Quando un cliente ordina uno smartwatch, un paio di scarpe da corsa e delle calze dal tuo negozio online di articoli sportivi, mette in moto un intero processo. Dopo aver completato l'acquisto e ricevuto l'email di conferma, il suo compito è terminato e per l'azienda inizia il ciclo di vita dell'ordine. Ogni articolo viene elaborato, prelevato, imballato e spedito. Qualsiasi momento specifico di questo processo è definito stato di evasione dell'ordine.
Che cos'è lo stato di evasione dell’ordine?
Lo stato di evasione indica la fase in cui si trova un ordine all'interno del ciclo di elaborazione, offrendo informazioni in tempo reale sull'ordine di un cliente. Comprendere gli stati di evasione consente alle aziende di tracciare e gestire gli ordini in modo efficace, garantendo un'esperienza fluida dall'acquisto alla consegna.
Tipi di stati di evasione
Lo stato di evasione di un ordine è un'etichetta chiara e sintetica che rappresenta un momento preciso nella sequenza di elaborazione dell'ordine. Ecco gli stati più comuni e il loro significato:
- Da evadere. L'ordine è stato effettuato, ma non è stata ancora intrapresa alcuna azione per elaborare o spedire gli articoli.
- Programmato. L'ordine è programmato per l'elaborazione e la spedizione in una data specifica. Questo stato è spesso utilizzato per preordini o ordini in arretrato.
- In sospeso. L'ordine è temporaneamente sospeso perché in attesa di pagamento oppure devono essere risolti problemi di disponibilità prima di procedere.
- In attesa di spedizione. Tutti gli articoli dell'ordine sono stati elaborati e imballati, ma non ancora spediti.
- Parzialmente evaso. Alcuni articoli dell'ordine sono stati elaborati e spediti, mentre altri sono ancora in attesa di evasione.
- Evaso. Tutti gli articoli dell'ordine sono stati spediti.
- Completato. L'ordine è stato consegnato con successo al cliente e può essere chiuso.
Stato di evasione e stato dell'ordine: qual è la differenza?
Sebbene lo stato di evasione e lo stato dell'ordine siano strettamente collegati, rappresentano aspetti diversi del processo di gestione degli ordini. Lo stato dell'ordine offre una panoramica generale dell'avanzamento dell'ordine dal punto di vista del cliente, mentre lo stato di evasione fornisce dettagli più precisi sull'avanzamento dell'ordine all'interno del magazzino.
Gli stati dell'ordine coprono l'intero percorso di un ordine, dall'inserimento alla consegna. Sono rivolti al cliente e servono a tenerlo informato sui suoi acquisti. Tra gli stati dell'ordine più comuni ci sono:
- In attesa. L'ordine è stato effettuato, ma non è ancora stato confermato.
- In elaborazione. L'ordine è in preparazione per la spedizione.
- Spedito. L'ordine ha lasciato il magazzino ed è in viaggio verso il cliente.
- Consegnato. L'ordine è arrivato all'indirizzo di consegna del cliente.
- Annullato. L'ordine è stato annullato dal cliente o dall'azienda.
- Restituito. Il cliente ha avviato una procedura di reso per l'ordine.
Le fasi del processo di evasione degli ordini
- Inserimento dell'ordine
- Elaborazione dell'ordine
- Prelievo e imballaggio dell'ordine
- Spedizione
- Resi e cambi
Comprendere il processo di evasione degli ordini può aiutarti a ottimizzare i flussi di lavoro della tua azienda, individuare risparmi significativi e semplificare le operazioni aziendali. I processi di evasione variano da un'azienda all'altra, ma ecco come si sviluppano in genere e come si traducono nei diversi stati di evasione:
1. Inserimento dell'ordine
Quando un cliente effettua un ordine, la tua azienda entra in azione per garantire un processo di evasione fluido ed efficiente. Questo primo passaggio fondamentale consiste nel raccogliere tutte le informazioni necessarie, come l'indirizzo di spedizione del cliente, i dettagli di pagamento e le specifiche del prodotto. Il tuo sistema di gestione degli ordini (OMS) dovrebbe essere in grado di convalidare rapidamente l'ordine, verificare la disponibilità di magazzino e avviare i passaggi successivi del processo di evasione. In questa fase, lo stato di evasione è "in attesa".
2. Elaborazione dell'ordine
L'elaborazione dell'ordine comprende le operazioni che la tua azienda compie per preparare l'ordine di un cliente alla spedizione. Verifichi lo stato del pagamento con la società emittente della carta di credito o con la banca del cliente per assicurarti che la transazione sia legittima e che i fondi siano disponibili. Una volta sistemato lo stato dei pagamenti, il passaggio successivo è aggiornare i livelli di magazzino e generare i documenti necessari, come i documenti di trasporto e le etichette di spedizione.
Durante questa fase, definisci la data stimata di evasione e comunicala all'acquirente, stabilendo aspettative chiare e alimentando la fiducia dei clienti nella tua azienda. Sia per te che per il cliente, in questa fase lo stato di evasione è "in elaborazione".
3. Prelievo e imballaggio dell'ordine
Il prelievo e l'imballaggio dell'ordine consistono nel recuperare gli articoli ordinati dal magazzino e prepararli per la spedizione presso un centro di evasione o un magazzino logistico. Una volta prelevati e imballati, l'ordine viene contrassegnato come "in attesa di spedizione" e resta in attesa di essere spedito al cliente.
4. Spedizione
La spedizione è la fase del processo di evasione in cui la tua azienda invia l'ordine imballato al cliente tramite un metodo di spedizione, come quella su strada, aerea o accelerata. La scelta dei corrieri e dei metodi di spedizione può influire notevolmente sull'esperienza del cliente, poiché velocità, costo e affidabilità della spedizione hanno un ruolo cruciale nella soddisfazione del cliente. Offri una gamma di opzioni di spedizione per soddisfare esigenze diverse, come la consegna in giornata, il giorno successivo o standard, mantenendo comunque prezzi di spedizione competitivi.
Dal tuo lato, lo stato di evasione è "evaso", mentre il cliente vede il nuovo stato del suo ordine come "spedito".
5. Resi e cambi
Non tutti gli ordini evasi soddisfano pienamente il cliente, quindi la tua azienda dovrebbe essere pronta a gestire resi e cambi. I resi e i cambi fanno parte del processo di logistica inversa, che consiste nel gestire il flusso dei prodotti dal cliente verso la tua azienda.
Quando un cliente annulla un ordine, richiede un reso o desidera cambiare un articolo, il tuo team di assistenza clienti dovrebbe essere pronto ad aiutarlo a restituire l'articolo per un rimborso completo o a sostituirlo con un prodotto diverso. La procedura di reso può concludersi con un rimborso parziale dell'ordine o con un credito per un acquisto futuro. In ogni caso, lo stato passa da "completato" a "restituito". Una volta completata la procedura di reso, lo stato dell'ordine può tornare a "completato".
Esternalizzare l'evasione degli ordini
Puoi esternalizzare l'intero processo di evasione degli ordini affidandolo a un fornitore di logistica di terze parti (3PL) o a un altro partner commerciale.
Ad esempio, Mike Alfaro, fondatore dell'azienda di giochi di carte Millennial Lotería, ha deciso fin da subito di concedere il proprio gioco in licenza agli editori, trasferendo così l'onere di gestire il processo di evasione degli ordini. In questo modo può concentrarsi sugli aspetti creativi dell'attività, come ideare nuove versioni del gioco, creare campagne virali su TikTok e fare ricerche di mercato. "Non devo preoccuparmi di quando arriveranno le spedizioni dalla Colombia", racconta Mike in un episodio del podcast Shopify Masters. "È una cosa di cui si può occupare il mio editore".
Stato di evasione dell’ordine: domande frequenti
Che cosa significa lo stato di evasione "da evadere"?
Lo stato di evasione "da evadere" indica che un ordine è stato effettuato, ma non è ancora stata intrapresa alcuna azione per elaborare o spedire gli articoli.
Quali sono i vantaggi di fornire gli stati di evasione?
Fornire gli stati di evasione o gli stati dell'ordine migliora la trasparenza, tiene i clienti informati sui loro ordini e aiuta le aziende a gestire l'elaborazione degli ordini e le operazioni di spedizione.
Come si esternalizza l'evasione degli ordini?
Per esternalizzare l'evasione degli ordini, puoi collaborare con un fornitore di logistica di terze parti (3PL) specializzato in stoccaggio, elaborazione degli ordini e servizi di spedizione, così da poterti concentrare su altri aspetti della tua attività.
