Datenschutzvorschriften betreffen nahezu alle Bereiche eines Unternehmens, insbesondere den Umgang mit sensiblen Daten. Von Marketing-E-Mails über Mitarbeiterdaten bis hin zum Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) und den Risiken bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen: Überall müssen Datenschutzanforderungen berücksichtigt werden.
Ohne ein zentrales System zur Datenverwaltung bist du möglicherweise auf Tabellen, verstreute E-Mails und verschiedene Tools angewiesen, die nicht miteinander kommunizieren. Das kann problematisch werden. Schließlich können Fehler zu hohen Bußgeldern oder Datenschutzverletzungen führen und das Vertrauen deiner Kund:innen beeinträchtigen.
Eine bekannte Softwarelösung für das Datenschutzmanagement ist OneTrust. Die Plattform bündelt Datenschutz, Risikomanagement und Data Governance in einem zentralen System. So kannst du Datenschutz und Sicherheit von Anfang an in deine täglichen Geschäftsabläufe integrieren, statt dich erst im Nachhinein darum zu kümmern.
In diesem Beitrag erfährst du, was OneTrust ist, welche Funktionen die Plattform bietet und ob sich der Einsatz für dein Unternehmen lohnt.
Was ist OneTrust?
Die Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Datenverarbeitung an unterschiedliche gesetzliche Anforderungen anzupassen. Dazu gehören beispielsweise die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der California Consumer Privacy Act (CCPA), der US-amerikanische Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und der EU AI Act.
Wie funktioniert OneTrust?
OneTrust ist ein international tätiges Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Atlanta, USA. Es wurde 2016 von Kabir Barday gegründet und bietet eine Plattform für Datenschutz, Data Governance und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
OneTrust hilft Unternehmen dabei, regulatorische Anforderungen systematisch zu berücksichtigen und das Vertrauen von Kund:innen sowie anderen Interessengruppen zu stärken.
Die Plattform gliedert sich in vier zentrale Bereiche, die OneTrust als „Clouds“ bezeichnet. Unternehmen können die Lösungen entsprechend ihren Anforderungen auswählen und miteinander kombinieren.
Privacy & Data Governance
Dieser Bereich konzentriert sich auf das Datenschutzmanagement sowie die Verwaltung von Einwilligungen und individuellen Präferenzen.
Für viele Unternehmen ist das Consent Management ein wichtiger Einstiegspunkt. Damit können Kund:innen beispielsweise festlegen, ob sie Marketing-E-Mails erhalten oder der Verwendung bestimmter Tracking-Technologien zustimmen möchten.
OneTrust unterstützt unter anderem bei der Verwaltung von Cookie-Bannern, der Dokumentation erteilter Einwilligungen und der Bearbeitung datenschutzrechtlicher Anfragen. Dazu gehören beispielsweise Auskunftsersuchen oder Anträge auf Löschung personenbezogener Daten.
Sobald du ein zentrales Einwilligungsmanagement eingerichtet hast, kannst du weitere Funktionen ergänzen, beispielsweise für Data Governance, IT-Sicherheit oder Nachhaltigkeitsberichte. Die verschiedenen Lösungen sind darauf ausgelegt, zusammenzuarbeiten.
GRC & Security Assurance
Dieser Bereich befasst sich mit Governance, Risk und Compliance (GRC), also Unternehmensführung, Risikomanagement und der Einhaltung von Vorschriften.
Mit OneTrust kannst du Sicherheitsprüfungen dokumentieren, Risiken erfassen und Unterlagen für Audits zentral verwalten. Das erleichtert es dir, den Überblick über mögliche Sicherheitsprobleme zu behalten und erforderliche Maßnahmen systematisch nachzuverfolgen.
Ethics & Compliance
In diesem Bereich stehen die Menschen innerhalb eines Unternehmens im Mittelpunkt.
OneTrust unterstützt beispielsweise bei Schulungen zu ethischem Verhalten und der Einrichtung geschützter Meldekanäle. Über diese können Mitarbeiter:innen mögliche Missstände melden oder interne Bedenken äußern.
Solche Funktionen können insbesondere für Unternehmen relevant sein, die interne Compliance-Prozesse aufbauen oder gesetzliche Anforderungen an Hinweisgebersysteme erfüllen müssen.
ESG & Sustainability
Die vierte Cloud beschäftigt sich mit Nachhaltigkeit sowie den ökologischen und sozialen Auswirkungen unternehmerischer Aktivitäten.
Mit entsprechenden OneTrust-Lösungen können Unternehmen beispielsweise CO₂-Emissionen erfassen, Nachhaltigkeitskennzahlen überwachen und Berichte für Investor:innen, andere Interessengruppen oder Aufsichtsbehörden erstellen.
OneTrust lässt sich außerdem über bestehende Integrationen und Programmierschnittstellen (APIs) mit anderen Unternehmensanwendungen verbinden, darunter Salesforce Sales Cloud und HubSpot.
Dadurch können Einwilligungen und Präferenzen zwischen verbundenen Systemen synchronisiert werden. Meldet sich beispielsweise eine Person von deinem Newsletter ab, kann diese Änderung automatisch an relevante Anwendungen wie dein E-Mail-Marketing-Tool oder dein Customer-Relationship-Management-System (CRM) weitergegeben werden.
So lassen sich widersprüchliche Einstellungen vermeiden und Datenschutzprozesse besser koordinieren.
Die wichtigsten Funktionen von OneTrust
Du musst nicht unbedingt alle Funktionen von OneTrust gleichzeitig nutzen. Stattdessen kannst du zunächst die Lösungen auswählen, die für dein Unternehmen besonders relevant sind, beispielsweise das Einwilligungsmanagement oder die Überwachung externer Dienstleister:innen.
Wenn dein Unternehmen wächst oder sich gesetzliche Anforderungen ändern, kannst du zusätzliche Funktionen ergänzen.
1. Einwilligungs- und Präferenzmanagement
Wenn du einen Onlineshop betreibst, musst du die Kommunikationspräferenzen deiner Kund:innen berücksichtigen. Dazu gehört beispielsweise, ob sie Werbe-E-Mails erhalten möchten oder welche Benachrichtigungen sie bevorzugen. OneTrust bietet Tools, mit denen du Einwilligungen erfassen und individuelle Einstellungen verwalten kannst. Die Plattform ermöglicht die Erstellung von Formularen und Präferenzcentern, über die Kund:innen auswählen können, welche Nachrichten sie erhalten möchten. Zudem können sie ihre Einstellungen nachträglich ändern.
OneTrust dokumentiert diese Entscheidungen zentral und kann die Informationen mit angebundenen Systemen synchronisieren. Dadurch musst du nicht für jeden Prozess eigene Formulare oder technische Abläufe entwickeln.
Angenommen, du betreibst einen Onlineshop für nachhaltige Mode. Du möchtest deinen Kund:innen die Möglichkeit geben, sich separat für Styling-Tipps, saisonale Rabattaktionen und Einladungen zu Veranstaltungen anzumelden. Mit OneTrust kannst du die jeweiligen Einwilligungen erfassen und dokumentieren. So lässt sich sicherstellen, dass Marketingnachrichten nur an Personen versendet werden, die dem jeweiligen Kommunikationszweck zugestimmt haben.
Auch bei der Onlinewerbung spielt das Einwilligungsmanagement eine wichtige Rolle. OneTrust kann Einwilligungsinformationen an angebundene Werbeplattformen übermitteln, damit deren Tracking- und Werbefunktionen entsprechend gesteuert werden.
Lehnt eine Person beispielsweise einwilligungspflichtiges Tracking ab, sollten die entsprechenden Technologien nicht aktiviert werden. Liegt eine wirksame Einwilligung vor, können die zulässigen personalisierten Werbefunktionen genutzt werden.
2. Verwaltung externer Dienstleister:innen
Auch kleinere Unternehmen arbeiten häufig mit zahlreichen externen Dienstleister:innen zusammen. Dazu gehören beispielsweise Zahlungsanbieter:innen, Marketingplattformen und Versandunternehmen. Viele dieser Unternehmen verarbeiten personenbezogene Daten deiner Kund:innen. Deshalb ist es wichtig, ihre Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen im Blick zu behalten.
OneTrust unterstützt dich dabei, relevante Datenbestände in verbundenen Systemen zu identifizieren und zentral zu dokumentieren. So kannst du besser nachvollziehen, wo personenbezogene Informationen gespeichert werden. Zusätzlich lassen sich Informationen über die Datenschutz- und Sicherheitspraktiken deiner Geschäftspartner:innen erfassen und mögliche Risiken dokumentieren.
Angenommen, du betreibst einen Onlineshop für handgefertigten Schmuck und nutzt einen externen E-Mail-Marketing-Dienst. Mit OneTrust kannst du relevante Datenschutzinformationen und Sicherheitsnachweise des Dienstes verwalten und mögliche Lücken identifizieren.
So behältst du den Überblick darüber, ob die erforderlichen vertraglichen und organisatorischen Voraussetzungen für die Zusammenarbeit berücksichtigt wurden.
3. KI-Governance
Künstliche Intelligenz (KI) ist mittlerweile allgegenwärtig – auch im E-Commerce und in Dienstleistungsunternehmen. Ihr Einsatz beeinflusst zunehmend den Umgang mit personenbezogenen Daten. Die KI-Governance-Funktionen von OneTrust helfen dir dabei, zu überwachen, wie KI-Tools deine Daten nutzen, Risiken zu minimieren und gesetzliche Anforderungen wie den EU AI Act zu berücksichtigen.
Angenommen, du betreibst einen Onlineshop für Wohnaccessoires und nutzt KI, um Produktbeschreibungen und Werbeanzeigen zu erstellen. Mit OneTrust kannst du dokumentieren, welche Datenquellen dein KI-Tool verwenden darf. Dazu gehören beispielsweise freigegebene Produktinformationen oder Bilder, für die du die erforderlichen Nutzungsrechte besitzt. Falls später Fragen zu Urheberrechten, Datenschutz oder internen Richtlinien entstehen, stehen entsprechende Informationen zur Verfügung.
Entwickelst du selbst ein KI-Tool, beispielsweise einen Chatbot zur Beantwortung häufig gestellter Fragen in deinem Onlineshop, kannst du mithilfe von OneTrust unter anderem die verwendeten Datensätze, Zugriffsberechtigungen und durchgeführten Risikoprüfungen dokumentieren.
Wenn Kund:innen oder Aufsichtsbehörden später Fragen zur Funktionsweise und Datennutzung des Chatbots haben, kannst du auf diese Unterlagen zurückgreifen.
4. Automatisierung von Datenschutzprozessen
Die manuelle Verwaltung von Datenschutzanforderungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Du musst beispielsweise Auskunftsersuchen bearbeiten, Datenbestände aktualisieren und überprüfen, ob externe Dienstleister:innen die erforderlichen Datenschutzmaßnahmen einhalten. OneTrust hilft dir dabei, solche wiederkehrenden Prozesse zu automatisieren. Dazu gehören beispielsweise die Bearbeitung von Löschanfragen, die Kennzeichnung sensibler Daten und die Umsetzung definierter Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Eine Kochschule könnte OneTrust beispielsweise nutzen, um Auskunftsanfragen ehemaliger Kursteilnehmer:innen zu bearbeiten und die gespeicherten personenbezogenen Daten strukturiert zusammenzustellen. So müssen Mitarbeiter:innen die Informationen nicht jedes Mal manuell aus unterschiedlichen Systemen zusammensuchen.
Gerade im DACH-Raum ist dabei wichtig, dass personenbezogene Daten nicht pauschal nach einer beliebigen Frist gelöscht werden. Beispielsweise können handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten einer sofortigen Löschung entgegenstehen.
Für schnell wachsende Unternehmen bietet die Automatisierung einen weiteren Vorteil: Auch während besonders geschäftiger Verkaufsphasen lassen sich Datenschutzanfragen strukturiert bearbeiten.
5. Technisches Risikomanagement und Compliance
Der Bereich GRC & Security Assurance konzentriert sich auf IT-Sicherheit, Risikomanagement und die Einhaltung interner sowie externer Vorgaben. OneTrust führt dafür Richtlinienverwaltung, Risikobewertungen und Auditvorbereitungen in einem zentralen System zusammen.
Gerade für kleinere Teams kann das hilfreich sein. Statt verschiedene Tabellen und Anwendungen parallel zu verwalten, lassen sich wichtige Informationen über ein gemeinsames Dashboard abrufen.
Angenommen, du betreibst einen Onlineshop und möchtest vor einer großen Rabattaktion überprüfen, ob dein Zahlungsdienstleister die Anforderungen des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) erfüllt. Mit OneTrust kannst du relevante Nachweise zentral verwalten und dokumentieren, welche Sicherheitsprüfungen durchgeführt wurden.
Da OneTrust Informationen aus angebundenen Sicherheitsscannern, Dienstleisterdatenbanken und Ticket-Systemen zusammenführen kann, erhältst du einen besseren Überblick über technische Schwachstellen und offene Compliance-Aufgaben. So kannst du leichter entscheiden, welche Sicherheitsprobleme zuerst behoben werden sollten.
6. Data Use Governance
Data Governance beschreibt die Regeln und Prozesse, mit denen Unternehmen ihre Daten verwalten. Entscheidend ist dabei unter anderem, wo personenbezogene Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen darf und für welche Zwecke sie genutzt werden. OneTrust unterstützt dich dabei, Datenbestände zu klassifizieren, Zugriffsberechtigungen zu verwalten und Regeln für die Datennutzung umzusetzen.
Angenommen, du betreibst einen Onlineshop für Tierbedarf. Dein Marketingteam benötigt möglicherweise Zugriff auf bestimmte Kaufhistorien, um ein Treueprogramm zu verwalten. Gleichzeitig möchtest du verhindern, dass diese Daten unkontrolliert exportiert werden.
Auch beim Einsatz künstlicher Intelligenz ist eine kontrollierte Datenverwaltung wichtig. Du kannst beispielsweise festlegen, welche Datensätze für das Training eines KI-Systems verwendet werden dürfen und welche Informationen davon ausgeschlossen bleiben müssen.
Solche Maßnahmen unterstützen den verantwortungsvollen Umgang mit Daten und helfen dabei, Datenschutzrisiken frühzeitig zu reduzieren.
Vor- und Nachteile von OneTrust
OneTrust verbindet verschiedene Funktionen für Datenschutz, Risikomanagement, KI-Governance und Einwilligungsverwaltung auf einer gemeinsamen Plattform.
Dadurch kann die Software besonders für Unternehmen interessant sein, die zahlreiche Datenverarbeitungsprozesse koordinieren und ihre Compliance-Aufgaben zentral verwalten möchten.
Allerdings ist die Lösung nicht für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet.
Vorteile von OneTrust
- Zentrale Verwaltung: Datenschutzprozesse, Risikobewertungen und Compliance-Dokumentationen lassen sich in einer gemeinsamen Plattform organisieren.
- Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie die Bearbeitung von Auskunftsersuchen oder die Dokumentation von Einwilligungen können teilweise automatisiert werden.
- Integrationen: OneTrust lässt sich mit zahlreichen bestehenden Unternehmensanwendungen verbinden.
- Nachvollziehbarkeit: Dokumentierte Entscheidungen, Prüfungen und Einwilligungen erleichtern interne Kontrollen und die Vorbereitung auf Audits.
- Skalierbarkeit: Unternehmen können zunächst einzelne Funktionen einsetzen und bei Bedarf weitere Lösungen ergänzen.
- Risikomanagement: Die Plattform unterstützt dabei, potenzielle Datenschutz- und Sicherheitsprobleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu dokumentieren.
Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Einstellungen über mehrere verbundene Systeme hinweg zu synchronisieren. Ändert beispielsweise eine Person ihre E-Mail-Präferenzen, können diese Informationen automatisch an dein Newsletter-Tool, dein CRM-System und weitere relevante Anwendungen übertragen werden. So musst du dieselbe Änderung nicht in jedem System einzeln vornehmen.
Nachteile von OneTrust
- Kosten: Die Preise hängen unter anderem von der Unternehmensgröße und den ausgewählten Funktionen ab. Die Software wird in der Regel über ein kostenpflichtiges Abonnement angeboten.
- Komplexität: Die umfangreichen Funktionen können insbesondere für kleinere Unternehmen eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern.
- Implementierungsaufwand: Je nach technischer Infrastruktur kann die Anbindung vorhandener Systeme zusätzlichen Aufwand verursachen.
- Funktionsumfang: Wenn du lediglich ein einfaches Cookie-Banner oder ein grundlegendes Einwilligungsmanagement benötigst, nutzt du möglicherweise nur einen kleinen Teil der verfügbaren Funktionen.
- Schulungsbedarf: Mitarbeiter:innen müssen gegebenenfalls geschult werden, um die Plattform effektiv zu verwenden.
Wenn du einen kleinen Onlineshop betreibst und hauptsächlich die Einwilligungen deiner Besucher:innen verwalten möchtest, könnte eine spezialisierte Lösung ausreichend sein.
Verarbeitest du dagegen große Mengen personenbezogener Daten, arbeitest mit zahlreichen externen Dienstleister:innen zusammen oder musst komplexe Compliance-Anforderungen erfüllen, kann sich eine umfassendere Plattform wie OneTrust eher lohnen. Entscheidend ist, welche Funktionen du tatsächlich benötigst und ob der Nutzen den finanziellen und organisatorischen Aufwand rechtfertigt.
Fazit: Für wen lohnt sich OneTrust?
OneTrust ist eine umfassende Plattform für Unternehmen, die Datenschutz, Risikomanagement und Compliance zentral organisieren möchten.
Die Software bietet zahlreiche Funktionen, von der Verwaltung von Einwilligungen über die Überwachung externer Dienstleister:innen bis hin zur Dokumentation des KI-Einsatzes.
Für Unternehmen im DACH-Raum können insbesondere die Funktionen zur Unterstützung der DSGVO-Compliance interessant sein. OneTrust kann dabei helfen, Datenschutzprozesse zu strukturieren, Risiken zu dokumentieren und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
Allerdings ersetzt die Software weder eine rechtliche Prüfung noch die eigenverantwortliche Umsetzung gesetzlicher Datenschutzanforderungen.
Für kleine Onlineshops mit überschaubaren Anforderungen kann der Funktionsumfang möglicherweise zu groß sein. Unternehmen mit komplexeren Datenverarbeitungsprozessen können dagegen von der zentralen Verwaltung und den Automatisierungsmöglichkeiten profitieren.
Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Shopify.com-Blog und wurde übersetzt.
