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Gestionar la cadena de suministro de un negocio de ecommerce es un proceso complicado. Los niveles bajos de existencias provocan roturas de stock, pedidos pendientes, clientes frustrados y pérdida de ventas; el exceso de inventario hace que los almacenes y los centros logísticos se llenen de mercancía sin vender.
Para satisfacer la demanda de los clientes con un suministro constante de inventario disponible, tu negocio debe controlar los niveles de existencias y evitar así ambos extremos.
Si quieres protegerte de estos riesgos y cumplir con las expectativas de los clientes, puedes usar una herramienta de cálculo sencilla llamada fill rate. Aprende qué significa el fill rate, cómo calcularlo y cómo puede influir en la reputación de tu negocio.
¿Qué es el fill rate?
El fill rate es el porcentaje de pedidos que sirves completos y a tiempo. Esta tasa indica en qué medida tu negocio puede atender los pedidos con las existencias disponibles sin que los clientes se enfrenten a pedidos pendientes o roturas de stock.
La tasa de cumplimiento guarda relación con la eficiencia del proceso de preparación de pedidos de tu empresa y con su capacidad para satisfacer la demanda de los clientes. Si tu fill rate es alto (cercano al 100 %), es una señal de que tu gestión de inventario funciona bien.
Cuando baja, es motivo de alarma. Si demasiados productos están agotados o en pedido pendiente, es probable que los clientes pierdan la paciencia y se lleven su dinero a otra parte.
Varios factores pueden influir en tu fill rate, como errores técnicos, datos de inventario inexactos, errores en el procesamiento de pedidos y un aumento repentino de clientes nuevos. Cualquiera de estos (o todos) puede desbaratar el proceso de preparación de pedidos y provocar roturas de stock o pedidos pendientes, lo que reduce tu tasa de cumplimiento.
Al controlar esta métrica clave de eficiencia durante semanas y meses, podrás valorar hasta qué punto tu negocio cumple con las expectativas de los clientes y planificar tu inventario en consecuencia.
Ventajas de un fill rate alto
- Clientes satisfechos
- Alto potencial de ingresos
- Rendimiento optimizado de los proveedores
- Gestión eficiente del inventario
Mantener un buen fill rate tiene varios beneficios para tu negocio:
Clientes satisfechos
Un fill rate más alto indica que tu negocio atiende a los clientes con eficiencia. Los empleados o los proveedores completan de inmediato los pedidos con el inventario disponible: sin retrasos, sin pedidos pendientes y sin roturas de stock.
Recibir los pedidos a tiempo hace que los clientes tengan una excelente impresión de la capacidad de tu negocio para entregarlos de forma fiable, lo que tiene un impacto positivo y duradero en la fidelidad a la marca.
Alto potencial de ingresos
Cuando tu fill rate es alto de forma constante, pierdes menos ventas. Esto, a su vez, puede traducirse en más compras recurrentes, ya que los clientes confían plenamente en que completarás sus pedidos con rapidez cada vez.
Rendimiento optimizado de los proveedores
Un fill rate alto significa que tu proceso de preparación de pedidos tiene muy pocos puntos de fallo (o ninguno) y que tu cadena de suministro funciona con fluidez. Si tu tasa de cumplimiento baja de repente, puede servir de aviso para colaborar con tus proveedores, agilizar las entregas y mejorar la disponibilidad de productos.
Gestión eficiente del inventario
Al controlar tu fill rate a lo largo del tiempo, estarás en mejor posición para prever la demanda y mejorar la planificación de compras. Sabrás cuáles deberían ser los niveles óptimos de inventario y evitarás costosos excesos de stock (demasiado inventario) o roturas de stock (muy poco inventario).
Configurar el seguimiento del inventario de tus productos te ofrece una visión de los niveles de existencias actuales, para que puedas ajustar las cantidades antes de que un fill rate bajo pille a los clientes por sorpresa.
5 tipos de fill rate
- Fill rate de pedidos
- Fill rate de almacén
- Fill rate por línea
- Fill rate de proveedores
- Fill rate por cajas
El fill rate suele referirse a la preparación de pedidos, pero existen otros tipos de tasas de cumplimiento con diferentes fines. A continuación descubrirás cuáles son y cómo calcularlas:
1. Fill rate de pedidos
El tipo más común, el fill rate de pedidos, es el porcentaje de pedidos de clientes que un negocio completa sin roturas de stock ni pedidos pendientes. Por ejemplo, imagina que tu tienda recibe 1.000 pedidos en una semana y completa 900 de ellos íntegramente y a tiempo. El fill rate es del 90 %.
También suele correlacionarse con el nivel de servicio al cliente (que puede ir de insatisfactorio a excelente). Cuando los clientes reciben la entrega puntual y completa de sus pedidos, es lógico suponer que quedarán satisfechos. Pero un fill rate bajo, marcado por pedidos pendientes y retrasos, mina la satisfacción del cliente.
2. Fill rate de almacén
El fill rate de almacén es otra forma de entender la tasa de cumplimiento de pedidos. Analiza en concreto el rendimiento del almacén y su capacidad de completar todos los pedidos con las existencias disponibles.
Un factor clave que influye en el fill rate de almacén es el volumen de pedidos. A medida que aumenta, se ejerce más presión sobre los niveles de inventario, y el riesgo de roturas de stock, que dificultan la entrega de pedidos, es mayor. Esto se traduce en una tasa de cumplimiento de almacén más baja.
La única diferencia entre el fill rate de pedidos y el de almacén es el punto de vista. El fill rate de pedidos adopta la perspectiva del cliente, mientras que el de almacén se centra en las operaciones del almacén.
Un fill rate de almacén más alto suele indicar una mayor velocidad de entrega, ya que los productos están disponibles para enviarse de inmediato.
3. Fill rate por línea
El pedido de un cliente suele constar de muchas líneas de pedido, cada una de las cuales representa un producto y una cantidad. El fill rate por línea es el porcentaje de líneas de artículos que un negocio completa respecto al total de líneas del pedido.
Puedes usar la tasa de cumplimiento por línea para medir la eficiencia de la preparación de pedidos e identificar productos de alta demanda con existencias escasas.
4. Fill rate de proveedores
Puedes usar el fill rate de proveedores para evaluar el rendimiento de proveedores, distribuidores y mayoristas. Mide el porcentaje de unidades que un proveedor entrega completas y a tiempo respecto a las que le has pedido. Imagina que pides 150 unidades a un proveedor y recibes a tiempo 100; esto significa que tu fill rate de proveedores es del 67 %.
Un porcentaje bajo es una señal de que necesitas compensar la baja disponibilidad abasteciéndote de inventario de otros proveedores.
5. Fill rate por cajas
El fill rate por cajas mide el porcentaje de pedidos de cajas de producto enviados sin incidencias. Las empresas lo usan para entender la preparación de pedidos a nivel de cajas, no de productos individuales. Los mayoristas y distribuidores suelen recurrir a él para minimizar los costes de envío.
Cómo calcular el fill rate
El cálculo del fill rate es sencillo y se basa en dos cifras: el total de pedidos de clientes en un periodo determinado (diario, semanal, mensual) y el número de pedidos completados sin ningún problema.
La fórmula funciona así: divide el número de pedidos completados entre el total de pedidos y multiplica el resultado por 100 para expresar la tasa de cumplimiento en porcentaje.
Por ejemplo, imagina que tu negocio recibe 200 pedidos en un día concreto y completa 190 de ellos sin problemas. Las operaciones serían estas:
190 pedidos completados / 200 pedidos totales = 0,95
Ahora, multiplica el resultado por 100:
0,95 x 100 = 95 %
La tasa de cumplimiento es del 95 %.
¿Qué se considera un buen fill rate?
Lo ideal es que tu fill rate sea lo más cercano posible al 100 %. En la práctica, las tasas de cumplimiento suelen situarse entre el 85 y el 95 % o más. Un fill rate medio del 90 % es un objetivo alcanzable.
Ten en cuenta que, a veces, un fill rate de pedidos del 100 % no es tan ideal como podría parecer. Cuando un negocio completa todos los pedidos de forma constante, significa que siempre hay inventario disponible.
Puede parecer estupendo, pero implica que quizá haya demasiadas existencias en el almacén, lo que aumenta los costes de almacenamiento. Si eso es un problema, un fill rate algo más bajo podría resultar más rentable.
Sin embargo, si lo bajas demasiado, la satisfacción del cliente se resentirá. A base de prueba y error, podrás encontrar el equilibrio que mejor funcione para tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre el fill rate
¿Por qué mi fill rate es bajo?
Un fill rate bajo puede deberse a una combinación de muchos factores. Los principales culpables son los problemas de gestión de inventario, como las roturas de stock. No obstante, un procesamiento de pedidos ineficiente debido a errores también puede afectar negativamente a tu fill rate. Quizá el problema esté en las operaciones de tu almacén, por una distribución poco eficiente o por falta de personal. O tal vez tengas proveedores y distribuidores con bajo rendimiento o retrasos en las entregas.
¿Por qué es importante el fill rate?
El fill rate es una métrica fiable para evaluar la capacidad de un negocio de satisfacer la demanda de los clientes. Una tasa de cumplimiento alta se asocia con una mayor satisfacción y fidelidad de los clientes, mayores ingresos y una cadena de suministro optimizada.
¿Cómo puedes mejorar tu fill rate?
Para mejorar tu fill rate, analiza en qué punto son insuficientes las relaciones con los proveedores, el proceso de compras o la eficiencia del almacén. Además, prever la demanda con más precisión, optimizar la gestión de inventario y hacer más eficientes las operaciones del almacén pueden elevar tu fill rate. El objetivo principal es minimizar las roturas de stock y los pedidos pendientes.
