Как да направите касова бележка: практично ръководство (2026)

Ако управлявате физически или онлайн магазин, трябва да знаете как да направите касова бележка и как да документирате плащанията от клиентите си. Документите за покупка помагат да проследявате продажбите, да отчитате движението на стоките и да обработвате връщания.

Надлежно документираните покупки и разходи улесняват счетоводната отчетност. За клиентите документът за покупка също е важен: той помага да проверят платената сума и да удостоверят покупката при връщане или рекламация.

Това ръководство обяснява каква информация съдържат документите за покупка и как да създавате и персонализирате разписки в Shopify. В България обаче разписката или потвърждението за плащане от търговска платформа не замества фискалния бон, когато законът изисква издаването му.

Какво е касова бележка?

Касовата бележка, наричана още фискален бон, е документ, с който търговецът регистрира и отчита продажба. Тя съдържа данни за търговеца, закупените стоки или услуги, датата и часа, платената сума и начина на плащане. Помага на клиента да провери покупката, а на търговеца — да проследява продажбите.

В България изискванията за издаване на фискален бон зависят от начина на плащане и приложимите нормативни правила, включително Наредба № Н-18. При определени условия фискалният бон може да бъде електронен. Това обаче не означава, че всяка разписка или потвърждение по имейл е фискален документ. Когато използвате Shopify за създаване на разписки, трябва отделно да осигурите спазването на българските изисквания за отчитане на продажбите.

Защо касовите бележки са важни?

Касовите бележки и другите документи за покупка помагат да проследявате сделките и да виждате как се променя обемът на продажбите ви. Избраната POS система определя какви хартиени и електронни разписки можете да предоставяте на клиентите. Издаването на фискални документи трябва да отговаря и на българските нормативни изисквания.

Документите за покупка изпълняват няколко важни функции:

• Връщане и замяна. Помагат да установите кога е закупена стоката и каква сума е платена. Така обработвате по-лесно връщанията и замените и намалявате риска от недоразумения. Ясният и удобен процес допринася за задържането на клиенти.
• Проследяване на продажбите. Показват кои продукти или услуги клиентите купуват най-често. Тази информация ви помага да съобразите асортимента си с търсенето.
• Брой артикули в покупката. Данните показват колко артикула купуват клиентите с една поръчка и кои продукти избират заедно. Можете да ги използвате при създаването на комплекти, допълващи предложения и промоции.
• Счетоводна отчетност. Документите за продажба подпомагат счетоводството на малкия бизнес и изготвянето на финансови отчети. Те позволяват да съпоставяте отчетените продажби с получените плащания.
• Данъчно отчитане. При проверка от НАП документите за продажба са част от информацията, чрез която доказвате отчетените обороти. Фискалните бонове трябва да съдържат задължителните реквизити по Наредба № Н-18, включително съответните данъчни групи за стоките или услугите.

Кога да издавате документи за плащане?

Освен при обичайна покупка, трябва да документирате и получените аванси, частичните плащания и възстановените суми. Видът на документа зависи от операцията и начина на плащане.

При продажба на стоки и услуги

• Документирайте полученото плащане при покупка във физическия или онлайн магазина според приложимите изисквания.
• При монтаж, изработка по поръчка или друга услуга документирайте всяко получено плащане. Ако клиентът плаща предварително, не отлагайте документирането му до приключване на работата.

При частични плащания и аванси

• При получаване на аванс или частично плащане предоставете съответния документ за платената сума. Посочете към коя поръчка се отнася, за да можете лесно да проследите оставащото задължение.
• При окончателното плащане отчетете вече платените суми и остатъка, без да отчитате повторно аванса като ново плащане.

При връщане и замяна

• При възстановяване на сума документирайте върнатите стоки, сумата, датата и начина на възстановяване. Когато операцията подлежи на отчитане чрез фискално устройство, издайте съответния сторно документ.
• При замяна отразете върнатата и новата стока, както и евентуалното доплащане или възстановяване на разликата. Така клиентът получава ясна информация, а отчетените продажби и наличности остават точни.

Касова бележка и фактура: каква е разликата?

Фактурата описва продадените стоки или услуги и тяхната стойност. Касовата бележка удостоверява полученото плащане и служи за отчитане на продажбата.

Например можете да издадете фактура с уговорен срок за плащане, а клиентът да преведе сумата по-късно. Самата фактура не доказва, че сте получили парите. Тя обаче може да бъде издадена и след плащането — например при получен аванс. Затова разликата между двата документа е преди всичко в предназначението им.

При продажби между фирми (B2B) документите следват договорените условия и начина на плащане. Доставчикът и клиентът обикновено уточняват предварително какво включва поръчката, кога трябва да бъде изпълнена и кога се дължи сумата.

Ако например договорът предвижда плащане до 30 дни от издаването на фактурата, клиентът я предава на счетоводството за обработка. След плащането банковият документ или касовата бележка, според случая, удостоверява преведената или внесената сума. Не всяка фактура трябва да бъде придружена от касова бележка: при банков превод по платежна сметка по правило не се издава фискален бон.

Какво да включите в шаблона за разписка?

В търговията на дребно и електронната търговия добре оформената разписка позволява на клиента бързо да провери какво е купил и колко е платил. Когато подготвяте шаблон, предвидете място за следните данни:

• Данни за търговеца. Посочете името на фирмата, идентификационния ѝ номер и адреса. Телефонът и имейлът също са полезни, ако клиентът има въпрос за покупката.
• Закупени стоки или услуги. Добавете разбираемо наименование, количество и единична цена. Можете да включите и SKU кода на продукта, за да го откривате по-лесно в системата си.
• Данни за плащането. Покажете общата стойност, платената сума и начина на плащане. При частично плащане ясно разграничете внесената сума от оставащото задължение.
• Дата и час. Посочете кога е извършена покупката. При необходимост добавете името или служебния номер на служителя, който я е обслужил.
• Номер на документа. Използвайте уникален номер, по който можете да намерите конкретната покупка. Номерацията на фискалните бонове се управлява от фискалното устройство или система и не се определя свободно в шаблона.
• Стойност без ДДС, когато е приложимо. В разписката можете да покажете отделно стойността без данък, начисления ДДС и крайната сума.
• Данъчна информация. Покажете приложимите данъци според вида на документа и данъчния режим на продажбата. При фискален бон следвайте изискванията за отчитане по съответните данъчни групи.
• Отстъпки. Ако клиентът е използвал промокод или друго намаление, отразете го така, че да се вижда как е получена крайната цена.
• Бакшиш, ако е приложимо. Когато системата поддържа тази възможност, покажете сумата отделно от стойността на покупката.
• Условия за връщане. В долната част можете да добавите кратка информация за срока и начина на връщане, съобразена с приложимите потребителски права.
• Номер на заявката за покупка. Ако фирмен клиент използва собствен номер на заявка, известен като PO номер, включете го за по-лесно съпоставяне с неговите счетоводни документи.

При плащане с карта не изписвайте пълния ѝ номер. За разпознаване на използваната карта обикновено са достатъчни последните четири цифри. Използвайте автоматичното маскиране на данните от платежната система и следвайте изискванията на банката или платежния доставчик.

Този списък служи за подготовка на разписка, а не представлява пълен образец на български фискален бон. За фискалните документи важат задължителните реквизити по Наредба № Н-18, включително данни за фискалното устройство и QR код. Добавянето на такива полета в обикновен шаблон само по себе си не го превръща във фискален документ.

Видове електронни потвърждения за покупки и плащания

В електронната търговия изпращате потвърждения в различни моменти: при получена поръчка, успешно плащане, възстановяване на сума или подновяване на абонамент.

Обикновено клиентът ги получава по имейл. За да ги намира лесно сред останалите съобщения, използвайте ясно заглавие с името на магазина и номера на поръчката. В самото съобщение трябва веднага да се вижда какво потвърждавате и за каква сума става дума.

Най-често ще използвате следните видове потвърждения:

• Потвърждение на поръчка. Изпраща се след завършване на поръчката и показва, че сте я получили. Посочете отделно дали плащането е успешно, предстои или ще се извърши при доставката. Приетата поръчка не означава непременно получено плащане.
• Потвърждение за възстановяване на сума. Уведомява клиента, че сте обработили възстановяването. Включете сумата, начина на връщане на парите и очаквания срок според платежния доставчик. Уточнете, че при картово плащане може да минат няколко работни дни, преди сумата да се появи по сметката.
• Потвърждение за подновен абонамент. Изпращайте го след всяко успешно периодично плащане. Покажете платената сума и периода, за който се отнася.
• Потвърждение за покупка на дигитален продукт. Освен информация за плащането, добавете линк за изтегляне или указания за достъп. Така клиентът ще намери електронната книга, шаблона или другия закупен продукт в същото съобщение.

За да улесните и клиента, и собствената си отчетност, включвайте:

• постоянен номер на поръчката, който остава същият и при последващи промени;
• отделни суми за продуктите, доставката и приложимите данъци, с ясно посочена крайна стойност;
• използвания начин на плащане — например карта с маскиран номер или дигитален портфейл.

Как да създадете електронна разписка?

1. Изберете шаблон за електронна разписка
2. Добавете данните за продажбата
3. Изпратете разписката на клиента

Електронната разписка потвърждава покупката и може да бъде изпратена по имейл или чрез SMS. Клиентът я запазва на телефона си и при нужда я намира, без да търси хартиена бележка.

За магазина това означава по-малко хартия и по-лесно проследяване на покупките. Предоставеният имейл може да помогне и за свързването на продажбата с клиентски профил. Използването му за рекламни съобщения обаче изисква отделно внимание към правилата за маркетинг и защита на личните данни.

1. Изберете шаблон за електронна разписка

Подгответе веднъж постоянните данни за фирмата, за да не ги въвеждате при всяка продажба. След това ще допълвате само информацията за конкретната покупка.

Можете да използвате готов шаблон в Word, Excel или Canva, включително безплатен вариант, ако такъв е наличен. Това е удобно при малко поръчки. При по-голям обем автоматичното генериране на разписки спестява време и намалява грешките. Имайте предвид, че разписка, направена с такъв шаблон, не замества задължителния фискален бон.

В Shopify настройките за електронните и печатните разписки са различни. За имейл и SMS разписките от POS отворете Settings → Notifications → Customer notifications → POS and mobile receipt в администраторския панел. Оттам можете да редактирате съответния шаблон. Подробности ще намерите в указанията за персонализиране на разписки.

Caption: Настройте електронните разписки от раздела за клиентски известия в Shopify.

2. Добавете данните за продажбата

Въведете закупените продукти, количествата, цените, отстъпките и крайната сума. Добавете номера на поръчката или разписката, за да откривате лесно покупката при въпрос от клиента.

Когато е полезно, включете и SKU кодовете. При картово плащане оставете платежната система да покаже маскираните данни за картата, вместо да ги въвеждате ръчно. Shopify POS може автоматично да попълва данните от обработената продажба.

3. Изпратете разписката на клиента

След плащането попитайте клиента дали предпочита електронна разписка и използвайте наличната опция за изпращане по имейл или SMS. Проверете адреса или телефонния номер, преди да я изпратите.

Това е удобен момент да свържете покупката с клиентския профил. Ако човекът желае да получава и новини или предложения, дайте му ясна възможност да се абонира.

💡 Съвет: Разграничавайте изпращането на разписка от абонирането за имейл маркетинг. Предоставеният адрес за получаване на документ за покупка сам по себе си не означава съгласие за рекламни имейли.

Пример за използването на тази възможност е американската марка за бижута Little Words Project. След въвеждането на функцията за събиране на имейл адреси при плащане в Shopify POS тя отчита средно над 20% увеличение на показателя за събиране на адреси във физическите си магазини. Делът на POS поръчките с добавен имейл и съгласие за маркетинг нараства с 33% във всички нейни магазини.

„Събирането на имейл адреси при плащане ни помогна да постигнем най-високото си ниво от известно време насам“, казва Мартин Хоган, директор на магазините. „Вече можем да свързваме данните за клиентите и покупките им във физическите магазини и онлайн. С Shopify най-сетне можем да предложим плавно и персонализирано пазаруване във всички канали.“

Как да отпечатате хартиена разписка?

Някои клиенти предпочитат да получат разписката си на хартия. Начинът на отпечатване зависи от POS системата и принтера, но подготовката е сходна. Следващите стъпки показват как да свържете принтер с Shopify POS. Те се отнасят до печатни разписки за покупки, а не до настройване на фискално устройство за България.

1. Изберете принтер за разписки

Преди да купите принтер, проверете дали конкретният модел работи с вашата POS система и с устройството, на което я използвате. Наличието на Bluetooth или Wi-Fi само по себе си не гарантира съвместимост.

При хартиените документи се използват няколко начина за печат и създаване на копия:

• Обикновена хартия и мастило — при стандартни принтери.
• Индигирана или самокопираща хартия — за получаване на копия чрез натиск.
• Термохартия — при термопринтери, които отпечатват чрез нагряване, без мастило.

За Shopify POS изберете модел от списъка с поддържани принтери. Проверете точния номер на модела, поддържаните връзки и съвместимостта с iOS или Android.

Магазинът за хардуер на Shopify обслужва определени държави, затова не разчитайте автоматично на доставка до България. Можете да потърсите съвместим модел и от друг доставчик, като предварително сверите техническите му характеристики с указанията на Shopify.

2. Свържете принтера с POS системата

Включете принтера в захранването, поставете подходящата хартия и го включете. След това подгответе връзката според модела — например Bluetooth, Ethernet, Wi-Fi или поддържана USB връзка.

При мрежова връзка принтерът и POS устройството трябва да са в една и съща локална мрежа. За Bluetooth следвайте указанията за сдвояване на конкретния модел.

В актуалните инструкции на Shopify добавянето на принтер обикновено започва така:

1. Отворете Shopify POS и докоснете иконата за свързаност.
2. Изберете „Add hardware“ — добавяне на хардуер.
3. Изберете „Receipt printer“ — принтер за разписки.
4. Посочете производителя, модела и начина на свързване, когато приложението ги поиска.
5. Следвайте указанията на екрана, докато принтерът се покаже като свързан.
6. Отпечатайте тестова разписка, за да проверите връзката и качеството на печата.

Точните стъпки се различават според принтера. Например Shopify предоставя отделно ръководство за свързване на Epson TM-m30III.

3. Създайте поръчката на клиента

След като влезете в Shopify POS, ще видите началния екран със Smart Grid — плочки за бърз достъп до често използваните функции. Можете да ги подредите според работата в магазина.

За да добавите продукт към поръчката:

• Потърсете го по име в полето за търсене.
• Отворете раздела с продукти и го изберете от каталога.
• Сканирайте баркода му със съвместим скенер или камерата на устройството.

Продуктите трябва да са достъпни за канала Point of Sale, за да се показват в приложението.

Когато добавите всичко, проверете количествата и сумата, след което натиснете „Checkout“ — преминаване към плащане. Изберете начина на плащане и следвайте указанията на екрана.

💡 Съвет: Shopify POS и онлайн магазинът използват общ продуктов каталог. Не е нужно да въвеждате повторно имената и цените на продуктите за продажбите на място. Проверете обаче наличността им за съответния канал и настройките за данъци и отстъпки — те трябва да отговарят на конкретната продажба.

4. Настройте автоматично отпечатване на разписки

След успешно приключване на продажбата можете да отпечатате разписката, да я изпратите по имейл или SMS, или да издадете разписка за подарък. Изберете предпочитания от клиента вариант сред наличните опции.

Ако клиентът поиска електронна разписка, можете да добавите имейла или телефонния му номер към неговия профил и да свържете покупката с него. Така по-лесно ще намирате предишните му поръчки при следващо посещение. Допълнителни данни, като точки за лоялност и взаимодействия с маркетингови имейли, зависят от използваните приложения и настройки.

При натоварена каса автоматичният печат спестява избора на разписка след всяка продажба. Тази функция изисква Shopify POS Pro. Принтерът по подразбиране трябва да е включен и свързан.

За да я активирате в Shopify POS:

1. Отворете менюто и изберете „Settings“ — настройки.
2. В раздела „Orders“ изберете „Printed receipts“ — печатни разписки.
3. Включете „Automatically print receipts“ — автоматично отпечатване на разписки.

Ако сте активирали бакшиши в Shopify POS, разписките при картови плащания не се отпечатват автоматично. Подробности ще намерите в указанията за автоматичен печат.

Автоматизирайте издаването на разписки с Shopify POS

Пазете документите за продажбите и плащанията си. Те помагат да проследявате оборота, да сверявате постъпленията и да изготвяте точни финансови отчети. При проверка от НАП ще можете да покажете какво сте продали и как сте отчели получените суми.

С Shopify POS не е нужно да попълвате всяка разписка на ръка и да бавите клиентите на касата. Данните от продажбата се прехвърлят в разписката, а вие можете да я отпечатате или изпратите по имейл. При подходящ абонамент можете да включите и автоматичен печат. Отделно трябва да осигурите издаването на фискален документ, когато българските правила го изискват.