Projektstyringsværktøjer: De 8 bedste til virksomheder

Istanbul Lufthavn er en af Europas travleste lufthavne. Her letter eller lander der omkring 1.500 fly hver dag, hvilket svarer til mere end ét fly i minuttet. Det kræver præcis planlægning, tæt samarbejde mellem flyvelederne og avancerede systemer til flyvekontrol at få så mange fly sikkert afsted og ned på jorden.

Du kan sammenligne projektledere med flyveledere. De sørger for, at opgaverne ikke hober sig op, at ressourcerne bliver brugt bedst muligt, og at alle arbejder godt sammen. Kort sagt holder de styr på, at projekterne kommer sikkert i mål til tiden.

Ligesom flyvelederne har brug for teknologi til at holde styr på flytrafikken, har projektledere brug for de rigtige værktøjer til at planlægge arbejdet og følge med i, hvordan projekterne skrider frem.

I denne artikel kigger vi nærmere på, hvad projektstyringsværktøjer er, og hvordan du vælger den rigtige løsning til din virksomhed. Vi gennemgår også 8 af de bedste værktøjer på markedet.

Hvad er projektstyringsværktøjer?

Projektstyringsværktøjer er software, der hjælper virksomheder med at planlægge, styre og gennemføre projekter. De gør det lettere at fordele opgaver og ressourcer, holde styr på medarbejdernes arbejdsbyrde og følge med i projekternes fremdrift. På den måde kan projektledere bevare overblikket, selv når de har flere projekter i gang samtidig.

Vigtige funktioner i projektstyringsværktøjer

• Projektplanlægning
• Opfølgning på fremdrift
• Rapportering
• Adgangsmuligheder
• Abonnementer og priser
• Værktøjer til teamsamarbejde
• Ressourcestyring
• Projektstyringsmetoder
• Automatisering
• Integrationer
• Brugervenlighed
• Lagerplads

Hvilket projektstyringsværktøj der passer bedst til din virksomhed, afhænger af dit budget, teamets størrelse og de opgaver, I skal løse. Her gennemgår vi de vigtigste funktioner, du bør kigge efter, når du skal vælge den rigtige løsning.

Projektplanlægning

Projektplanlægning er en af de vigtigste dele af projektstyring. Projektlederen skal lægge en tidsplan, fordele opgaverne, vurdere, hvor lang tid de forskellige faser tager, og fastlægge milepæle. Og det gælder for hvert eneste projekt, virksomheden sætter i gang.

De rigtige planlægningsværktøjer kan gøre arbejdet betydeligt nemmere. Med skabeloner til projekter og arbejdsgange, kalendervisninger, underopgaver og opgaveafhængigheder samt visuelle projektoversigter bliver det nemmere for projektlederen at planlægge og koordinere arbejdet, så hele teamet kan arbejde mere effektivt.

Opfølgning på fremdrift

Funktioner som notifikationer, dashboards og statusrapporter gør det nemmere at følge med i, hvordan projekterne skrider frem, opdage problemer i tide og undgå flaskehalse. Projektledere kan også bruge dem til at se, om et projekt er ved at komme bagud, og gribe ind, før det bliver forsinket.

En projektplan er ikke meget værd, hvis du ikke kan følge med i, om den bliver overholdt. Med de rigtige værktøjer kan du holde styr på fremdriften og sikre, at projekterne holder tidsplanen.

Rapportering

Rapporteringsværktøjer hjælper dig med at holde styr på igangværende projekter og planlægge kommende opgaver. Projektledere kan også bruge rapporterne til at vurdere resultater, finde muligheder for forbedringer og blive bedre til at planlægge og forudsige ressourcebehov.

Typiske rapporter viser medarbejdernes tilgængelighed, projekternes status og den tid, der bruges på forskellige opgaver.

Adgangsmuligheder

Mange projektstyringsværktøjer er cloudbaserede, så medarbejderne kan få adgang til deres projekter, uanset hvor de arbejder. Det kræver som regel kun en enhed med internetforbindelse.

Nogle udbydere tilbyder også apps til mobil og computer. Det er især en fordel, hvis medarbejderne har fleksible arbejdstider, arbejder hjemmefra eller ofte er på farten. Når alle nemt kan få adgang til de samme oplysninger, bliver det nemmere at samarbejde, selvom teamet ikke sidder det samme sted.

Abonnementer og priser

Undersøg de forskellige abonnementer, priser og betalingsmodeller for at finde en løsning, der passer til virksomhedens budget. Mange projektstyringsværktøjer har en pris pr. bruger, så udgifterne stiger, efterhånden som teamet vokser.

Hvis du har et begrænset budget, kan du kigge efter værktøjer med gratis prøveperioder eller gratis abonnementer. Nogle udbydere giver dig også mulighed for at tilkøbe bestemte funktioner eller opgradere til et større abonnement, når behovet opstår.

Værktøjer til teamsamarbejde

Gode samarbejdsværktøjer gør det nemmere for medarbejderne at kommunikere og løse opgaver sammen. Funktioner som fælles dokumentredigering, interne beskeder, mødeværktøjer, fildeling og kommentarer kan især være nyttige for teams, der arbejder fra forskellige steder.

Mange platforme samler også samtaler under de enkelte projekter eller opgaver, så det er nemt at finde relevante beskeder. De bedste projektstyringsværktøjer gør det ikke bare muligt at kommunikere. De gør det også nemmere at samarbejde i det daglige.

Ressourcestyring

Nogle projektstyringsværktøjer kan hjælpe dig med at beregne, hvad et projekt forventes at koste, og hvor meget tid medarbejderne har til rådighed. De kan også bruges til at opgøre de faktiske omkostninger, når et projekt er afsluttet, og beregne fortjenesten, hvis det er relevant.

Med disse funktioner får du bedre overblik over teamets arbejdsbyrde og kan fordele arbejdet mere effektivt. Du kan også få indsigt i, hvordan virksomhedens ressourcer bliver brugt, og hvilket afkast projekterne giver. Det gør det nemmere at planlægge kommende projekter og forbedre virksomhedens produktivitet og indtjening.

Projektstyringsmetoder

Hvis dit team arbejder efter en bestemt projektstyringsmetode, er det en god idé at vælge et værktøj, der understøtter den.

Hvis I fx bruger Kanban eller Agile, kan I med fordel vælge en platform, der er udviklet til disse arbejdsmetoder. Nogle værktøjer har også færdige skabeloner til arbejdsgange, så I hurtigt kan komme i gang.

Automatisering

Automatisering kan spare projektlederne for mange rutineopgaver, så de får mere tid til at fokusere på selve projekterne.

Du kan bl.a. bruge automatiserede arbejdsgange til at sende statusopdateringer, oprette rapporter og tildele nye opgaver, når tidligere opgaver er afsluttet. Nogle værktøjer kan også justere opgavefordeling og deadlines ud fra oplysninger om medarbejdernes arbejdsbyrde.

Integrationer

De fleste projektstyringsværktøjer kan integreres med andre programmer, enten direkte eller via tredjepartsløsninger.

Vælg gerne en platform, der fungerer sammen med de systemer, din virksomhed allerede bruger, fx din webshop, e-mail, fillagring og kalender. Når programmerne kan udveksle oplysninger og arbejde sammen, bliver det nemmere at holde styr på arbejdet og undgå at skulle flytte data manuelt mellem forskellige systemer.

Brugervenlighed

Projektstyring bliver nemmere for hele teamet, når systemet er nemt at finde rundt i. Medarbejderne kommer sandsynligvis til at bruge værktøjet hver dag, så det er vigtigt at vælge en platform med en overskuelig brugerflade og funktioner, der er lette at forstå.

Hvis systemet er nemt at lære, kan nye medarbejdere også hurtigere komme i gang. Det gør det samtidig nemmere at overdrage ansvaret for projekter til andre medarbejdere.

Lagerplads

Mange af de dokumenter og filer, der bruges i et projekt, bliver samlet i projektstyringsværktøjet. Hvis du kan integrere virksomhedens fillagring med platformen, bliver det nemmere at dele dokumenter og samarbejde om dem.

Det gør det også nemmere at holde styr på forskellige versioner af filer, så medarbejderne slipper for at sende dokumenter frem og tilbage via e-mail eller lede efter dem i flere forskellige systemer.

De bedste projektstyringsværktøjer

• Monday.com
• ClickUp
• Miro
• Asana
• Basecamp
• Airtable
• Wrike
• Zoho Projects

Et godt projektstyringsværktøj kan gøre arbejdet mere effektivt, forbedre samarbejdet, øge kvaliteten og hjælpe din virksomhed med at gennemføre selv komplicerede projekter til tiden.

Her gennemgår vi 8 af de bedste projektstyringsværktøjer, så du nemmere kan finde den løsning, der passer til din virksomhed.

Monday.com

Monday.com er et projektstyringsværktøj, der hjælper virksomheder med at organisere opgaver, planlægge arbejdet og følge med i, hvordan projekterne skrider frem.

Platformen har en overskuelig brugerflade med farvekoder, dashboards og skabeloner, som du kan tilpasse til virksomhedens arbejdsgange. Du kan også automatisere rutineopgaver og samarbejde med andre på digitale whiteboards.

Monday.com tilbyder forskellige måder at få overblik over projekterne på, bl.a. kalendere, tidslinjer og Gantt-diagrammer, som viser opgaver og tidsplaner visuelt.

Funktioner

• Arbejdsgange, der kan tilpasses
• Flere projektvisninger
• Over 200 skabeloner
• Automatisering af arbejdsgange
• Apps til mobil og computer
• Dashboards, der kan tilpasses
• Digitale whiteboards til samarbejde
• Kundesupport døgnet rundt på betalte abonnementer
• Over 200 apps og integrationer
• Gratis abonnement

Priser

• Gratis abonnement til op til 2 brugere
• Basic: 9 USD (ca. 60 kr.) pr. bruger om måneden
• Standard: 12 USD (ca. 80 kr.) pr. bruger om måneden
• Pro: 19 USD (ca. 125 kr.) pr. bruger om måneden
• Enterprise: Kontakt salgsafdelingen for at få et tilbud

ClickUp

ClickUp samler projektstyring, opgaver, dokumenter, kommunikation og planlægning på én platform. Det gør det lettere at holde styr på både de daglige opgaver og større projekter, uden at medarbejderne hele tiden skal skifte mellem forskellige programmer.

Du kan automatisere arbejdsgange, dele dokumenter, opdatere projektstatus og samarbejde direkte i platformen. ClickUp har også funktioner til tidsregistrering, porteføljestyring og CRM, som hjælper dig med at holde styr på kunderelationer.

Med AI-assistenten ClickUp Brain kan du få hjælp til at finde oplysninger, opsummere indhold og arbejde mere effektivt med projekterne. Nogle AI-funktioner afhænger af abonnementet eller kræver særskilt betaling.

Funktioner

• Flere projektvisninger
• Brugergrupper
• AI-assistenten ClickUp Brain
• Over 1.000 integrationer
• Skabeloner til projekter, arbejdsgange og indhold
• CRM-funktioner
• Videooptagelse i platformen
• Kundesupport døgnet rundt
• Dokumenter, som flere kan redigere samtidig
• Indbygget chat
• Tidsregistrering og porteføljestyring
• Apps til mobil og computer
• Gratis abonnement

Priser

• Gratis abonnement
• Unlimited: 7 USD (ca. 45 kr.) pr. bruger om måneden
• Business: 12 USD (ca. 80 kr.) pr. bruger om måneden
• Enterprise: Kontakt salgsafdelingen for at få et tilbud

Priserne gælder ved årlig betaling. Hvis du betaler månedligt, koster Unlimited 10 USD (ca. 65 kr.) og Business 19 USD (ca. 125 kr.) pr. bruger om måneden.

Miro

Miro er et digitalt arbejdsrum, hvor teams kan planlægge projekter, dele idéer og samarbejde visuelt. Platformen er især velegnet til workshops, brainstorming og projekter, hvor flere medarbejdere skal arbejde sammen om den samme plan.

Du kan vælge mellem tusindvis af skabeloner til bl.a. Kanban-tavler, mindmaps, tidsplaner og flowdiagrammer. Med Miro AI kan du også få hjælp til at oprette diagrammer, opsummere indhold og organisere idéer.

Miro har også funktioner til møder og workshops, fx afstemninger, timere og muligheder for at arbejde i mindre grupper. Derudover kan platformen integreres med en lang række andre arbejds- og projektstyringsværktøjer.

Funktioner

• Mere end 250 apps og integrationer
• Versionshistorik
• Miro AI
• Interaktive videogennemgange
• Projektområder og mapper
• Udviklerværktøjer
• Timere og afstemninger til møder
• Over 7.000 skabeloner fra Miro og brugerne
• Muligheder for tilpasset branding
• Apps til mobil og computer
• Adgangs- og rettighedsstyring
• Gratis abonnement

Priser

• Gratis abonnement med op til 3 redigerbare tavler
• Starter: 8 USD (ca. 55 kr.) pr. bruger om måneden
• Business: 20 USD (ca. 135 kr.) pr. bruger om måneden
• Enterprise: Kontakt salgsafdelingen for at få et tilbud

Priserne gælder ved årlig betaling.

Asana

Projektstyringsplatformen Asana hjælper teams med at holde styr på opgaver, deadlines og projekter. Du kan vælge mellem forskellige visninger, fx opgavelister, kalendere, tidslinjer, Gantt-diagrammer og Kanban-tavler, alt efter hvordan du foretrækker at arbejde.

Medarbejderne kan tilpasse deres opgaveoversigt, og med Asanas AI-funktioner kan du bl.a. få hjælp til at oprette opgaver, opsummere indhold, skrive statusopdateringer og finde måder at forbedre arbejdsgangene på.

Asana tilbyder også ubegrænset fillagring på alle abonnementer, dog med en grænse på 100 MB pr. fil.

Funktioner

• Flere projektvisninger
• Skabeloner til arbejdsgange, der kan tilpasses
• Personlig opgaveoversigt
• Ubegrænset fillagring med en grænse på 100 MB pr. fil
• Automatisering af arbejdsgange
• Asana AI
• Notifikationsindstillinger, der kan tilpasses
• Integrationer med andre arbejdsprogrammer
• Rapporter og dashboards
• Apps til mobil og computer
• Gratis abonnement

Priser

• Personal: Gratis for op til 2 brugere
• Starter: 10,99 USD (ca. 75 kr.) pr. bruger om måneden
• Advanced: 24,99 USD (ca. 165 kr.) pr. bruger om måneden
• Enterprise og Enterprise+: Kontakt salgsafdelingen for at få et tilbud

Priserne gælder ved årlig betaling.

Basecamp

Basecamp er et enkelt projektstyringsværktøj, der hjælper især små teams med at holde styr på opgaver, beskeder og dokumenter.

Basecamp fokuserer på de vigtigste funktioner frem for at tilbyde en lang række avancerede indstillinger. Hvert projekt har sit eget område, hvor medarbejderne kan finde opgaver, filer, samtaler og tidsplaner samlet ét sted.

Du kan også begrænse notifikationerne, så de ikke forstyrrer arbejdet unødigt. Platformen tilbyder samtidig funktioner til tidsregistrering, planlægning og samarbejde med kunder.

Funktioner

• Beskeder i platformen
• Opgavelister
• Samlet projektoversigt
• Planlægningsværktøjer
• Gruppechat
• Fillagring
• Visuel opfølgning på fremdrift
• Samlet oversigt over notifikationer
• Mulighed for at begrænse notifikationer
• Funktioner til samarbejde med kunder
• Integrationer med andre programmer
• Apps til mobil og computer
• Kundesupport døgnet rundt
• Gratis prøveperiode

Priser

• Pro: 99 USD (ca. 660 kr.) om måneden for ubegrænset antal brugere og op til 25 aktive projekter
• Unlimited: 299 USD (ca. 1.995 kr.) om måneden for ubegrænset antal brugere og projekter

Prisen for Unlimited gælder ved årlig betaling. Pro tilbyder en gratis prøveperiode på 30 dage, mens Unlimited kan prøves gratis i 45 dage.

Airtable

Airtable er en alsidig platform, der kombinerer databaser, projektstyring og muligheden for at udvikle egne apps uden at skulle programmere.

Du kan bruge Airtable til at oprette løsninger, der passer til virksomhedens arbejdsgange, uanset om du vil styre projekter, produktudvikling, økonomi, drift eller HR.

Platformen tilbyder flere visninger, bl.a. kalendere, Kanban-tavler, gallerier og tabeller. Med Airtables AI-funktioner kan du også opsummere noter, sortere feedback, automatisere opgaver og udarbejde indhold. Priserne nævnt nedenfor gælder ved årlig betaling. Airtable inkluderer nu AI-kreditter i sine abonnementer, og yderligere forbrug kan medføre ekstra omkostninger.

Funktioner

• Flere projektvisninger
• Fillagring
• Værktøj til at designe brugerflader
• Appudvikling uden kode
• Fleksibel rapportering
• AI-funktioner med månedlige kreditter
• Automatisering af arbejdsgange
• Integrationer med andre programmer
• Gratis abonnement

Priser

• Gratis abonnement
• Team: 20 USD (ca. 135 kr.) pr. bruger om måneden
• Business: 45 USD (ca. 300 kr.) pr. bruger om måneden
• Enterprise Scale: Kontakt salgsafdelingen for at få et tilbud

Wrike

Wrike er et projektstyringsværktøj, der hjælper virksomheder med at planlægge projekter, fordele ressourcer og holde styr på opgaver og deadlines.

Platformen har en overskuelig brugerflade med bl.a. tabeller, Kanban-tavler og Gantt-diagrammer. Den understøtter også agile arbejdsmetoder og har funktioner til rapportering, automatisering og AI-baseret opgavestyring.

Wrike kan være særlig relevant for virksomheder, der arbejder med flere projekter samtidig og har brug for overblik over medarbejdernes arbejdsbyrde. Wrike oplyser, at data fra europæiske virksomheder som udgangspunkt opbevares i virksomhedens europæiske datacenter i Paris.

Funktioner

• Automatisering af arbejdsgange
• Apps til mobil og computer
• Flere projektvisninger
• Projektdashboards
• AI-værktøjer
• Fillagring
• Formularer til kundehenvendelser og opgaver
• Godkendelse og redigering i platformen
• Ressource- og kapacitetsplanlægning på udvalgte abonnementer
• Integrationer med andre programmer
• Gratis abonnement

Priser

• Gratis abonnement
• Team: 10 USD (ca. 65 kr.) pr. bruger om måneden
• Business: 25 USD (ca. 165 kr.) pr. bruger om måneden
• Pinnacle: Kontakt salgsafdelingen for at få et tilbud
• Apex: Kontakt salgsafdelingen for at få et tilbud

Zoho Projects

Zoho Projects er et projektstyringsværktøj fra softwarevirksomheden Zoho. Det kan bruges til at planlægge opgaver, følge projekternes fremdrift, registrere arbejdstid og holde styr på virksomhedens ressourcer.

Platformen fungerer sammen med andre Zoho-produkter, bl.a. CRM, analyseværktøjer og fillagring. Du kan også integrere den med programmer fra Google og Microsoft.

Zoho Projects tilbyder Gantt-diagrammer, automatiseret rapportering og timesedler. Du kan også bruge integrationen med Zoho Invoice til fakturering. Sammenlignet med flere af de andre værktøjer på listen er Zoho Projects en forholdsvis billig løsning.

Funktioner

• Flere projektvisninger
• Timesedler
• Diskussionsfora
• Fakturering via Zoho Invoice
• Integrationer med andre programmer
• Fillagring
• Indbygget chat
• Projektskabeloner
• Notifikationer og godkendelser
• Tidsregistrering
• Projektrapporter
• Apps til mobil og computer
• Gratis abonnement

Priser

• Gratis abonnement til op til 5 brugere
• Premium: 4 USD (ca. 25 kr.) pr. bruger om måneden
• Enterprise: 9 USD (ca. 60 kr.) pr. bruger om måneden
• Ultimate: 14 USD (ca. 95 kr.) pr. bruger om måneden

Priserne gælder ved årlig betaling.