Dès le premier jour de votre activité, il est essentiel de garder une trace de tous les paiements émis et reçus. Vous aurez besoin de ces informations, consignées avec précision, si vous devez un jour vérifier un paiement erroné ou suspect.
Vérifier l'ensemble des flux financiers d'une entreprise, c'est ce qu'on appelle le rapprochement des paiements. Voici l'essentiel à savoir sur ce processus : en quoi il consiste, comment le mener et ce qu'il apporte à votre entreprise.
Qu'est-ce que le rapprochement des paiements ?
Le rapprochement des paiements est une procédure qui compare deux ensembles de données afin d'en vérifier l'exactitude et la concordance, et de confirmer que les comptes sont cohérents et complets. Il relève de la tenue des comptes et de la comptabilité : on y compare les documents comptables internes aux documents externes, comme les relevés bancaires et les relevés de carte bancaire. L'objectif est de s'assurer que chaque transaction inscrite dans les comptes de l'entreprise correspond à une écriture figurant sur un relevé bancaire ou sur tout autre document financier externe.
Pourquoi le rapprochement des paiements est-il important ?
Lorsqu'un paiement apparaît sur votre relevé bancaire ou votre relevé de carte bancaire sans figurer dans le grand livre de votre entreprise, ou lorsque les montants ne concordent pas, l'écart doit être analysé, expliqué et corrigé. C'est le même réflexe que lorsque vous pointez vos relevés de compte personnels.
En général, les écarts s'expliquent par des décalages dans le temps, comme un paiement qui ne figure pas encore sur le relevé bancaire, ou par des erreurs humaines, comme une erreur de saisie. Mais ils peuvent aussi révéler une activité suspecte. Recouper les transactions avec vos clients et vos fournisseurs vous protège contre la fraude. Plus un écart est détecté tôt, plus il est facile de l'analyser et de le résoudre.
Le rapprochement des paiements garantit que vos états financiers reflètent fidèlement la situation de votre entreprise. C'est particulièrement important pour la trésorerie. En mettant en regard les paiements émis et reçus, ainsi que les sommes dues et à recevoir, il vous donne une vision claire de votre trésorerie disponible. Il permet aussi de tenir une comptabilité à jour et exacte en cas de contrôle ou d'audit, et de respecter la réglementation fiscale et les règles comptables.
L'automatisation peut simplifier le rapprochement des paiements sans rien sacrifier à l'exactitude ni à la sécurité. Plusieurs logiciels de comptabilité, comme Pennylane, Sage ou Cegid, intègrent une fonction de rapprochement.
Types de rapprochement des paiements
- Rapprochement bancaire
- Rapprochement des cartes bancaires
- Rapprochement des portefeuilles numériques
- Rapprochement des espèces
- Rapprochement des comptes clients et fournisseurs
- Rapprochement en devises étrangères
Les entreprises recourent à plusieurs types de rapprochement des paiements, selon leur taille, leur activité et les moyens de paiement utilisés :
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire consiste à vérifier que le solde de trésorerie inscrit dans la comptabilité de l'entreprise concorde avec le solde des relevés bancaires. En général, les deux soldes diffèrent. Le rapprochement les fait concorder au moyen d'ajustements, en tenant compte des dépôts effectués et des paiements émis par l'entreprise, mais pas encore traités par la banque. Il prend également en compte les paiements clients rejetés pour provision insuffisante, ainsi que les frais bancaires facturés ou les intérêts versés sur le compte bancaire de l'entreprise.
Rapprochement des cartes bancaires
Ce type de rapprochement s'apparente au rapprochement bancaire, mais concerne spécifiquement les cartes bancaires de l'entreprise. Il met en regard les achats et les paiements enregistrés dans le système comptable et les relevés de carte, afin d'en vérifier l'exactitude et de détecter toute transaction non autorisée ou frauduleuse.
Rapprochement des portefeuilles numériques
Ce type de rapprochement aide les entreprises à faire correspondre les paiements reçus via des portefeuilles numériques comme Apple Pay ou Shop Pay avec leurs écritures comptables.
L'exercice n'est pas toujours simple. La plupart des transactions par portefeuille numérique passent par une carte bancaire ou un virement, mais tous les services ne fournissent pas de relevés périodiques détaillant les transactions. Faire concorder les données du portefeuille numérique avec les relevés bancaires ou les relevés de carte demande alors plus de temps et d'efforts. Par ailleurs, les portefeuilles numériques n'offrent pas tous le même niveau de sécurité, et l'intégration des passerelles de paiement aux logiciels de comptabilité et de gestion de l'entreprise varie de l'un à l'autre. Cela peut ralentir le rapprochement, entraîner des erreurs et accroître le risque de piratage et de fraude.
Les cryptomonnaies peuvent également compliquer le rapprochement pour les entreprises qui les utilisent ou les acceptent en paiement. En France, l'administration fiscale ne les considère pas comme une monnaie, à la différence de l'euro, mais comme des actifs numériques dont la valeur fluctue. Un paiement en cryptomonnaie peut ainsi générer une plus-value imposable, selon sa valeur au moment où il a été émis et au moment où il a été reçu. De quoi compliquer la comptabilité d'une entreprise.
Rapprochement des espèces
Le rapprochement des espèces s'effectue dans les magasins physiques, où la caisse contient des espèces, des chèques et des tickets de carte bancaire. Ils sont comparés aux tickets de caisse chaque jour d'ouverture. Si les totaux ne concordent pas, il peut s'agir d'une erreur de manipulation ou d'un vol.
Rapprochement des comptes clients et fournisseurs
Le rapprochement des comptes clients consiste à faire correspondre les paiements des clients avec les factures de vente que vous leur avez adressées. Il permet de vérifier que les paiements enregistrés et les montants restant dus sont exacts. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez corriger les écritures des comptes clients pour tenir compte des écarts, comme une erreur de facturation ou un litige portant sur un bien ou un service. Le rapprochement des comptes fournisseurs, lui, met en regard les factures des fournisseurs et les paiements effectués avec les écritures du grand livre des comptes fournisseurs. Les entreprises peuvent ainsi vérifier ce qu'elles doivent à leurs fournisseurs et s'assurer que les paiements sont effectués dans les délais.
Rapprochement en devises étrangères
Une entreprise qui a des fournisseurs ou des clients à l'étranger doit rapprocher des transactions réalisées dans différentes devises, en alignant sa comptabilité sur les taux de change et les relevés de transactions internationales. Prenons l'exemple d'une boulangerie industrielle française qui achète des fours à une entreprise américaine, laquelle lui envoie une facture de 10 000 $. La boulangerie enregistre l'achat en euros, soit 9 000 €, sur la base d'un taux de change de 0,90 € pour un dollar à la date de la facture. Deux semaines plus tard, au moment du paiement, le taux de change est de 0,87 € pour un dollar : la boulangerie n'a donc besoin que de 8 700 € pour obtenir 10 000 $. Le rapprochement fera alors apparaître un gain de change de 300 € sur l'achat des fours.
Comment effectuer un rapprochement des paiements
Le rapprochement des paiements se déroule généralement en quatre étapes :
1. Collecte des documents
Rassemblez tous les documents internes relatifs aux transactions, comme les factures, les reçus et le grand livre, ainsi que les documents externes, tels que les relevés bancaires et les relevés de carte bancaire. Vous aurez besoin des deux pour vérifier l'exactitude des paiements.
2. Pointage
Lors du pointage, chaque transaction enregistrée est comparée aux relevés bancaires et aux relevés de carte bancaire. Vérifiez que les dates, les montants et les libellés coïncident. Les transactions qui concordent sont mises de côté, les autres passent à l'étape suivante. Un système automatisé peut facilement se charger du pointage. Si vous n'avez pas automatisé votre comptabilité, cette étape peut se révéler longue et fastidieuse.
3. Rapprochement
Si certaines transactions ne concordent pas, analysez les écarts pour en déterminer la cause. Vous devrez peut-être contacter la banque, vérifier les reçus ou d'autres justificatifs, ou encore revoir vos écritures comptables. Une fois la cause identifiée, apportez les corrections ou les ajustements nécessaires à votre comptabilité.
4. Finalisation
Il arrive que certaines transactions aient été mal enregistrées dans le système comptable, voire pas du tout. Passez toutes les écritures d'ajustement nécessaires au rapprochement des comptes, par exemple pour les frais bancaires ou les intérêts perçus, ou pour corriger des erreurs. Une fois toutes les transactions rapprochées, votre équipe comptable reporte ces ajustements dans le grand livre. Documentez le processus, y compris les écarts et les ajustements, pour garantir la traçabilité et la transparence, et pour faciliter les contrôles.
Exemple de rapprochement des paiements
Supposons que le rapprochement mensuel de votre entreprise fasse apparaître un solde de 15 500 € dans le grand livre, mais de 14 700 € sur le relevé bancaire. En cherchant, vous identifiez trois éléments qui expliquent la différence :
- un dépôt client de 1 000 € enregistré dans le grand livre, mais qui n'apparaît pas encore sur le relevé bancaire ;
- des frais de 100 € prélevés par la banque, mais non enregistrés dans le grand livre ;
- un chèque de 300 € remis à un fournisseur, pas encore encaissé.
Vous ajustez le solde bancaire et le grand livre pour tenir compte de ces différences.
D'abord, le solde bancaire :
14 700 € de solde du relevé
+ 1 000 € de dépôt en attente
- 300 € de chèque fournisseur non encaissé
15 400 € de solde bancaire ajusté
Ensuite, le grand livre :
15 500 € de solde du grand livre
- 100 € de frais bancaires
15 400 € de solde du grand livre ajusté
Bonnes pratiques de rapprochement des paiements
Pour que le rapprochement des paiements reste rapide et efficace, voici quelques bonnes pratiques à appliquer :
Définir un calendrier
De nombreuses entreprises effectuent le rapprochement des paiements chaque mois, afin de détecter et de résoudre rapidement tout écart. Celles qui manipulent des espèces rapprochent leurs comptes tous les mois, mais peuvent rapprocher leurs comptes de vente chaque semaine, voire chaque jour.
Formaliser le processus
Établir et documenter des procédures opérationnelles standardisées garantit l'exactitude et la cohérence du rapprochement des paiements. Ces procédures peuvent prévoir la séparation des tâches pour limiter les erreurs et les fraudes, la relecture et la validation des rapports de rapprochement par un responsable, ainsi que des mesures de sécurité encadrant l'accès aux données financières de votre entreprise. Formez les salariés qui participent au rapprochement des paiements à ces procédures, mais aussi aux principes et à la réglementation comptables.
Automatiser
De nombreux logiciels de comptabilité intègrent le rapprochement des paiements, ce qui réduit les erreurs manuelles et rend le reporting financier plus rapide et plus fiable. Mais les logiciels de comptabilité d'entrée de gamme destinés aux petites entreprises plafonnent généralement l'utilisation et le nombre de transactions enregistrables. Les solutions cloud et les logiciels de gestion intégrée (ERP) sont conçus pour accompagner les entreprises en croissance : ils absorbent la hausse du volume de transactions et des besoins de suivi des paiements, ce qui rend le rapprochement plus efficace.
FAQ sur le rapprochement des paiements
À quoi ressemble un rapprochement des paiements en pratique ?
Supposons que le rapprochement mensuel de votre entreprise fasse apparaître un solde de 15 500 € dans le grand livre, mais de 14 500 € sur le relevé bancaire. En comparant les paiements enregistrés, vous constatez qu'un paiement client de 1 000 € a été saisi par erreur pour 2 000 €. Vous corrigez l'écriture du grand livre pour qu'elle corresponde au paiement figurant sur le relevé bancaire.
Comment rapprocher un paiement ?
Le rapprochement consiste à :
- rassembler et classer les documents comptables internes et les relevés externes ;
- faire correspondre les transactions enregistrées en interne avec celles qui figurent sur les relevés externes ;
- repérer, analyser et expliquer les éventuels écarts ;
- passer les écritures d'ajustement dans le grand livre ou les signaler sur le relevé externe, selon le cas.
Pourquoi le rapprochement des paiements est-il important ?
Le rapprochement aide une entreprise à résoudre les éventuels problèmes liés aux paiements émis et reçus. Il donne une image fidèle de sa situation financière et lui permet de réagir rapidement face à une transaction suspecte ou frauduleuse. Un logiciel peut rendre le rapprochement des paiements plus fiable et plus efficace.
