Le normative sulla privacy riguardano quasi ogni aspetto di un'azienda, soprattutto quando si tratta di gestire dati sensibili. Le linee guida sulla riservatezza coprono di tutto, dalle email di marketing alle informazioni sui dipendenti, dall'uso dell'AI fino ai rischi legati ai fornitori. Se non disponi di un sistema centralizzato per la raccolta dei dati, potresti ritrovarti a fare affidamento su fogli di calcolo, email sparse e strumenti che non comunicano tra loro. Questo può essere rischioso, dal momento che gli errori possono portare a multe salate o a violazioni della privacy, con la conseguenza di allontanare i clienti.
Uno dei software per la gestione della privacy più apprezzati è OneTrust. La sua piattaforma semplifica privacy, gestione del rischio e governance dei dati, riunendoli tutti in un’unica piattaforma. Questo può contribuire a integrare privacy e sicurezza nelle attività quotidiane, invece di aggiungerle dopo. Scopri cos’è OneTrust e valuta se può essere il partner giusto per la tua attività.
Cos'è OneTrust
Fondata nel 2016 da Kabir Barday e con sede ad Atlanta, OneTrust è un'azienda di software globale che offre una piattaforma leader per la protezione dei dati, la governance e la conformità normativa. I suoi strumenti aiutano ad allineare le pratiche sui dati alle leggi internazionali come il GDPR, il CCPA, l'HIPAA e il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (AI Act), garantendo la conformità e costruendo un rapporto di fiducia con gli stakeholder.
La soluzione di OneTrust per unificare la conformità dei dati è una piattaforma suddivisa in quattro "cloud" per rispondere ad ambiti di responsabilità distinti. Le aziende possono scegliere tra queste opzioni:
Privacy e governance dei dati
Questo cloud si occupa della gestione del consenso e delle preferenze, un punto di partenza comune per molte aziende, che consente alle persone di attivare o disattivare la ricezione di email o il tracciamento digitale. Gestisce inoltre i banner per il consenso ai cookie, la registrazione delle scelte degli utenti per dimostrarne il rispetto e le richieste relative ai diritti sui dati, come la richiesta a un'azienda di condividere o cancellare i dati personali. Una volta impostata questa fase, è più semplice estendere l'uso ad altri ambiti, come la governance dei dati, la sicurezza o la rendicontazione ESG, dal momento che tutti gli strumenti sono progettati per funzionare insieme.
GRC e sicurezza
Questo cloud si concentra su governance, rischio e conformità (GRC). Ti aiuta a tenere traccia delle valutazioni di sicurezza, a mantenere i registri dei rischi e a organizzare la documentazione di audit, il tutto in un unico sistema centralizzato.
Etica e compliance
Questo cloud riguarda più le persone che i dati. Supporta la formazione dei dipendenti sulle pratiche etiche e offre canali sicuri per segnalare comportamenti scorretti o sollevare questioni interne.
ESG e sostenibilità
Quest'ultimo cloud monitora l'impatto ambientale e sociale. Puoi usarlo per tenere sotto controllo parametri come le emissioni di carbonio e per generare report destinati a stakeholder, investitori o autorità di regolamentazione.
OneTrust si collega direttamente ad altri strumenti aziendali che potresti già utilizzare (come Salesforce Sales Cloud e HubSpot) tramite integrazioni predefinite e interfacce di programmazione delle applicazioni (API). In questo modo i dati relativi al consenso e alle preferenze circolano automaticamente tra i tuoi sistemi. Quando qualcuno clicca su "Annulla iscrizione", la modifica viene registrata e sincronizzata ovunque sia rilevante (liste email, programmi fedeltà o script dei call center), mantenendo tutti i canali allineati e conformi.
Le principali funzionalità di OneTrust
- Consenso e preferenze
- Gestione dei fornitori
- Governance dell'AI
- Automazione della privacy
- Rischio tecnologico e conformità
- Governance dell'uso dei dati
Puoi iniziare dalle funzionalità che rispondono alle tue esigenze più urgenti (come la gestione del consenso o il monitoraggio dei fornitori) ed espanderti man mano che la tua attività cresce o le normative cambiano. Ecco le principali funzionalità di OneTrust da valutare mentre le tue esigenze in materia di privacy, sicurezza o governance dell'AI evolvono.
Consenso e preferenze
Quando gestisci un negozio online, devi tenere traccia delle preferenze dei tuoi clienti, ad esempio se desiderano ricevere email promozionali o aggiornamenti via SMS sulle spedizioni. Gli strumenti di gestione del consenso di OneTrust se ne occupano al posto tuo, generando e mostrando pannelli delle preferenze semplici da usare. Lì i clienti possono scegliere se ricevere email, messaggi o altre comunicazioni, e aggiornare le loro scelte.
La piattaforma conserva la registrazione di ogni scelta, la memorizza in modo centralizzato e la sincronizza con i sistemi collegati. Ciò significa che non è necessario creare manualmente popup, moduli o logiche di back-end per raccogliere il consenso.
Facciamo un esempio: una boutique di abbigliamento potrebbe chiedere ai clienti di selezionare diverse caselle per ricevere contenuti promozionali su consigli di stile, avvisi sui saldi stagionali e inviti a pop-up locali. OneTrust registra ogni scelta, così i messaggi vengono inviati solo a chi li ha richiesti.
Quando pubblichi annunci, OneTrust collega i dati sul consenso direttamente alle piattaforme pubblicitarie, così le campagne si adattano in base alle preferenze di ciascun visitatore. Se qualcuno rifiuta il tracciamento, gli annunci personalizzati vengono bloccati. Se acconsente, vengono mostrati annunci su misura.
Gestione dei fornitori
Chi gestisce una piccola impresa spesso collabora con numerosi fornitori (processori di pagamento, piattaforme di marketing, servizi di spedizione), ognuno dei quali gestisce dati dei clienti. È qui che entra in gioco la data discovery: OneTrust può scansionare automaticamente i sistemi collegati per individuare dove sono archiviate le informazioni dei clienti, creando un inventario unico che ti permette di rispondere rapidamente a richieste e controlli di conformità.
OneTrust conserva i registri delle pratiche di privacy e sicurezza dei tuoi partner riguardo ai dati dei clienti, supportando la gestione degli incidenti e segnalandoti eventuali anomalie. Ad esempio, se gestisci una gioielleria artigianale e devi assicurarti che il tuo fornitore di email marketing soddisfi i requisiti del GDPR, OneTrust tiene traccia delle certificazioni di conformità dei fornitori e mette in evidenza eventuali lacune, così sai che i dati dei tuoi clienti vengono gestiti correttamente. Oppure, se gestisci una torrefazione di caffè che spedisce in tutto il Paese, OneTrust registra come i partner logistici crittografano indirizzi e dettagli di pagamento, contribuendo a garantire che le informazioni sensibili restino protette in ogni fase.
Governance dell'AI
L'AI è ovunque, comprese le attività ecommerce e di servizi, e influisce sulla gestione della privacy dei dati. Le funzionalità di governance dell'AI di OneTrust monitorano il modo in cui gli strumenti di intelligenza artificiale utilizzano i tuoi dati, li confrontano con leggi come l'AI Act, e riducono i rischi.
Immagina di avere un negozio di arredamento per la casa e di usare l'AI per scrivere testi pubblicitari. Con OneTrust potresti registrare le fonti da cui il tuo strumento di AI può attingere, come descrizioni dei prodotti e immagini approvate. In questo modo avrai la documentazione pronta qualora sorgessero domande su copyright o conformità.
Un altro esempio è quello di uno studio di fitness che potrebbe usare un software di pianificazione basato su AI, senza però che le note sulla salute vengano inserite nel modello. OneTrust può documentare a quali dati lo strumento di AI non accede. Questo può aiutarti a dimostrare la conformità alle leggi sulla privacy in ambito sanitario e a ridurre il rischio di un uso improprio e involontario dei dati.
Se stai sviluppando un tuo strumento di AI, ad esempio un chatbot per rispondere alle domande frequenti del negozio, OneTrust può tenere traccia del set di dati su cui è addestrato, delle autorizzazioni di cui disponi e dei controlli sui rischi effettuati prima del lancio. Questo significa che, se le autorità o i clienti chiedono come è stato costruito il tuo chatbot di AI e cosa sa, avrai una documentazione chiara e verificabile.
Automazione della privacy
Gestire manualmente la privacy dei dati, ad esempio rincorrendo le richieste dei clienti, aggiornando fogli di calcolo e ricontrollando i registri di conformità di ogni fornitore, richiede molto tempo. Una valutazione dei rischi accurata può semplificare il processo. OneTrust automatizza le attività manuali come le richieste di cancellazione, i contrassegni sui dati sensibili e le regole di conservazione, così puoi concentrarti sulla gestione della tua attività.
OneTrust potrebbe gestire tramite automazione le richieste di accesso ai dati per una scuola di cucina locale, inviando agli studenti le informazioni memorizzate senza distogliere il personale da altri compiti. Una boutique online potrebbe impostarlo per cancellare automaticamente i dati di pagamento dopo 30 giorni, riducendo così il rischio di violazioni.
Per i negozi in rapida crescita, automatizzare i flussi di lavoro sulla privacy significa anche meno ritardi quando un cliente chiede la rimozione dei propri dati, anche durante una settimana di vendite intense.
Rischio tecnologico e conformità
Il GRC & Security Assurance Cloud si occupa di sicurezza e rischio. Riunisce in un unico posto la gestione delle policy, le valutazioni dei rischi e la preparazione agli audit, offrendo ai piccoli team un'unica dashboard invece di dover destreggiarsi tra più fogli di calcolo o app.
Invece di affidarsi a file sparsi, un'attività di vendita al dettaglio potrebbe usarlo per documentare che il proprio processore di pagamento è conforme allo standard di sicurezza dei dati del settore delle carte di pagamento (PCI DSS) prima di avviare una grande promozione.
Chi gestisce un negozio ecommerce e sta testando una nuova app per l'inventario potrebbe eseguire i controlli sui rischi per la privacy dei dati tramite la stessa dashboard. Potrebbe registrare i risultati e segnalare eventuali problemi prima che l'app venga messa in funzione. In entrambi i casi, OneTrust fornisce la struttura per raccogliere prove, monitorare le correzioni e mantenere un registro verificabile in un unico posto.
Poiché questi controlli possono acquisire dati da scanner di vulnerabilità, registri dei fornitori e sistemi di ticketing, puoi vedere contemporaneamente le vulnerabilità delle app, i problemi con i fornitori e lo stato di conformità. Questo può facilitare la definizione delle priorità nelle correzioni.
Governance dell'uso dei dati
La governance dei dati consiste nel sapere dove si trovano le informazioni sui tuoi clienti, chi può accedervi e a cosa servono, così da poter monitorare i progressi in materia di conformità. OneTrust automatizza gran parte di tutto questo, etichettando i dati e gestendo i consensi degli utenti, applicando al contempo le tue regole in modo automatico.
Un'attività di articoli per animali potrebbe consentire al team di marketing di consultare lo storico degli acquisti per i programmi fedeltà, impedendo però l'esportazione dei dati. Un fotografo di matrimoni potrebbe dare accesso alle foto agli editor, ma tenere al sicuro le note personali sui clienti.
Se usi l'AI, potresti contrassegnare determinati set di dati come sicuri per l'addestramento e altri come vietati. In questo modo garantisci un uso responsabile ed eviti problemi di conformità in futuro.
Pro e contro dell'utilizzo di OneTrust
OneTrust combina strumenti per la privacy, registri dei rischi, supervisione dell'AI e monitoraggio del consenso per gestire l'intero patrimonio di dati. Funziona inoltre con le app e i sistemi che potresti già utilizzare. Quando modifichi un’impostazione in un unico punto, ad esempio la preferenza email di un cliente, la modifica viene sincronizzata automaticamente con la lista di distribuzione, il CRM e le piattaforme pubblicitarie collegate.
Ma non tutte le aziende hanno bisogno dell'intero set di strumenti. I prezzi di OneTrust variano in base alle dimensioni dell'azienda e alle funzionalità scelte, e in genere richiedono un abbonamento. Il costo potrebbe essere difficile da giustificare se utilizzi solo alcune funzioni. Se il tuo unico obiettivo è consentire ai clienti di modificare le proprie preferenze, potresti non aver bisogno del resto delle funzionalità. Tieni conto anche del tempo di formazione per te e per i membri del team, se non prevedi di usare tutte le funzionalità.
Cos’è OneTrust: domande frequenti
Cos’è OneTrust?
OneTrust è una piattaforma che le aziende utilizzano per gestire in un unico posto le attività legate alla privacy e alla conformità. Ciò può significare registrare i consensi dei clienti, monitorare come i fornitori gestiscono i dati o verificare che le policy aziendali siano allineate alle leggi delle regioni in cui operano.
OneTrust è un'azienda affidabile?
Sì. È un fornitore di software per la privacy e la conformità ampiamente utilizzato, di cui si fidano 75 aziende della classifica Fortune 100, e possiede certificazioni di sicurezza come la ISO 27001 (gestione della sicurezza delle informazioni) e HITRUST (protezione dei dati sanitari).
Quali siti web utilizzano OneTrust?
Molti marchi noti gestiscono parti dei loro programmi di conformità e privacy con OneTrust, tra cui Microsoft e Pfizer. PUMA ha iniziato con il consenso ai cookie e in seguito ha esteso l'uso alla supervisione dei rischi legati ai fornitori e alla reportistica con Power BI, mentre Samsung utilizza OneTrust per gestire i programmi sulla privacy su scala globale.
