Un système de gestion des stocks efficace est essentiel à la réussite de toute entreprise, que vous stockiez vos produits dans votre garage ou dans plusieurs entrepôts. Chaque article présent sur vos étagères représente un investissement. Sans système de gestion des stocks, vous avancez en quelque sorte à l’aveugle. Vous risquez de surstocker des produits qui se vendent peu et d’immobiliser inutilement votre trésorerie, ou au contraire de manquer de stock, de perdre des ventes et de décevoir des clients qui pourraient alors se tourner vers la concurrence.
Les modèles de listes d’inventaire permettent d’éviter ces situations en vous offrant une structure claire pour enregistrer toutes les informations relatives à vos stocks. Vous disposez ainsi de données précises et à jour. Si vous comptez encore vos articles sur papier ou si vous devez vérifier physiquement vos étagères pour répondre à la question « Combien nous en reste-t-il ? », il est probablement temps de passer à un système plus structuré.
Plutôt que de gérer vos niveaux de stock uniquement à l’intuition, un système de suivi des stocks vous permet de prendre des décisions éclairées à partir de données concrètes. Avec les bons modèles d’inventaire, vous pouvez définir des seuils de réapprovisionnement, analyser les tendances de vente et faire de votre gestion des stocks un véritable levier de rentabilité.
Qu'est-ce qu'une liste d'inventaire ?
Une liste d’inventaire est un relevé détaillé de l’ensemble des produits ou des marchandises qu’une entreprise possède en stock. Elle constitue la base de tout système de gestion des stocks, puisqu’elle permet de connaître précisément les quantités disponibles à un instant donné. Chaque ligne comprend généralement des informations essentielles comme l’unité de gestion des stocks (UGS ou SKU), le nom et la description du produit, son coût unitaire, la quantité disponible et les coordonnées du fournisseur.
Tenir une liste d’inventaire complète permet de suivre les niveaux de stock et de gérer plus efficacement l’ensemble de ses marchandises. Vous pouvez ainsi vous assurer de toujours disposer des bons produits en quantité suffisante pour répondre à la demande de vos clients.
L’objectif principal d’un modèle de liste d’inventaire est de fournir une structure standardisée et réutilisable pour suivre vos stocks. Plutôt que de recréer une nouvelle liste à chaque inventaire, vous utilisez toujours le même format et renseignez systématiquement les mêmes données essentielles. Cette méthode vous fait gagner du temps, limite les risques d’erreurs manuelles et facilite la création de nouvelles listes.
Pour les petites entreprises, un modèle prêt à l’emploi simplifie considérablement cette tâche et constitue une base fiable pour assurer un suivi précis des stocks.
Modèle de liste d'inventaire simple
Pour commencer, créez une liste d'inventaire classique dans Excel ou Google Sheets. Cette structure regroupe tous les champs nécessaires pour amorcer le suivi de votre inventaire, et vous pouvez l'adapter à vos besoins en quelques minutes. Que vous suiviez des vêtements avec des variantes comme la taille et la couleur, que vous gériez des stocks de produits de beauté et cosmétiques, ou que vous teniez le compte des articles faits maison que vous vendez sur Etsy, ce format intuitif simplifie la saisie des données dès le départ.
Ouvrez un nouveau classeur et créez une colonne pour chacun des champs suivants :
- Identifiant de l'article/SKU : un identifiant unique attribué à chaque article en stock.
- Nom de l'article : le nom du produit.
- Description : une description détaillée de l'article, comprenant notamment ses principales caractéristiques.
- Quantité en stock : le nombre d'unités actuellement disponibles pour chaque article.
- Coût unitaire : le coût d'une unité du produit.
- Valeur totale : la valeur totale du stock pour chaque article. Utilisez une formule de multiplication entre la quantité en stock et le coût unitaire pour que le calcul se fasse automatiquement à chaque mise à jour.
- Seuil de réapprovisionnement : le niveau de stock minimum à partir duquel une nouvelle commande doit être passée.
- Informations sur le vendeur/fournisseur : les coordonnées et autres informations concernant le fournisseur de l'article.
Remplissez ensuite une première ligne avec un produit test pour vérifier que vos formules fonctionnent, puis dupliquez-la pour le reste de votre catalogue. Un tableur suffit pour suivre vos stocks sans investir dans un logiciel coûteux. À mesure que votre entreprise se développe, enrichissez votre tableau en ajoutant de nouveaux produits ou des champs de suivi supplémentaires, comme l'emplacement en entrepôt ou la date de dernière réception.
Comment générer une liste d'inventaire dans Shopify ?
Les petites entreprises qui utilisent Shopify pour propulser leur boutique e-commerce peuvent tirer parti des outils intégrés pour gérer leurs stocks. Une fonctionnalité pratique est la possibilité d'exporter l'intégralité de votre catalogue de produits dans un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Cette exportation fonctionne comme un modèle de liste d'inventaire prêt à l'emploi que vous pouvez ouvrir et modifier dans des programmes comme Microsoft Excel ou Google Sheets. Vous pouvez y mettre à jour vos niveaux de stock actuels, analyser vos données de vente et optimiser votre processus d'inventaire.
Exporter votre inventaire Shopify
Une fois connecté à votre compte Shopify, vous pouvez générer et exporter votre liste d'inventaire en suivant ces étapes :
- Rendez-vous dans la section Produits : depuis le tableau de bord principal de votre interface administrateur Shopify, cliquez sur Produits. Tous les produits actuellement présents dans votre boutique s'affichent alors.
- Sélectionnez Inventaire dans le sous-menu : sous Produits, vous verrez des options telles que Tous les produits, Collections, Inventaire, etc. Cliquez sur Inventaire pour consulter le détail des quantités en stock de tous vos produits et de leurs variantes, sur l'ensemble de vos emplacements.
- Cliquez sur le bouton Exporter : dans le coin supérieur droit de la page Inventaire, cliquez sur Exporter. Une fenêtre intitulée « Exportation de l'inventaire vers un fichier CSV » apparaît.
- Personnalisez vos paramètres d'exportation : choisissez les données à exporter : la page actuelle, tous les produits, ou les produits sélectionnés. Pour une liste d'inventaire complète, sélectionnez tous les produits. Vous pouvez exporter au format CSV pour Excel, Numbers et d'autres tableurs, ou sous forme de fichier CSV.
- Confirmez et lancez l'exportation du fichier : après avoir fait vos sélections, cliquez sur le bouton Exporter les produits. Shopify commence alors à préparer votre fichier.
- Consultez votre messagerie et téléchargez le fichier : Shopify envoie un lien de téléchargement sécurisé à l'adresse associée à votre compte : vous ne téléchargez pas les fichiers directement depuis le tableau de bord. Le processus est généralement rapide, même si les fichiers des grandes boutiques comptant des milliers de produits peuvent prendre quelques minutes. Ouvrez l'e-mail et cliquez sur le lien pour télécharger votre fichier CSV.
- Gérez votre liste d'inventaire : ouvrez le fichier CSV dans Excel, Numbers ou Google Sheets. Il contient toutes les informations essentielles sur vos articles : SKU, noms de produits, informations sur les variantes, niveaux de stock actuels et prix. Ce fichier vous sert désormais d'outil de suivi de base pour vos stocks et vous aide à prendre de meilleures décisions pour votre entreprise.
Exploiter les rapports d'inventaire intégrés à Shopify
En plus de l’exportation de vos données d’inventaire, Shopify propose plusieurs rapports intégrés qui vous donnent une vision plus précise des performances de votre entreprise. Ils vous permettent d’aller au-delà du simple suivi des stocks pour adopter une véritable stratégie de gestion des stocks, en analysant notamment les tendances de vente afin de prendre des décisions plus éclairées.
Pour accéder à ces rapports, rendez-vous dans Analyses de données > Rapports, puis sélectionnez Inventaire. Vous trouverez notamment les rapports suivants :
- Instantané de l'inventaire en fin de mois : ce rapport indique la quantité de chaque article en stock que vous déteniez à la fin de chaque mois. C'est un outil précieux pour suivre l'évolution des niveaux de stock dans le temps et repérer les tendances de vente.
- Valeur de l'inventaire en fin de mois : ce rapport indique la valeur totale de votre stock actuel à la fin de chaque mois. Il est essentiel à des fins comptables et pour comprendre la valeur des actifs que vous détenez.
- Taux d'écoulement des produits : ce rapport calcule la vitesse à laquelle vous écoulez votre stock. Un taux d'écoulement élevé traduit de bonnes ventes, tandis qu'un taux faible peut signaler qu'un article particulier ne se vend pas bien et mérite d'être réévalué.
- Jours de stock restants : ce rapport prévoit combien de jours votre stock actuel tiendra en fonction de vos ventes récentes. C'est déterminant pour planifier vos achats et fixer vos points de réapprovisionnement.
En combinant les exportations CSV avec ces différents rapports d’inventaire, vous obtenez une vue complète et actualisée de votre activité. Vous pouvez ainsi mieux anticiper vos besoins et vous assurer de disposer des bons produits au bon moment.
FAQ : modèle d'inventaire
Comment créer un modèle d'inventaire simple ?
Un modèle d’inventaire simple fonctionne comme une liste détaillée de tous vos produits physiques. Vous pouvez facilement en créer un avec un outil comme Google Sheets ou Excel.
Commencez par créer une nouvelle feuille de calcul, puis choisissez les colonnes dont vous avez besoin : identifiant de l’article ou SKU, nom du produit, description, prix unitaire, etc. Utilisez les formules intégrées au tableur et adaptez votre modèle aux besoins de votre entreprise. Une fois la mise en page finalisée, enregistrez le fichier en tant que modèle afin de pouvoir le réutiliser lors de vos prochains inventaires.
Quels sont les quatre types de stocks ?
Les stocks se répartissent généralement en quatre grands types :
- Matières premières : les composants utilisés pour fabriquer les produits.
- En-cours de production (WIP) : les articles actuellement en cours de fabrication, mais pas encore finis.
- Produits finis : les produits prêts à être vendus aux clients.
- Fournitures de maintenance, réparation et exploitation (MRO) : les articles nécessaires au fonctionnement quotidien d'une entreprise, mais qui ne font pas partie du produit final, comme les fournitures de bureau et les pièces détachées des machines.
Quelle est la meilleure méthode de valorisation des stocks ?
La méthode de valorisation des stocks la plus adaptée dépend notamment de votre activité et de vos pratiques comptables. En France, deux méthodes sont principalement utilisées : la méthode FIFO (« premier entré, premier sorti ») et le coût unitaire moyen pondéré (CUMP).
La méthode FIFO considère que les premiers articles entrés en stock sont les premiers à en sortir. Avec la méthode CUMP, la valeur des articles en stock est calculée à partir du coût moyen des différentes unités achetées. Le choix de la méthode dépend notamment de la nature de vos produits et des besoins de votre entreprise.
Comment utiliser Shopify pour la gestion des stocks ?
Shopify permet de suivre vos niveaux de stock directement depuis votre interface administrateur. Vous pouvez consulter les quantités disponibles pour chaque produit et chaque variante, suivre les stocks sur plusieurs emplacements et définir des règles de gestion adaptées à votre activité. Les rapports d’inventaire vous permettent également d’analyser l’évolution de vos stocks et de mieux anticiper vos besoins de réapprovisionnement.
