Qu’est-ce que OneTrust ? Fonctionnalités, avantages et limites

Les règles de confidentialité touchent presque tous les aspects d’une entreprise, surtout quand elle traite des données sensibles. Elles s’appliquent à tout : les e-mails marketing, les informations sur les salariés, l’usage de l’IA et même les risques liés aux fournisseurs. Sans système centralisé de collecte de données, vous risquez de vous appuyer sur des tableurs, des e-mails éparpillés et des outils qui ne communiquent pas entre eux. C’est un pari risqué, car la moindre erreur peut entraîner de lourdes amendes ou des violations de données, susceptibles de faire fuir vos clients.

Mais qu’est-ce que OneTrust, au juste ? C’est l’un des logiciels de gestion de la confidentialité les plus connus. Sa plateforme regroupe au même endroit la confidentialité, la gestion des risques et la gouvernance des données. Vous intégrez ainsi la confidentialité et la sécurité à votre activité quotidienne, au lieu de les ajouter après coup. Découvrez ce que propose cette entreprise et voyez si elle répond à vos besoins.

Qu’est-ce que OneTrust ?

• Confidentialité et gouvernance des données
• GRC et assurance de la sécurité
• Éthique et conformité
• ESG et développement durable

OneTrust est une entreprise internationale de logiciels, fondée en 2016 par Kabir Barday et installée à Atlanta. Sa plateforme fait référence en matière de protection des données, de gouvernance et de conformité réglementaire. Ses outils aident à aligner le traitement des données sur des textes comme le RGPD, le règlement européen sur l’IA ou, aux États-Unis, le CCPA et la HIPAA, ce qui facilite la mise en conformité et renforce la confiance de vos clients et de vos partenaires.

OneTrust organise sa plateforme en quatre « clouds », qui correspondent chacun à un domaine de responsabilité. Les entreprises choisissent ceux dont elles ont besoin :

Confidentialité et gouvernance des données

Ce cloud gère le consentement et les préférences : les utilisateurs peuvent accepter ou refuser les e-mails ou le suivi de leur navigation. C’est par là que beaucoup d’entreprises commencent. Il gère également les bandeaux cookies, la preuve que les choix des utilisateurs ont été respectés et les demandes d’exercice de droits, par exemple lorsqu’une personne demande à accéder à ses données personnelles ou à les faire supprimer. Une fois cette base en place, il est plus simple de passer à d’autres domaines, comme la gouvernance des données, la sécurité ou le reporting ESG, car tous les outils sont conçus pour fonctionner ensemble.

GRC et assurance de la sécurité

Ce cloud est consacré à la gouvernance, aux risques et à la conformité (GRC). Il vous aide à suivre les évaluations de sécurité, à tenir des registres des risques et à organiser la documentation des audits, le tout dans un système centralisé.

Éthique et conformité

Ce cloud concerne davantage les personnes que les données. Il sert à former les salariés à l’éthique professionnelle et met à leur disposition des canaux sécurisés pour signaler un manquement ou une inquiétude.

ESG et développement durable

Ce dernier cloud mesure l’impact environnemental et social de l’entreprise. Utilisez-le pour suivre des indicateurs comme les émissions de carbone et produire des rapports destinés à vos parties prenantes, aux investisseurs ou aux autorités de régulation.

OneTrust se connecte directement aux outils que vous utilisez peut-être déjà (comme Salesforce Sales Cloud et HubSpot) grâce à des intégrations prêtes à l’emploi et à des interfaces de programmation d’applications (API). Ainsi, les données de consentement et de préférences circulent automatiquement entre vos systèmes. Lorsqu’une personne clique sur « Se désabonner », le changement est enregistré et synchronisé partout où c’est nécessaire (listes de diffusion, programmes de fidélité ou scripts de centre d’appels). Tous vos canaux restent ainsi cohérents et conformes.

Principales fonctionnalités de OneTrust

• Consentement et préférences
• Gestion des tiers
• Gouvernance de l’IA
• Automatisation de la confidentialité
• Risques techniques et conformité
• Gouvernance de l’utilisation des données

Vous pouvez commencer par les fonctionnalités qui répondent à vos besoins les plus urgents (comme la gestion du consentement ou le suivi des fournisseurs), puis en ajouter d’autres à mesure que votre activité se développe ou que la réglementation évolue. Voici les principales fonctionnalités de OneTrust à connaître, selon vos besoins en matière de confidentialité, de sécurité ou de gouvernance de l’IA.

Consentement et préférences

Lorsque vous gérez une boutique en ligne, vous devez savoir ce que vos clients acceptent de recevoir, par exemple des e-mails promotionnels ou un suivi de livraison par SMS. Les outils de gestion du consentement de OneTrust s’en chargent pour vous : ils créent et affichent un centre de préférences simple à utiliser. Vos clients y choisissent de recevoir ou non des e-mails, des SMS ou d’autres messages, et peuvent revenir sur leurs choix à tout moment.

La plateforme garde une trace de chaque choix, la centralise et la synchronise avec vos outils connectés. Vous n’avez donc pas à créer vous-même des pop-ups, des formulaires ou du code côté serveur pour recueillir le consentement.

Par exemple, une boutique de vêtements peut proposer à ses clients plusieurs cases à cocher : conseils de style, alertes pour les soldes d’été et d’hiver, invitations à des boutiques éphémères près de chez eux. OneTrust enregistre chaque choix, et les messages ne sont envoyés qu’aux personnes qui les ont demandés.

Lorsque vous diffusez des publicités, OneTrust transmet les données de consentement aux plateformes publicitaires, et vos campagnes s’adaptent aux préférences de chaque visiteur. Si une personne refuse le suivi, les publicités personnalisées sont bloquées. Si elle l’accepte, elle voit des annonces ciblées.

Gestion des tiers

Une petite entreprise travaille souvent avec de nombreux prestataires (solutions de paiement, plateformes marketing, services d’expédition), qui traitent tous des données clients. C’est là qu’intervient la découverte des données : OneTrust peut analyser automatiquement les systèmes connectés pour repérer où sont stockées les informations de vos clients et en dresser un inventaire unique. Vous répondez ainsi plus vite aux demandes et aux contrôles de conformité.

OneTrust consigne les pratiques de vos partenaires en matière de confidentialité et de sécurité des données clients, et vous alerte en cas d’anomalie, ce qui facilite la gestion des incidents. Par exemple, si vous tenez une boutique de bijoux faits main et voulez vous assurer que votre outil d’e-mailing respecte les exigences du RGPD, OneTrust suit les certifications de vos prestataires et signale les éventuels manquements : vous savez ainsi que les données de vos clients sont traitées correctement. De même, si vous êtes torréfacteur et expédiez votre café partout en France, OneTrust consigne la façon dont les prestataires chargés de la gestion de vos commandes chiffrent les adresses et les coordonnées bancaires, ce qui aide à protéger les informations sensibles à chaque étape.

Gouvernance de l’IA

L’IA est partout, dans l’e-commerce comme dans les services, et elle change la façon de gérer la confidentialité des données. Les fonctionnalités de gouvernance de l’IA de OneTrust surveillent l’usage que les outils d’intelligence artificielle font de vos données, le confrontent à des textes comme le règlement européen sur l’IA (AI Act) et vous aident à limiter les risques.

Imaginons que vous teniez une boutique de décoration et que vous utilisiez l’IA pour rédiger vos annonces publicitaires. Avec OneTrust, vous pouvez répertorier les sources que votre outil d’IA est autorisé à exploiter, comme vos descriptions de produits et vos visuels validés. Vous avez ainsi un dossier tout prêt si l’on vous interroge sur les droits d’auteur ou la conformité.

Autre exemple : une salle de sport peut utiliser un logiciel de planning qui s’appuie sur l’IA sans que les informations de santé de ses adhérents alimentent le modèle. OneTrust permet de documenter les données auxquelles l’outil d’IA n’a pas accès. Vous pouvez ainsi prouver que vous respectez les règles applicables aux données de santé, que le RGPD classe parmi les données sensibles, et limiter le risque d’utilisation abusive involontaire.

Si vous développez votre propre outil d’IA (par exemple un chatbot pour répondre aux questions fréquentes de votre boutique), OneTrust peut garder la trace du jeu de données utilisé pour l’entraîner, des autorisations dont vous disposez et des analyses de risques menées avant le lancement. Si une autorité de contrôle comme la CNIL ou vos clients vous demandent comment votre chatbot a été conçu et ce qu’il sait, vous pouvez le justifier, preuves à l’appui.

Automatisation de la confidentialité

Gérer la confidentialité des données à la main (courir après les demandes des clients, mettre à jour des tableurs, vérifier un par un les justificatifs de conformité de vos prestataires) prend beaucoup de temps. Une évaluation des risques approfondie aide à simplifier le processus. OneTrust automatise les tâches manuelles comme les demandes de suppression, le repérage des données sensibles et les durées de conservation, pour que vous puissiez vous consacrer à votre activité.

Une école de cuisine de quartier peut ainsi automatiser les demandes de droit d’accès : OneTrust envoie aux élèves les informations conservées à leur sujet, sans mobiliser l’équipe. Une boutique en ligne peut, elle, le paramétrer pour supprimer automatiquement les informations de paiement au bout de 30 jours et limiter les risques en cas de violation de données.

Pour une boutique en pleine croissance, automatiser ces tâches permet aussi de répondre sans retard à un client qui demande la suppression de ses données, même en pleine semaine de soldes.

Risques techniques et conformité

Le cloud GRC et assurance de la sécurité couvre la sécurité et les risques. Il réunit au même endroit la gestion des politiques internes, les évaluations des risques et la préparation des audits. Les petites équipes disposent ainsi d’un tableau de bord unique, au lieu de jongler entre plusieurs tableurs ou applications.

Plutôt que de s’appuyer sur des fichiers éparpillés, un commerçant peut s’en servir pour attester que son prestataire de paiement respecte la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) avant une grande opération commerciale.

Un e-commerçant qui teste une nouvelle application de gestion des stocks peut évaluer les risques pour la confidentialité des données depuis ce même tableau de bord, consigner les résultats et signaler tout problème avant la mise en service. Dans les deux cas, OneTrust fournit le cadre nécessaire pour réunir les preuves, suivre les corrections et garder un historique vérifiable au même endroit.

Comme ces contrôles peuvent récupérer les données de scanners de vulnérabilités, de dossiers fournisseurs et d’outils de ticketing, vous voyez d’un seul coup d’œil les failles de vos applications, les problèmes liés aux prestataires et votre niveau de conformité. Vous savez alors quelles corrections traiter en priorité.

Gouvernance de l’utilisation des données

La gouvernance des données consiste à savoir où se trouvent les informations de vos clients, qui peut y accéder et à quoi elles servent, afin de suivre votre mise en conformité. OneTrust automatise une grande partie de ce travail : il étiquette les données, gère les consentements des utilisateurs et applique vos règles sans intervention de votre part.

Une animalerie en ligne peut autoriser son équipe marketing à consulter l’historique d’achat pour son programme de fidélité, tout en bloquant l’export des données. Un photographe de mariage peut donner à ses retoucheurs l’accès aux photos, sans leur ouvrir ses notes personnelles sur les clients.

Si vous utilisez l’IA, vous pouvez indiquer quels jeux de données sont utilisables pour l’entraînement et lesquels sont interdits. Vous vous assurez ainsi d’un usage responsable et vous évitez des problèmes de conformité par la suite.

Avantages et inconvénients de OneTrust

OneTrust réunit des outils de confidentialité, des registres de risques, la supervision de l’IA et le suivi du consentement pour assurer la gestion de toutes vos données. Il fonctionne aussi avec les applications et les systèmes que vous utilisez peut-être déjà. Modifiez un réglage à un seul endroit (par exemple les préférences e-mail d’un client) : votre liste de diffusion, votre outil de gestion de la relation client (CRM) et votre ciblage publicitaire sont mis à jour automatiquement, sans intervention de votre part.

Mais toutes les entreprises n’ont pas besoin de l’ensemble de ces outils. Les tarifs de OneTrust dépendent de la taille de l’entreprise et des fonctionnalités retenues, sont communiqués sur devis et prennent généralement la forme d’un abonnement. Le coût peut être difficile à justifier si vous n’utilisez que quelques fonctions : si votre seul objectif est de laisser vos clients gérer leurs préférences, le reste risque de ne pas vous servir. Tenez compte aussi du temps de formation, pour vous comme pour votre équipe, surtout si vous ne comptez pas tout utiliser.