorteile bieten Projektmanagement-Tools?
Projektmanagement-Software unterstützt dich dabei, sowohl alltägliche Aufgaben als auch umfangreiche Projekte zu koordinieren. Besonders wenn mehrere Teammitglieder oder externe Dienstleister:innen an einem Vorhaben beteiligt sind, erleichtert eine gemeinsame Plattform die Zusammenarbeit.
Bessere Übersicht über Aufgaben und Termine
Mit einem Projektmanagement-Tool kannst du größere Vorhaben in überschaubare Aufgaben unterteilen. Jede Aufgabe erhält eine verantwortliche Person, eine Priorität und gegebenenfalls eine Deadline.
Mithilfe von Kanban-Boards, Kalendern oder Gantt-Diagrammen erkennst du, welche Arbeiten bereits abgeschlossen sind und wo es Verzögerungen gibt.
Das ist beispielsweise bei einer Produkteinführung hilfreich. Hier müssen Produktentwicklung, Beschaffung, Marketing und Logistik eng zusammenarbeiten, damit das neue Produkt rechtzeitig verfügbar ist.
Verbesserte Zusammenarbeit im Team
Informationen, Dateien und Rückmeldungen lassen sich direkt innerhalb einzelner Aufgaben speichern. Dadurch müssen Teammitglieder weniger Zeit mit der Suche nach E-Mails oder Dokumenten verbringen.
Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit externen Designer:innen, Agenturen oder Entwickler:innen kann eine zentrale Kommunikationsplattform Missverständnisse reduzieren.
Effizientere Ressourcennutzung
Projektmanagement-Tools machen sichtbar, welche Aufgaben wie viel Zeit beanspruchen und wie stark einzelne Teammitglieder ausgelastet sind.
Dadurch kannst du Aufgaben besser verteilen, Engpässe frühzeitig erkennen und deine Produktivität verbessern.
Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Viele Lösungen ermöglichen es, bestimmte Arbeitsabläufe automatisch auszuführen. Beispielsweise können Aufgaben nach Abschluss eines vorherigen Arbeitsschritts weitergeleitet oder Erinnerungen vor wichtigen Terminen verschickt werden.
Einige Anwendungen unterstützen dich zusätzlich mit KI-Funktionen, etwa beim Zusammenfassen von Besprechungen, Erstellen von Aufgabenbeschreibungen oder Analysieren des Projektfortschritts.
Die 12 besten Projektmanagement-Tools im Überblick
Die folgenden zwölf Lösungen decken unterschiedliche Anforderungen ab: von einfachen Aufgabenlisten für kleine Teams bis zu umfangreicher Projektmanagement-Software für komplexe Unternehmensprozesse.
- Trello
- Asana
- monday.com
- ClickUp
- Notion
- Jira
- Microsoft Planner
- Wrike
- factro
- MeisterTask
- OpenProject
- Teamwork
1. Trello
Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das auf der Kanban-Methode basiert. Aufgaben werden als Karten innerhalb eines Boards dargestellt und lassen sich zwischen verschiedenen Bearbeitungsphasen verschieben.
Eine typische Struktur besteht aus den Spalten „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Jede Karte kann zusätzliche Informationen wie Checklisten, Fälligkeitsdaten oder Anhänge enthalten.
Für E-Commerce-Unternehmen eignet sich Trello beispielsweise zur Organisation von Social-Media-Beiträgen, Produktfotos oder kleineren Marketingkampagnen.
Vorteile:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Übersichtliche Kanban-Boards
- Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben
Nachteile:
- Eingeschränkte Möglichkeiten für komplexe Projektabhängigkeiten
- Erweiterte Ansichten und Funktionen sind tarifabhängig
Trello bietet einen kostenlosen Tarif sowie kostenpflichtige Versionen.
2. Asana
Asana unterstützt Unternehmen bei der Planung und Koordination verschiedener Projekte. Aufgaben lassen sich als Listen, Kalender, Boards oder Zeitleisten darstellen.
Besonders hilfreich sind die Möglichkeiten, Verantwortlichkeiten festzulegen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sichtbar zu machen.
Wenn du beispielsweise eine Marketingstrategie umsetzt, kannst du die Planung von Werbeanzeigen, E-Mail-Kampagnen und Content-Erstellung innerhalb eines Projekts koordinieren.
Asana verfügt außerdem über KI-Funktionen, die unter anderem bei der Erstellung von Zusammenfassungen und der Organisation von Arbeitsabläufen unterstützen.
Vorteile:
- Unterschiedliche Projektansichten
- Umfangreiche Funktionen zur Aufgabenverwaltung
- Automatisierungen und KI-Unterstützung
Nachteile:
- Erweiterte Funktionen teilweise kostenpflichtig
- Für sehr kleine Projekte mitunter umfangreicher als notwendig
Eine kostenlose Einstiegsversion ist verfügbar.
3. monday.com
monday.com ist eine Plattform für Projektmanagement und die Organisation von Arbeitsabläufen. Unternehmen können ihre Boards individuell gestalten und verschiedene Ansichten verwenden.
Neben klassischen Aufgabenlisten stehen Funktionen für Automatisierungen, Dashboards und die Zusammenarbeit im Team zur Verfügung.
Für E-Commerce-Unternehmen kann monday.com beispielsweise bei der Koordination von Lieferant, der Kampagnenplanung oder der Organisation eines Produktlaunches unterstützen.
KI-gestützte Funktionen helfen unter anderem dabei, Informationen zu strukturieren und bestimmte Arbeitsabläufe zu automatisieren.
Vorteile:
- Individuell anpassbare Workflows
- Umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten
- Visuelle Dashboards zur Projektüberwachung
Nachteile:
- Einarbeitung bei komplexeren Workflows erforderlich
- Kosten steigen abhängig von Teamgröße und Funktionsumfang
monday.com bietet verschiedene Tarife, darunter eine eingeschränkte kostenlose Version.
4. ClickUp
ClickUp kombiniert Aufgabenmanagement, Dokumentation, Zeiterfassung und Projektplanung innerhalb einer Plattform.
Du kannst Projekte mithilfe verschiedener Ansichten organisieren und Aufgaben mit individuellen Statusangaben, Prioritäten oder benutzerdefinierten Feldern versehen.
Damit eignet sich das Tool für Unternehmen, die mehrere Geschäftsbereiche koordinieren möchten, beispielsweise Marketing, Produktentwicklung und Kundenservice.
Ergänzend stehen KI-Funktionen zur Verfügung, die bei der Texterstellung, Zusammenfassung und Organisation von Informationen helfen können.
Vorteile:
- Großer Funktionsumfang
- Flexible Anpassung an unterschiedliche Arbeitsweisen
- Integrierte Dokumentations- und Automatisierungsfunktionen
Nachteile:
- Teilweise komplexe Einrichtung
- Zahlreiche Funktionen können anfangs unübersichtlich wirken
ClickUp bietet einen kostenlosen Tarif und verschiedene kostenpflichtige Pläne.
5. Notion
Notion verbindet Projektmanagement mit einer zentralen Wissensdatenbank. Die Software ermöglicht es, Dokumente, Aufgabenlisten, Datenbanken und Projektübersichten miteinander zu verknüpfen.
Im Unterschied zu klassischen Projektmanagement-Tools liegt ein besonderer Schwerpunkt auf der flexiblen Organisation von Informationen.
Du kannst beispielsweise Redaktionspläne erstellen, Produktinformationen dokumentieren oder interne Prozesse festhalten.
Notion AI unterstützt zusätzlich bei der Erstellung und Zusammenfassung von Texten sowie beim Auffinden relevanter Informationen.
Vorteile:
- Kombination aus Dokumentation und Aufgabenmanagement
- Individuell gestaltbare Datenbanken und Vorlagen
- Geeignet für Wissensmanagement und Content-Planung
Nachteile:
- Einrichtung einer sinnvollen Struktur erfordert Zeit
- Spezialisierte Ressourcenplanung nur eingeschränkt möglich
Neben einem kostenlosen Tarif stehen kostenpflichtige Versionen zur Verfügung.
6. Jira
Jira wurde insbesondere für agile Softwareentwicklung und technische Projekte konzipiert.
Die Anwendung unterstützt Methoden wie Scrum und Kanban. Teams können Aufgaben in Sprints organisieren, Fehler dokumentieren und den Entwicklungsfortschritt verfolgen.
Für E-Commerce-Unternehmen ist Jira beispielsweise interessant, wenn sie individuelle Shop-Funktionen entwickeln, technische Integrationen betreuen oder umfangreiche Website-Projekte umsetzen.
KI-Funktionen können bei der Beschreibung von Aufgaben und der Auswertung von Projektinformationen unterstützen.
Vorteile:
- Umfangreiche Funktionen für agile Methoden
- Detaillierte Aufgaben- und Fehlerverfolgung
- Flexible Workflows für Entwicklungsteams
Nachteile:
- Höhere Einstiegshürde für Einsteiger
- Für einfache Marketingprojekte häufig zu komplex
Jira verfügt über einen kostenlosen Einstiegstarif.
7. Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein Projektmanagement-Tool innerhalb der Microsoft-365-Umgebung. Es unterstützt die Planung und Verteilung von Aufgaben sowie die Zusammenarbeit im Team.
Besonders interessant ist die Integration mit Anwendungen wie Microsoft Teams und weiteren Microsoft-Diensten.
Je nach Lizenz stehen zusätzliche Planungsfunktionen zur Verfügung, beispielsweise Zeitleisten, Projektabhängigkeiten oder umfangreichere Ressourcenübersichten.
Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, kann Planner eine Möglichkeit sein, Projektaufgaben ohne eine zusätzliche, separate Arbeitsumgebung zu organisieren.
Vorteile:
- Integration in Microsoft 365
- Einfache Aufgabenverteilung
- Zusammenarbeit über Microsoft Teams
Nachteile:
- Erweiterte Funktionen abhängig von der Lizenz
- Weniger flexibel außerhalb des Microsoft-Ökosystems
Der verfügbare Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweiligen Microsoft-Abonnement.
8. Wrike
Wrike bietet Funktionen für das Projekt-, Aufgaben- und Ressourcenmanagement. Die Plattform richtet sich insbesondere an Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig koordinieren.
Aufgaben können mit individuellen Workflows, Zeitplänen und Freigabeprozessen verbunden werden. Dashboards erleichtern die Überwachung laufender Projekte.
Für E-Commerce-Unternehmen kann Wrike nützlich sein, wenn größere Marketingkampagnen mit verschiedenen internen und externen Beteiligten umgesetzt werden.
Vorteile:
- Umfangreiche Ressourcen- und Projektplanung
- Anpassbare Dashboards und Berichte
- Funktionen für Freigabeprozesse und Zusammenarbeit
Nachteile:
- Vergleichsweise hoher Einrichtungsaufwand
- Erweiterte Funktionen in kostenpflichtigen Tarifen
Wrike bietet eine kostenlose Einstiegsversion.
9. factro
factro ist eine Projektmanagement-Software aus Deutschland. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Projekte strukturiert zu planen und Aufgaben übersichtlich zu organisieren.
Zu den Darstellungsformen zählen Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Projektstrukturpläne. Je nach Tarif stehen außerdem Funktionen für Zeiterfassung und Ressourcenplanung zur Verfügung.
Die Software eignet sich unter anderem für kleine und mittlere Unternehmen, die klassische Projektmanagement-Methoden einsetzen möchten.
Vorteile:
- Deutschsprachige Benutzeroberfläche
- Verschiedene Möglichkeiten zur Projektvisualisierung
- Strukturierte Aufgaben- und Terminplanung
Nachteile:
- Nicht alle Funktionen in jedem Tarif enthalten
- Weniger auf umfassendes Wissensmanagement ausgerichtet
factro bietet einen kostenlosen Basistarif und kostenpflichtige Erweiterungen.
10. MeisterTask
MeisterTask konzentriert sich auf visuelles Aufgabenmanagement und die Zusammenarbeit in Teams.
Aufgaben werden in Kanban-Boards dargestellt und lassen sich durch Checklisten, Kommentare, Anhänge und Terminangaben ergänzen.
Für kleinere E-Commerce-Teams kann die Anwendung beispielsweise bei der Planung von Newsletter-Kampagnen, Blogbeiträgen oder regelmäßigen Shop-Aktualisierungen helfen.
Vorteile:
- Übersichtliche Benutzeroberfläche
- Einfacher Einstieg
- Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte
Nachteile:
- Begrenzte Funktionen für komplexe Projektplanung
- Einige Funktionen nur in höheren Tarifen verfügbar
MeisterTask bietet unterschiedliche Abonnementmodelle.
11. OpenProject
OpenProject ist eine Open-Source-Software für klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement.
Die Anwendung unterstützt unter anderem Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagramme, Zeitplanung und die Zusammenarbeit innerhalb größerer Projekte.
Ein Unterschied zu vielen cloudbasierten Lösungen ist die Möglichkeit, die Software selbst zu hosten. Dadurch können Unternehmen bestimmte Anforderungen an ihre IT-Infrastruktur und Datenverwaltung berücksichtigen.
Vorteile:
- Open-Source-Ansatz
- Möglichkeiten zum Self-Hosting
- Geeignet für komplexe Projektstrukturen
Nachteile:
- Technischer Aufwand beim Eigenbetrieb
- Einrichtung und Verwaltung können zusätzliche Ressourcen erfordern
OpenProject bietet eine kostenlose Community Edition sowie kostenpflichtige Unternehmenslösungen.
12. Teamwork
Teamwork richtet sich insbesondere an Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, die Projekte für externe Kund:innen umsetzen.
Neben Aufgabenmanagement und Projektplanung bietet die Software Funktionen für Zeiterfassung, Budgets und die Überwachung der Projektrentabilität.
Für E-Commerce-Unternehmen kann Teamwork interessant sein, wenn externe Agenturen umfangreiche Shop-Projekte, Marketingmaßnahmen oder Relaunches koordinieren.
Vorteile:
- Funktionen zur Budget- und Zeiterfassung
- Geeignet für die Zusammenarbeit mit Kund:innen
- Überblick über Ressourcen und Projektkosten
Nachteile:
- Für rein interne Aufgabenplanung teilweise umfangreich
- Erweiterte Funktionen abhängig vom Tarif
Teamwork bietet verschiedene kostenpflichtige Tarife und Einstiegsmöglichkeiten.
Welche Funktionen sollte ein gutes Projektmanagement-Tool bieten?
Die passende Software hängt davon ab, wie dein Unternehmen arbeitet und welche Anforderungen deine Projekte mit sich bringen. Einige Funktionen sind für die meisten Teams besonders relevant.
Aufgabenmanagement
Eine zentrale Aufgabenverwaltung gehört zu den grundlegenden Funktionen. Du solltest Aufgaben erstellen, priorisieren, zuweisen und mit Fristen versehen können.
Hilfreich sind außerdem Teilaufgaben und wiederkehrende Aufgaben, beispielsweise für wöchentliche Marketingberichte oder regelmäßige Qualitätskontrollen.
Unterschiedliche Projektansichten
Je nach Arbeitsweise eignen sich unterschiedliche Darstellungsformen:
- Kanban-Boards zeigen den Bearbeitungsstatus einzelner Aufgaben.
- Gantt-Diagramme visualisieren zeitliche Abläufe und Abhängigkeiten.
- Kalenderansichten erleichtern die Terminplanung.
- Tabellen bieten eine strukturierte Übersicht über umfangreiche Aufgabenlisten.
Für kleinere Teams reicht häufig ein Kanban-Board aus. Bei komplexen Projekten mit mehreren Abhängigkeiten kann ein Gantt-Diagramm sinnvoller sein.
Zusammenarbeit und Kommunikation
Kommentare, Dateianhänge und Benachrichtigungen erleichtern die Kommunikation innerhalb eines Projekts.
Wenn du regelmäßig mit externen Dienstleister:innen zusammenarbeitest, solltest du außerdem auf flexible Zugriffsrechte achten.
Integrationen und Automatisierungen
Ein Projektmanagement-Tool sollte möglichst gut mit den Anwendungen zusammenarbeiten, die dein Unternehmen bereits nutzt.
Dazu gehören beispielsweise Kalender, Cloud-Speicher, Kommunikationstools oder Anwendungen für Marketing und Vertrieb.
Für einen Shopify-Store kann es hilfreich sein, bestimmte Ereignisse aus dem E-Commerce mit internen Aufgaben zu verknüpfen. Dabei solltest du prüfen, ob eine direkte Integration, eine Schnittstelle oder ein zusätzlicher Automatisierungsdienst notwendig ist.
Projektmanagement-Tools mit KI: Welche Möglichkeiten gibt es?
Künstliche Intelligenz spielt im Projektmanagement eine zunehmend wichtige Rolle. Viele moderne Anwendungen integrieren KI-Assistenten, die Teams bei organisatorischen Tätigkeiten unterstützen.
Zu den typischen Einsatzmöglichkeiten gehören:
- Automatische Zusammenfassungen von Besprechungen und Projektständen
- Erstellung von Aufgabenlisten anhand vorhandener Informationen
- Unterstützung bei der Priorisierung von Aufgaben
- Analyse von Projektfortschritten und möglichen Engpässen
- Erstellung von Statusberichten und Dokumentationen
Beispielsweise kann ein KI-Assistent aus einer umfangreichen Projektbesprechung konkrete Aufgaben und Verantwortlichkeiten ableiten. Dadurch verringert sich der manuelle Aufwand für die Nachbereitung.
Allerdings hängt die Qualität der Ergebnisse von den verfügbaren Informationen ab. KI-generierte Vorschläge können unvollständig oder fehlerhaft sein und sollten vor der Übernahme kontrolliert werden.
Bei der Verwendung vertraulicher Unternehmensdaten ist zudem wichtig, welche Informationen verarbeitet werden und welche Datenschutzregelungen für das jeweilige Tool gelten.
In diesem Video (auf Englisch) lernst du praktische KI-Tools für Unternehmen kennen
Fazit: Projektmanagement-Tools schaffen Struktur im Unternehmensalltag
Projektmanagement-Tools unterstützen Unternehmen dabei, Aufgaben zu organisieren, Verantwortlichkeiten festzulegen und Projekte effizienter umzusetzen.
Welche Software geeignet ist, hängt vor allem von deinen Arbeitsabläufen und der Größe deines Teams ab. Während Trello oder MeisterTask grundlegende Aufgaben übersichtlich darstellen, bieten Lösungen wie Asana, ClickUp oder monday.com umfangreichere Möglichkeiten. Für technische Projekte und komplexere Anforderungen kommen unter anderem Jira und OpenProject infrage.
Im E-Commerce kann eine passende Projektmanagement-Software die Zusammenarbeit zwischen Marketing, Einkauf, Produktentwicklung und Logistik erleichtern. Entscheidend ist dabei weniger die Anzahl der verfügbaren Funktionen als vielmehr, ob die Anwendung deine tatsächlichen Abläufe sinnvoll unterstützt.
