Guía definitiva para gestionar envíos en las fiestas

La temporada navideña puede ser uno de los periodos de mayor actividad del año para tu negocio. Pero el aumento de las ventas también implica un mayor volumen de pedidos y una mayor presión sobre tu logística.

El aumento de la actividad durante el último trimestre del año también se refleja en los datos del comercio electrónico español. En el cuarto trimestre de 2025 se registraron más de 575 millones de transacciones, un 20,2 % más que en el mismo periodo del año anterior, según datos de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC).

Los compradores esperan recibir sus pedidos dentro del plazo previsto, especialmente cuando se trata de regalos para Navidad. Por eso, es fundamental preparar con antelación la gestión de pedidos, el inventario, el embalaje y los envíos para hacer frente al aumento de la demanda.

En esta guía encontrarás consejos prácticos para gestionar envíos en las fiestas, desde la planificación de tu proceso de envío y la preparación del inventario hasta la comunicación de los plazos de entrega y la gestión de las devoluciones.

12 consejos útiles para gestionar envíos en las fiestas

1. Planifica tu proceso de envío
2. Prepara tu inventario con antelación
3. Abastécete de suministros de envío y embalaje
4. Conoce y cumple las fechas límite de envío en las fiestas
5. Establece una estrategia de envío en temporada alta
6. Etiqueta los paquetes de forma clara y precisa
7. Comunica tus opciones de envío y precios
8. Prepara tu política de devolución
9. Permite que los clientes hagan el seguimiento del estado de sus envíos
10. Prepárate para gestionar las expectativas del cliente
11. Lanza las promociones navideñas con antelación
12. Identifica las causas más comunes de los retrasos en los envíos durante las fiestas

1. Planifica tu proceso de envío

Como ya has visto, de poco sirve destacar en ventas online si no tienes la capacidad de gestionar todos los pedidos. La gestión del aumento de la demanda puede ser un desafío, incluso para los negocios mejor preparados.

Es importante que conozcas cada paso de tu proceso de envío y entrega, y tener una idea aproximada en tu cabeza no cuenta. Idealmente, los procesos deben estar documentados en algún lugar de fácil acceso para todos los miembros de tu equipo.

Para afrontar con éxito las temporadas de gran actividad, es crucial analizar los procesos de envío y anticiparse al aumento de la demanda. Para ello, es recomendable que solicites informes o estudies bien los procesos de envío de tu empresa.

Mientras revisas el proceso, identifica posibles cuellos de botella y busca formas de agilizar las tareas que más tiempo requieren. Por ejemplo, puedes colocar los productos más vendidos cerca de la zona de embalaje para reducir los desplazamientos.

Para definir tu proceso, observa cómo se preparan los próximos pedidos o consulta con el equipo responsable de esta tarea. Anota cada paso y cuánto tiempo lleva completarlo; las estimaciones aproximadas son suficientes para dar los primeros pasos.

El proceso podría ser así:

• Revisar todos los pedidos pendientes desde la sección «Pedidos» en Shopify (1 minuto).
• Organizar los pedidos según la zona de entrega y el método de entrega, como la entrega local o la recogida en tienda (2 minutos).
• Recoger los productos necesarios para cada pedido según el método de entrega (3 minutos).
• Imprimir las notas de entrega (o albaranes) en lote o utilizar la aplicación móvil de Shopify para consultar los productos de cada pedido (2 minutos).
• Preparar el embalaje del tamaño adecuado y los elementos adicionales, como materiales de marca, cupones o muestras gratuitas (1 minuto).
• Comprar e imprimir etiquetas de envío en lote desde el panel de control de Shopify para los pedidos que vayas a preparar (1 minuto).
• Organizar una «cadena de preparación de pedidos» con los albaranes, los productos, el embalaje, los elementos adicionales y las etiquetas de envío (2 minutos).
• Preparar cada pedido con el albarán, los productos y los elementos adicionales. Después, cerrar y etiquetar cada paquete (5 minutos).
• Colocar la etiqueta de envío en cada paquete (2 minutos).

También es importante que hagas una previsión de las ventas para asegurarte de que tienes suficientes suministros de envío, como cajas, cinta adhesiva y etiquetas.

Ahorra tiempo comprando e imprimiendo etiquetas de envío en lote

Para ahorrar tiempo al preparar los pedidos, puedes comprar e imprimir varias etiquetas de envío a la vez desde Shopify. En España, Shopify permite comprar etiquetas de envío de Correos, SEUR y DHL Express Europe directamente desde el panel de control. 

Además, puedes acceder a tarifas de envío con descuento, según el transportista, tu plan de Shopify y las características del envío.

Configura la entrega local o la recogida en tienda para clientes de tu zona

Las opciones de entrega local y recogida en tienda te permiten ofrecer alternativas al envío estándar a los clientes de tu zona. Con la entrega local, puedes establecer las zonas de entrega mediante un radio o determinados códigos postales, mientras que la recogida en tienda permite que los clientes retiren sus pedidos en uno de tus establecimientos.

2. Prepara tu inventario con antelación

A la hora de gestionar envíos en las fiestas, no dejes que la prisa navideña te pille desprevenido. Prepara tu inventario para poder gestionar los pedidos a tiempo y evitar situaciones de desabastecimiento.

Revisa los números del año pasado de octubre a diciembre y busca tres cosas clave:

• Tus productos más vendidos.
• Tu tasa de rotación de inventario.
• Cualquier artículo que se agotara demasiado rápido.

Por ejemplo, si esos lotes de velas de edición limitada se agotaron durante la primera semana de diciembre, podrías plantearte duplicar el pedido este año y tenerlos en stock para noviembre.

3. Abastécete de suministros de envío y embalaje

Ahora es el momento de comprobar que tienes todo lo necesario para el packaging y el envío, como cajas y embalajes, para hacer frente al volumen de ventas previsto. Evita quedarte sin etiquetas adhesivas mientras preparas los pedidos.

Si utilizas una impresora de sobremesa para imprimir las etiquetas, asegúrate de tener suficientes etiquetas de repuesto. Si durante las fiestas esperas un aumento considerable del volumen de pedidos, también puedes plantearte utilizar una impresora térmica para agilizar el proceso de impresión.

Pide también con suficiente antelación el embalaje que necesites para tus envíos, especialmente si utilizas materiales proporcionados por las empresas de transporte.

También puedes añadir elementos adicionales, como un servicio de envoltorio para regalos. Esta opción puede animar a los compradores a aumentar su valor medio de pedido durante las fiestas, pero tendrás que planificarlo con antelación para asegurarte de disponer de suficientes materiales para gestionar los envíos durante las fiestas.

4. Conoce y cumple las fechas límite de envío en las fiestas

Los transportistas suelen publicar cada año sus fechas límite de envío para la campaña navideña. Estos plazos pueden variar según el transportista, el servicio elegido y el destino, por lo que es importante consultarlos con antelación y tenerlos en cuenta al planificar tus envíos.

La elevada demanda durante la temporada navideña también puede provocar retrasos. Durante la campaña de 2025, por ejemplo, GLS España esperaba superar el millón de envíos diarios en los días de mayor actividad, coincidiendo con Black Friday, las compras navideñas y las rebajas de enero.

Comunica claramente a tus clientes los plazos de compra y entrega para que sepan hasta cuándo pueden hacer sus pedidos si quieren recibirlos antes de Navidad. Si ofreces varias opciones de envío, indica los plazos correspondientes a cada una.

Fechas límite de envío: referencia de la campaña de 2025

¿No sabes hasta cuándo puedes enviar un pedido para que llegue a tiempo para Navidad? Las fechas límite dependen del transportista, el servicio y el destino. Como referencia, estas fueron algunas de las fechas recomendadas para la campaña de Navidad de 2025:

Antes de comunicar tus plazos de entrega para 2026, consulta siempre la información más reciente directamente con el transportista. Puedes consultar las páginas web de los principales operadores para comprobar las fechas de la campaña actual:

• Correos
• Correos Express
• SEUR
• MRW
• GLS Spain
• DHL
• UPS España
• CTT Express
• FedEx España

Para envíos internacionales, consulta además los plazos específicos de cada destino y ten en cuenta posibles retrasos relacionados con las aduanas.

5. Establece una estrategia de envío en temporada alta

Las opciones de entrega que ofreces pueden influir en la decisión de compra de tus clientes. Según el tipo de producto que vendas, será más adecuada una estrategia de envío u otra. Puedes combinar diferentes métodos y tarifas para adaptarte a las necesidades de tus clientes.

Estas son las tres modalidades principales que puedes ofrecer:

Envío gratuito

Los costes de envío inesperados pueden hacer que los clientes abandonen sus carritos. Una forma de evitarlo es ofrecer envío gratuito, aunque tengas que incorporar parte o la totalidad de ese coste al precio de los productos.

También puedes ofrecer envío gratuito a partir de un importe mínimo de compra para incentivar a los clientes a añadir otro producto al carrito. Otra opción es reservarlo para determinados clientes o pedidos como parte de una estrategia para fomentar la fidelidad del cliente.

Ventajas:

• Puede aumentar los pedidos y las conversiones.
• Evita sorpresas en el momento del pago.
• Puede mejorar la experiencia del cliente.
• Puede ayudarte a diferenciarte de otros negocios.

Desventajas:

• Tendrás que asumir total o parcialmente los costes de envío.
• Si utilizas servicios de envío económicos, los plazos de entrega pueden ser más largos.

Tarifa plana de envío

Establecer una misma tarifa de envío para todos los productos facilita la gestión de los costes y hace que los gastos de envío sean más previsibles para el cliente. De esta forma, el cliente no paga la totalidad del coste de su envío, pero sí una parte. Gracias a esto, mitigarás el impacto que tienen los costes de entrega ante el consumidor.

Como ejemplo, es una buena opción establecer una tarifa plana de envío cuando vendes productos de diversa índole, para equilibrar los gastos de los artículos que son baratos pero de grandes dimensiones o de peso considerable.

Si, además de envíos nacionales, tienes clientes fuera de tus fronteras, lo más indicado es que establezcas una tarifa plana para envíos internacionales, sobre todo si envías paquetes de forma constante a ciertos lugares.

Ventajas:

• Evita sorpresas en el momento del pago.
• Facilita la comunicación de los precios de envío.
• Hace que los costes de envío sean más previsibles para el cliente.

Desventajas:

• Puedes tener que asumir parte de los costes de algunos envíos.
• Una tarifa única puede resultar poco rentable para artículos grandes o pesados.
• Algunos clientes pueden acabar pagando más de lo que costaría enviar su pedido.

Coste exacto de envío

Con esta opción, el cliente paga el coste de envío calculado para su pedido en función de factores como el destino, el peso, las dimensiones o el servicio elegido. Puede ser una buena alternativa si los costes de envío varían considerablemente entre pedidos.

El principal inconveniente es que los costes elevados pueden hacer que algunos clientes abandonen la compra antes de finalizarla.

Ventajas:

• Resulta óptimo para productos pesados o voluminosos.
• Ofrece transparencia sobre los costes de envío.
• El cliente paga el coste de envío calculado para su pedido.

Desventajas:

• Los costes elevados pueden disuadir a algunos clientes de completar la compra.
• Puede requerir herramientas o configuraciones adicionales para calcular las tarifas de envío durante el proceso de pago.

Además de estas modalidades, puedes ofrecer otras opciones de entrega según las características de tu negocio:

Ofrece opciones de entrega y recogida local

Puedes ofrecer a los clientes de tu zona otras formas de recibir sus pedidos, como la entrega local o la recogida en tienda. Estas opciones pueden reducir los tiempos de entrega y ofrecer una alternativa rápida y económica a los servicios de envío tradicionales.

Envío internacional

El envío internacional puede ayudarte a llegar a nuevos mercados, pero requiere tener en cuenta la legislación de cada destino. Antes de ofrecer esta opción, comprueba los requisitos aduaneros, los impuestos aplicables, las posibles tasas y las restricciones sobre los productos que puedes enviar.

Si realizas envíos internacionales con frecuencia, considera establecer tarifas específicas para los principales destinos y comunica claramente a tus clientes qué costes están incluidos en el precio del envío y cuáles pueden correr de su cuenta.

6. Etiqueta los paquetes de forma clara y precisa

Algunos de los factores que debes tener en cuenta al gestionar tus envíos son el peso y las dimensiones de los productos, ya que estas variables pueden influir en el coste del envío.

Si todos tus productos tienen un tamaño y un peso similares, será más sencillo establecer unos costes y plazos de entrega. Si no es así, puedes agrupar los artículos según sus características. Una vez que hayas analizado tu inventario, podrás establecer una estrategia de envío adecuada para cada tipo de producto.

Tus etiquetas de envío contienen la información que necesita el transportista para gestionar cada paquete y hacerlo llegar a su destino. Por eso, es importante que los paquetes estén etiquetados de forma clara y que la información sea correcta.

También es fundamental indicar el peso de cada producto con la mayor precisión posible. Esto ayuda a calcular correctamente los costes de envío que se muestran durante el proceso de pago y permite generar etiquetas de envío con la información adecuada para cada pedido. 

Si el peso indicado no es correcto, es posible que tengas que actualizarlo o corregir la etiqueta durante la preparación del pedido.

7. Comunica tus opciones de envío y precios

Es esencial que el cliente sepa de antemano cuándo recibirá su paquete, especialmente a la hora de gestionar envíos en las fiestas. Por ello, debes indicarle hasta qué fecha tiene la opción de hacer pedidos y recibirlos a tiempo para regalárselos a sus seres queridos.

Si no puedes garantizar determinados plazos de entrega, comunica los plazos reales. Es mejor establecer expectativas realistas que prometer una fecha que no puedas cumplir.

De igual manera, debes informar claramente de los costes de envío y de las opciones disponibles antes de que el cliente finalice su compra. De esta forma, sabrá cuánto tendrá que pagar y podrá elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades.

Los costes de envío inesperados pueden empeorar tus tasas de conversión, pero «¿Cuánto costará?» no es la única pregunta urgente que tus clientes tienen sobre el envío durante las fiestas. También quieren saber si llegará su pedido a tiempo.

Formas de comunicar información y fechas límite de envío

Más allá de aprovechar tu lista de correos, aquí tienes maneras adicionales de poner esa información frente a tus clientes durante las fiestas:

• Añade un banner. Promociona precios, opciones y plazos de envío mediante un banner visible en tu tienda online.
• Utiliza un pop-up. Informa a los compradores de las fechas límite para hacer sus pedidos y recibirlos a tiempo.
• Añade un elemento destacado en la página de inicio. Utiliza una imagen o una sección específica para mostrar claramente la información sobre los envíos.
• Compártelo en redes sociales. Permite que tus seguidores sepan tus fechas límite de envío en redes sociales.
• Envía un recordatorio por correo electrónico. Indica a tus suscriptores cuándo deben realizar sus pedidos para recibirlos a tiempo.
• Actualiza tu página de preguntas frecuentes. Responde las preguntas de envío más comunes en un lugar destacado.

Crea una página de política de envíos

Muchos clientes revisarán la política de envío de una tienda o la página de preguntas frecuentes si tienen una pregunta relacionada con el envío. Mantener esta página actualizada y con información clara ayuda a los clientes a encontrar respuestas rápidamente y reduce la necesidad de que se pongan en contacto contigo.

8. Prepara tu política de devolución

Terminar correctamente el proceso de envío no significa que el proceso de compra haya terminado: aún tienes que gestionar las posibles devoluciones. Durante las fiestas, el aumento del volumen de pedidos se traduce en un mayor número de devoluciones en las semanas posteriores.

Por eso, es importante contar de antemano con una política de devoluciones clara y fácil de encontrar. Lo ideal es que los clientes puedan consultarla durante el proceso de compra para saber qué opciones tienen si necesitan devolver un producto.

Entre las causas más habituales de devolución se encuentran:

• El producto no estaba bien embalado y llegó dañado.
• El producto no cumplió las expectativas del cliente, lo que puede indicar que la información proporcionada sobre el producto no era suficientemente clara.
• El pedido no llegó al cliente debido a un error en la dirección de envío.

Lo primero que debes hacer es analizar las causas más habituales de devolución en tu negocio. A partir de ahí, establece cómo gestionarás cada situación y quién asumirá los costes de la devolución. 

Por ejemplo, puedes asumirlos cuando el producto llegue dañado o sea defectuoso, mientras que el cliente puede asumirlos en otros supuestos, según las condiciones de tu política de devoluciones y la normativa aplicable.

También debes explicar claramente cómo solicitar una devolución, qué plazos se aplican y cuándo recibirá el cliente el reembolso. Cuando corresponda realizar un reembolso, tramítalo lo antes posible para evitar frustraciones y consultas innecesarias.

Una política de devoluciones clara ayuda a generar confianza y facilitar la decisión de compra. Si decides ofrecer devoluciones gratuitas, comunica claramente esta condición y asegúrate de que puedes asumir el coste que supone para tu negocio.

9. Permite que los clientes hagan el seguimiento del estado de sus envíos

Después de realizar una compra, es normal que los clientes quieran saber cuándo recibirán su pedido. Por eso, es importante ofrecerles información sobre el estado del envío y facilitarles el acceso al seguimiento del pedido lo antes posible.

Cuanto más clara sea la información que proporciones sobre las opciones de seguimiento de pedidos, menos dudas tendrán tus clientes y menos consultas recibirás sobre el estado de sus envíos.

10. Prepárate para gestionar las expectativas del cliente

Gestionar las expectativas del cliente es una parte crítica del proceso de envío. Los compradores quieren tener la tranquilidad de saber cuándo recibirán sus pedidos y qué pueden esperar si surge algún problema. A lo largo del proceso de envío, asegúrate de ofrecer un buen servicio de asistencia al cliente.

Aquí hay algunas tácticas que puedes implementar para gestionar las expectativas de los clientes:

• Comunica la información con claridad. Mantén a los clientes informados durante todo el proceso de envío.
• Sé transparente. Informa a los clientes lo antes posible sobre cualquier cambio en sus pedidos, ya sea un retraso en el envío o cualquier otro imprevisto.
• Establece fechas límite. Asegúrate de que los compradores conozcan las fechas límite para realizar sus pedidos si quieren recibirlos antes de una fecha determinada.
• Responde a las preguntas frecuentes. Crea una página específica en tu tienda que responda a las preguntas más habituales sobre los envíos.
• Ofrece atención a través de tu sitio web. Puedes utilizar un chatbot, sacando partido de la IA para atención al cliente, o contar con personal de atención al cliente que pueda resolver dudas y dirigir a los clientes a la información sobre envíos y seguimiento de pedidos.

11. Lanza las promociones navideñas con antelación

Una estrategia útil para gestionar mejor la temporada alta es lanzar tus promociones navideñas con antelación. En España, la campaña para las fiestas empieza antes de diciembre, con fechas comerciales como el Día del Soltero o el Black Friday y el Cyber Monday en noviembre, y se prolonga hasta el día de Reyes y las rebajas de enero. 

Preparar tus promociones con tiempo puede ayudarte a distribuir los pedidos a lo largo de más días y evitar que la mayor parte de la demanda se concentre justo antes de Navidad.

A la hora de gestionar los envíos durante las fiestas, puedes ofrecer incentivos como el envío gratuito o descuentos por compra anticipada. También puedes animar a los clientes a adelantar sus compras navideñas. Esto puede reducir la presión sobre tu equipo durante los días de mayor actividad y darte más margen para preparar y enviar los pedidos.

Mantén también una lista de tus productos más vendidos y de sus proveedores. Si alguno se vende más rápido de lo previsto, podrás identificar rápidamente a quién contactar para reponer existencias.

12. Identifica las causas más comunes de los retrasos en los envíos durante las fiestas

La planificación ayuda a reducir los problemas, pero algunos retrasos en tus envíos pueden producirse por circunstancias que están fuera de tu control. Conocer las causas más habituales te permitirá anticiparte cuando sea posible y comunicar cualquier incidencia a tus clientes con rapidez.

Climatología

Las condiciones meteorológicas adversas pueden afectar al transporte y retrasar la entrega de los pedidos, especialmente durante los meses de invierno. Las lluvias intensas, nevadas, inundaciones u otros fenómenos meteorológicos pueden provocar interrupciones o dificultades en las rutas de transporte.

Aumento de la demanda

Un aumento de las ventas es una buena noticia para cualquier negocio, pero también puede poner a prueba su capacidad logística. Durante las fiestas, el mayor volumen de pedidos puede generar retrasos en la preparación, recogida o entrega de los paquetes.

Para reducir el impacto, planifica con antelación el volumen de pedidos previsto y asegúrate de que tu equipo, tus existencias y tus materiales de embalaje están preparados para hacer frente al aumento de la demanda.

Escasez de personal

Durante los periodos de mayor actividad, las cadenas de suministro pueden experimentar escasez de mano de obra para almacenes, transporte u operadores logísticos. Aunque no siempre podrás controlar esta situación, puedes reducir su impacto planificando con antelación y manteniendo informados a tus clientes si se producen retrasos.

Otras incidencias en el transporte

Las huelgas, los problemas en las carreteras y otras incidencias que afecten a las rutas de transporte también pueden retrasar las entregas. 

Como en todos los casos, mantener informados a tus clientes sobre cualquier cambio en los plazos previstos y ofrecer información actualizada sobre el estado de sus pedidos es fundamental para mantener su confianza.

Presta atención a la experiencia de desempaquetado

El proceso de envío no termina cuando el paquete sale de tu almacén. La forma en que el cliente recibe y abre su pedido también forma parte de la experiencia de compra. Por eso, al preparar tus envíos, presta atención tanto a la protección del producto como a la presentación y diseño del paquete.

Elige un embalaje adecuado para cada producto y asegúrate de que ofrece suficiente protección durante el transporte. 

También puedes añadir pequeños detalles, como una nota de agradecimiento o elementos que refuercen la identidad de tu marca, siempre que no dificulten la preparación de los pedidos ni aumenten innecesariamente los costes de envío.

La experiencia de desempaquetado, conocida también como unboxing, puede ser especialmente relevante durante las fiestas, cuando muchos pedidos se compran como regalos. Una presentación cuidada puede hacer que abrir el paquete resulte más especial y contribuir a que la experiencia sea coherente con la imagen de tu marca.

Facilita los envíos para regalo

Durante las fiestas, algunos clientes enviarán los regalos directamente a sus familiares o amigos en lugar de entregarlos en persona. Ofrecer opciones como el envoltorio para regalo o la posibilidad de incluir un mensaje personalizado puede facilitarles la compra y mejorar la experiencia de quien recibe el pedido.

Si decides ofrecer este servicio, planifica con antelación los materiales y el tiempo adicional que necesitarás para preparar los pedidos. Así podrás incorporarlo a tu proceso de envío sin que afecte a tu capacidad para gestionar el aumento de pedidos durante las fiestas.

Planifica ahora para gestionar los envíos en las fiestas

Si quieres aprovechar el aumento de las ventas durante las fiestas, es importante tener tu proceso de envío preparado con suficiente antelación. Revisar tus procesos, preparar el inventario, comprobar tus materiales de embalaje y comunicar claramente los plazos de entrega te ayudará a gestionar mejor el aumento de pedidos durante la temporada alta.

Una vez terminada la campaña, analiza y revisa cómo ha funcionado tu proceso de envío. Consulta los datos de tu negocio y tu cuenta de resultados, identifica qué aspectos han funcionado bien y cuáles puedes mejorar y utiliza esta información para prepararte para la próxima temporada de ventas.

Una buena planificación antes de las fiestas y un análisis posterior de los resultados te permitirán seguir mejorando la gestión de tus envíos temporada tras temporada.