Desde el primer día en el que pones en marcha tu negocio, es fundamental llevar un control de todos los pagos realizados y recibidos. Necesitarás que esta información esté registrada con precisión en caso de que tengas que revisar un pago incorrecto o sospechoso.
La conciliación de pagos consiste en comparar los registros de las transacciones de un negocio con los extractos bancarios y otros registros externos para comprobar que los importes coinciden y detectar posibles discrepancias.
Este proceso ayuda a controlar los flujos de efectivo y a mantener actualizados los registros financieros. A continuación, descubrirás los aspectos esenciales de la conciliación de pagos, cómo llevarla a cabo y cómo puede ayudar a tu negocio.
¿Qué es la conciliación de pagos?
La conciliación de pagos es un procedimiento que compara dos conjuntos de registros de pagos para garantizar su exactitud y concordancia, confirmando que las cuentas son coherentes y completas.
Forma parte de la teneduría de libros y la contabilidad, donde se comparan los registros financieros internos con los externos, como los extractos bancarios y de tarjetas de crédito. El objetivo de la conciliación de pagos es asegurarse de que cada transacción en los registros del negocio coincida con una entrada en un extracto bancario u otro estado financiero externo.
¿Por qué es importante la conciliación de pagos?
Cuando hay un pago en tu extracto bancario o de tarjeta de crédito que no aparece en el libro de cuentas de tu empresa, o cuando los importes no coinciden, hay que investigar, explicar y corregir la discrepancia. Se trata de cuadrar una cuenta.
Normalmente, las discrepancias en los pagos se explican por diferencias en los plazos de registro, como pagos que todavía no aparecen en los extractos bancarios, o por errores humanos, como una introducción incorrecta de datos.
Sin embargo, las discrepancias también pueden alertar a un negocio sobre actividades sospechosas. Verificar dos veces las transacciones con clientes y proveedores ayuda a protegerse contra el fraude. Cuanto antes se detecte una discrepancia, más fácil será investigarla y resolverla.
El proceso de conciliación de pagos garantiza que los estados financieros reflejen con exactitud la situación de tu negocio. Esto es especialmente importante para el flujo de caja. La conciliación coteja los pagos realizados y recibidos, así como el dinero pendiente de cobro y de pago, lo que te ofrece una imagen clara de la posición de tesorería de tu negocio.
La conciliación de pagos ayuda a mantener los registros del negocio actualizados y precisos en caso de una auditoría, y permite cumplir con la normativa fiscal y las normas contables.
La automatización de la conciliación de pagos puede agilizar el proceso sin sacrificar la precisión ni la seguridad. Varios programas de contabilidad, como QuickBooks, Zoho Books y Sage 50, incluyen la conciliación automática.
Tipos de conciliación de pagos
- Conciliación bancaria
- Conciliación de tarjetas de crédito
- Conciliación de monederos digitales
- Conciliación de efectivo
- Conciliación de cuentas por cobrar y por pagar
- Conciliación de divisas extranjeras
Las empresas utilizan varios tipos de conciliación de pagos, según el tamaño y la naturaleza del negocio y las formas de pago empleadas:
Conciliación bancaria
La conciliación bancaria se realiza para garantizar que el saldo de efectivo en los registros internos de un negocio coincida con el saldo de los extractos bancarios.
Por lo general, los saldos no coinciden. La conciliación permite explicar y ajustar las diferencias entre ambos saldos, teniendo en cuenta los depósitos realizados y los pagos emitidos por la empresa que el banco todavía no ha procesado.
La conciliación también considera cualquier pago de clientes rechazado por fondos insuficientes, así como las comisiones por servicios bancarios cobradas o los intereses abonados en la cuenta bancaria del negocio.
Conciliación de tarjetas de crédito
Es similar a la conciliación bancaria, pero está pensada específicamente para las cuentas de tarjetas de crédito de un negocio. Coteja las compras y los pagos registrados en el sistema contable con los extractos de tarjetas de crédito para garantizar la exactitud y detectar cualquier transacción no autorizada o fraudulenta.
Conciliación de monederos digitales
Este tipo de conciliación ayuda a los negocios a cotejar sus pagos procedentes de monederos digitales, como Apple Pay o Shop Pay, con sus registros contables.
Esto puede suponer un reto. Aunque la mayoría de las transacciones con monederos digitales se realizan mediante tarjetas de crédito y transferencias bancarias directas, no todos los servicios de monedero ofrecen de forma periódica extractos que detallen las transacciones.
Esto puede hacer más difícil y laborioso cuadrar los registros de los monederos digitales con los extractos bancarios o de tarjetas de crédito.
Además, los monederos digitales pueden variar en sus medidas de seguridad y en la integración de las pasarelas de pago con el software de contabilidad y gestión de un negocio. Esto puede ralentizar el proceso de conciliación, provocar errores y aumentar el riesgo de ciberataques y fraude.
Las criptomonedas también pueden resultar más complicadas de conciliar para los negocios que las utilizan o las aceptan como forma de pago.
En España, las criptomonedas no tienen la consideración de moneda de curso legal y su tratamiento contable depende, entre otros factores, de la naturaleza de la operación y de la finalidad con la que se mantienen.
Cuando una empresa las acepta como pago, debe contabilizar la operación y valorar las criptomonedas recibidas, lo que puede añadir complejidad al registro y la conciliación de estas transacciones.
Conciliación de efectivo
La conciliación de efectivo se lleva a cabo en las tiendas físicas, donde la caja registradora contiene efectivo, cheques y recibos de tarjetas de crédito. Estos se cotejan con los recibos de venta de la caja cada día laborable. Si los totales no coinciden, puede indicar un error manual o un posible robo.
Conciliación de cuentas por cobrar y por pagar
La conciliación de cuentas por cobrar implica cotejar los pagos de los clientes con las facturas de venta que les enviaste. Ayuda a garantizar que los registros de los pagos de los clientes y de los importes adeudados sean correctos.
Si no lo son, puedes ajustar los registros de cuentas por cobrar para corregir cualquier discrepancia, como errores de facturación o disputas sobre bienes o servicios. La conciliación de cuentas por pagar coteja las facturas de los proveedores y los pagos realizados con los registros contables de cuentas por pagar. Esto ayuda a los negocios a verificar lo que deben a los proveedores y que los pagos se realizan a tiempo.
Conciliación de divisas extranjeras
Una empresa con proveedores o clientes en el extranjero debe conciliar las transacciones realizadas en distintas divisas, alineando los registros del negocio con los tipos de cambio y los extractos de transacciones internacionales. Por ejemplo, supón que una panadería industrial española compra hornos a una empresa estadounidense, que le envía una factura por un importe de 10.000 dólares.
La panadería registra la compra en euros, 8.900 €, según un tipo de cambio de 0,89 € por dólar en la fecha de la factura. Dos semanas después, cuando hace el pago, el tipo de cambio es de 0,91 € por dólar, por lo que la empresa necesita 9.100 € para cambiarlos por 10.000 dólares. La conciliación mostrará entonces una pérdida de 200 € por el cambio de divisa en la compra de los hornos.
Cómo conciliar pagos
La conciliación de pagos suele constar de los siguientes cuatro pasos:
1. Recuperación de registros
Reúne todos los registros internos relevantes de las transacciones, como facturas, recibos y el libro mayor, así como los registros externos, como extractos bancarios y de tarjetas de crédito. Necesitarás ambos tipos de registros para verificar la exactitud de los pagos.
2. Cotejo
Durante la fase de cotejo, cada transacción registrada se compara con los extractos bancarios y de tarjetas de crédito. Asegúrate de que las fechas, los importes y las descripciones de las transacciones coincidan.
Las transacciones que coinciden se eliminan de la revisión posterior. Las que no coinciden pasan a la siguiente fase. Un sistema automatizado puede encargarse fácilmente de la fase de cotejo. Si no has automatizado tu contabilidad, este paso puede resultar laborioso y requerir mucho tiempo.
3. Conciliación
Si encuentras transacciones que no cuadran, investiga las discrepancias para determinar sus causas. Esto puede implicar contactar con el banco, revisar recibos u otros documentos originales de las transacciones o repasar tus asientos contables.
Una vez que hayas identificado los motivos de las discrepancias, realiza las correcciones o los ajustes necesarios en tu registro contable.
4. Finalización
En ocasiones, es posible que encuentres ciertas transacciones registradas de forma incorrecta en el sistema contable o incluso que falten por completo. Registra todos los ajustes necesarios para conciliar las cuentas, como las comisiones bancarias, los intereses devengados o la corrección de errores.
Una vez conciliadas todas las transacciones, tu equipo de contabilidad registra los ajustes en el libro mayor. Documenta el proceso, incluidas las discrepancias y los ajustes, para garantizar la trazabilidad y transparencia, y para poder presentar tus cuentas en una posible auditoría.
Ejemplo de conciliación de pagos
Imagina que la conciliación mensual de tu negocio muestra un saldo de 15.500 € en el libro mayor, pero un saldo de 14.700 € en el extracto bancario. Al investigar, encuentras tres elementos que explican la diferencia:
- Un depósito de un cliente de 1.000 € registrado en el libro mayor, pero que todavía no se refleja en el extracto bancario.
- Una comisión por servicio de 100 € cobrada por el banco y no registrada en el libro mayor.
- Un cheque de 300 € a un proveedor que todavía no se ha cobrado.
Tienes en cuenta estas partidas para conciliar ambos saldos.
Primero, el saldo bancario:
14.700 € de saldo del extracto
+ 1.000 € de depósito pendiente
- 300 € de cheque a proveedor pendiente
15.400 € de saldo bancario ajustado
Después, el libro mayor:
15.500 € de saldo del libro mayor
- 100 € de comisión por servicio bancario
15.400 € de saldo del libro mayor ajustado
Buenas prácticas de conciliación de pagos
Para que el proceso de conciliación de pagos sea periódico y eficiente, conviene aplicar algunas buenas prácticas, entre ellas:
Establece un calendario
Muchos negocios realizan la conciliación de pagos cada mes, para detectar y resolver a tiempo cualquier discrepancia. Los negocios que trabajan con efectivo, aunque concilian sus cuentas generales mensualmente, pueden conciliar las cuentas de ventas semanalmente o incluso a diario.
Formaliza el proceso
Establecer y documentar procedimientos operativos estándar garantizará la exactitud y la coherencia de la conciliación de pagos. Los procedimientos pueden incluir la separación de funciones para minimizar errores y fraudes, la revisión y aprobación por parte de la dirección de los informes de conciliación y las medidas de seguridad para acceder a los datos financieros de tu negocio.
Forma a los empleados que participan en la conciliación de pagos, tanto en los procedimientos como en los principios y normas contables.
Automatiza
Muchos programas de software de contabilidad empresarial incluyen la conciliación de pagos, lo que reduce los errores manuales y hace que la elaboración de informes financieros sea más rápida y precisa. Pero el software de contabilidad básico para pequeños negocios suele tener límites de uso máximo y de número de transacciones que se pueden registrar.
Las soluciones en la nube y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) están diseñados para que las empresas en crecimiento escalen según el volumen de transacciones y las necesidades de control de pagos, haciendo que la conciliación sea más eficiente.
Preguntas frecuentes sobre la conciliación de pagos
¿Cuál es un ejemplo de conciliación de pagos?
Imagina que la conciliación mensual de tu negocio muestra un saldo de 15.500 € en el libro mayor, pero un saldo de 14.500 € en el extracto bancario. Comparas los registros de pagos y descubres que un pago de un cliente de 1.000 € se registró por error como 2.000 €. Corriges el asiento del libro mayor para que coincida con el registro bancario del pago.
¿Cómo se concilia un pago?
La conciliación consiste en:
- Reunir y organizar los registros internos y los extractos bancarios y otros registros externos.
- Cotejar las transacciones registradas internamente con las transacciones que figuran en los extractos externos.
- Identificar, investigar y explicar cualquier discrepancia.
- Registrar los ajustes necesarios en los registros contables internos y documentar las discrepancias detectadas.
¿Por qué es importante la conciliación de pagos?
La conciliación ayuda a un negocio a resolver cualquier posible problema con los pagos realizados y recibidos. Ofrece una imagen precisa de su situación financiera, de modo que puede actuar con rapidez ante cualquier transacción que parezca sospechosa o fraudulenta. Puedes aprovechar el software de contabilidad para hacer que la conciliación de pagos sea más precisa y eficiente.
