¿Qué es OneTrust? Funciones principales + ventajas y desventajas

Las normas de privacidad afectan a prácticamente todas las áreas de una empresa, especialmente cuando se gestionan datos sensibles. Las políticas de privacidad abarcan desde los correos de marketing y la información de los empleados hasta el uso de la IA y los riesgos asociados a los proveedores. 

Si no cuentas con un sistema centralizado para recopilar datos, es posible que acabes dependiendo de hojas de cálculo, correos dispersos y herramientas que no se comunican entre sí. Esto aumenta el riesgo de cometer errores que pueden derivar en multas importantes o en filtraciones de datos capaces de hacer que los clientes pierdan la confianza.

OneTrust es uno de los programas de gestión de la privacidad más fiables del mercado. Su plataforma permite gestionar desde un mismo lugar la privacidad, la gobernanza de datos y los riesgos asociados. Esto facilita integrar estos aspectos en las operaciones diarias de la empresa, en lugar de abordarlos con posterioridad.

Conoce mejor esta solución y descubre si puede encajar en las necesidades de tu negocio.

¿Qué es OneTrust?

• Privacidad y gobernanza de datos
• GRC y garantía de seguridad
• Ética y cumplimiento
• ESG y sostenibilidad

OneTrust nació en 2016 de la mano de su CEO, Kabir Barday, y tiene su sede en Atlanta. Es una empresa global de software especializada en la protección de información, la gobernanza de datos y el cumplimiento normativo. Su plataforma ayuda a las empresas a alinear sus prácticas de datos con leyes internacionales como el RGPD, la CCPA, la HIPAA y la Ley de IA de la UE. Dispone de una extensa selección de herramientas para facilitar el cumplimiento normativo y generar confianza entre las partes interesadas.

Para adaptarse a las distintas necesidades de cada empresa, OneTrust organiza su plataforma de cumplimiento de datos en cuatro «nubes», cada una centrada en un área de responsabilidad diferente. Así, las empresas pueden elegir las soluciones que mejor encajen con sus necesidades:

Privacidad y gobernanza de datos

Esta nube se encarga de la gestión del consentimiento y las preferencias, una necesidad habitual para muchas empresas. Permite que los usuarios acepten o rechacen determinados correos o el seguimiento digital. 

También gestiona los banners de consentimiento de cookies, los registros que demuestran que se respetaron las decisiones de los usuarios y las solicitudes relacionadas con los derechos sobre los datos, como pedir a una empresa que comparta o elimine datos personales. 

Una vez implementado este paso, resulta más sencillo ampliarlo a otras áreas, como la gobernanza de datos, la seguridad o los informes ESG (siglas en inglés de ambiental, social y de gobernanza), ya que todas las herramientas están diseñadas para funcionar de forma conjunta.

GRC y garantía de seguridad

Esta nube se centra en la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento (GRC). Te ayuda a controlar las evaluaciones de seguridad, mantener registros de riesgos y organizar la documentación de auditoría desde un único sistema centralizado.

Ética y cumplimiento

Esta nube tiene más que ver con las personas que con los datos. Facilita la formación de los empleados en prácticas éticas y ofrece canales seguros para denunciar conductas indebidas o comunicar problemas dentro de la organización.

ESG y sostenibilidad

Esta última nube controla el impacto ambiental y social. Úsala para hacer un seguimiento de métricas como las emisiones de carbono y para generar informes destinados a las partes interesadas, los inversores o los organismos reguladores.

OneTrust se conecta directamente con otras herramientas empresariales que quizás ya utilices (como Salesforce Sales Cloud y HubSpot) mediante integraciones predefinidas e interfaces de programación de aplicaciones (API). 

De este modo, los datos de consentimiento y las preferencias fluyen automáticamente por todos tus sistemas, como las listas de correo, los programas de fidelización o la información que utilizan los equipos de atención al cliente. De este modo, las preferencias de cada persona se mantienen actualizadas en todos los puntos de contacto.

Funcionalidades clave de OneTrust

• Consentimiento y preferencias
• Gestión de terceros
• Gobernanza de la IA
• Automatización de la privacidad
• Riesgo tecnológico y cumplimiento
• Gobernanza del uso de datos

Puedes empezar por las funcionalidades que cubren tus necesidades más urgentes (como la gestión del consentimiento o el seguimiento de proveedores) e ir ampliándolas a medida que crece tu operativa o cambian las normativas. Para entender qué es OneTrust y qué puede ofrecerte, conviene conocer sus principales funcionalidades, especialmente a medida que evolucionan tus necesidades de privacidad, seguridad o gobernanza de la IA.

Aquí tienes una explicación más detallada:

Consentimiento y preferencias

Cuando tienes una tienda online, necesitas gestionar las preferencias de tus clientes, como si desean recibir correos promocionales o avisos de envío por SMS. Las herramientas de gestión del consentimiento de OneTrust facilitan esta tarea mediante paneles de preferencias sencillos en los que los clientes pueden elegir qué comunicaciones quieren recibir y cambiar sus preferencias cuando lo crean conveniente.

La plataforma guarda un registro de cada decisión, lo almacena de forma centralizada y lo sincroniza con tus sistemas conectados. Esto significa que no hace falta crear manualmente ventanas emergentes, formularios ni lógica de backend para recopilar el consentimiento de los clientes cada vez.

Por ejemplo, una tienda de ropa puede pedir a sus clientes que marquen distintas casillas para recibir contenido promocional con consejos de estilo, avisos de rebajas de temporada e invitaciones a tiendas pop up locales. OneTrust registra cada elección, de modo que los mensajes solo llegan a quienes los han solicitado.

Al publicar anuncios, OneTrust conecta los datos de consentimiento directamente con las plataformas publicitarias, para que las campañas se ajusten según las preferencias de cada usuario. Si alguien rechaza el seguimiento, se bloquean los anuncios personalizados; si lo acepta, se muestran anuncios a medida.

Gestión de terceros

Tener un pequeño negocio implica trabajar con numerosos proveedores (procesadores de pagos, plataformas de marketing, servicios de envío). Cada uno de ellos hace su propia gestión de los datos de los clientes. Este es un buen momento para preguntarte cómo OneTrust te ayuda a gestionar estos datos. La plataforma puede escanear automáticamente los sistemas conectados para identificar dónde se almacena la información de los clientes y crear un inventario centralizado. Esto te permite responder con mayor rapidez a las solicitudes de los usuarios y a las comprobaciones de cumplimiento.

OneTrust mantiene registros de las prácticas de privacidad y seguridad de tus socios en relación con los datos de los clientes, y facilita la gestión de incidentes al avisarte cuando detecta algún problema.

Por ejemplo, si tienes una tienda de joyas artesanales y quieres asegurarte de que tu proveedor de email marketing cumple los requisitos del RGPD, OneTrust supervisa sus certificaciones de cumplimiento y detecta posibles carencias. Así puedes comprobar que los datos de tus clientes se gestionan correctamente.

Y si tu negocio es una tienda de café online y haces envíos a toda España, OneTrust registrará cómo tus socios de fulfillment protegen las direcciones y los datos de pago mediante cifrado. Con esto garantizas que la información sensible de tus clientes está protegida durante todo el proceso.

Gobernanza de la IA

La IA está cada vez más presente en el ecommerce y los negocios de servicios, y plantea nuevos retos en la gestión de la privacidad de los datos. En este contexto, las funcionalidades de gobernanza de la IA de OneTrust supervisan cómo las herramientas de inteligencia artificial utilizan los datos. También ayudan a comprobar que su uso se ajusta a normativas como la Ley de IA de la UE y a reducir los riesgos asociados.

Imagina que tienes una tienda de decoración del hogar y usas la IA para redactar textos publicitarios. Con OneTrust, podrías registrar las fuentes de las que tu herramienta de IA obtiene la información, como las descripciones de productos o las imágenes aprobadas. Así tendrás la documentación lista por si surgen dudas sobre los derechos de autor o el cumplimiento.

Por ejemplo, si tuvieras un centro de fitness, podrías usar un software de programación con IA sin que las notas de salud estuvieran disponibles como fuente de información. En este sentido, OneTrust puede documentar a qué datos no tiene acceso la herramienta de IA. Esto te ayuda a demostrar el cumplimiento de normativas de privacidad sanitaria como la HIPAA y a reducir el riesgo de que los datos se utilicen de forma indebida por error.

¿Estás creando tu propia herramienta de IA? Tal vez lo que te interesa es tener tu propio chatbot para responder a las preguntas frecuentes de tu tienda. OneTrust puede controlar con qué conjunto de datos se entrena la herramienta, qué permisos tienes y las comprobaciones de riesgo que has realizado antes de su lanzamiento. 

De este modo, si las autoridades competentes o los clientes quieren saber cómo diseñaste tu chatbot de IA y qué información utiliza, tendrás toda la documentación necesaria para demostrar que cumple con todos los requisitos.

Automatización de la privacidad

La gestión manual de la privacidad de los datos consume mucho tiempo: hacer un seguimiento de las solicitudes de los clientes, actualizar hojas de cálculo y revisar los registros de cumplimiento de cada proveedor. ¿Solución? Con una evaluación de riesgos exhaustiva podrás agilizar el proceso. OneTrust te ayuda a automatizar el trabajo manual (solicitudes de eliminación, alertas de datos sensibles, reglas de conservación) para que puedas centrarte en gestionar tu negocio.

Por ejemplo, una escuela de cocina local podría automatizar con OneTrust las solicitudes de acceso y enviar a sus alumnos la información almacenada sobre ellos, sin que el personal tenga que dedicar tiempo a esta tarea. Del mismo modo, una tienda online podría configurar la eliminación automática de los datos de pago después de 30 días, reduciendo así el riesgo de filtraciones.

Automatizar los procesos de privacidad también ayuda a las tiendas online con un volumen creciente de pedidos: con la automatización pueden agilizar las solicitudes de eliminación de datos, incluso durante los periodos de mayor actividad.

Riesgo tecnológico y cumplimiento

La nube de GRC y garantía de seguridad centraliza las tareas relacionadas con las políticas, los riesgos y el cumplimiento. Reúne las evaluaciones de riesgos y la preparación de auditorías en un mismo lugar, para que los equipos pequeños no tengan que recurrir a varias hojas de cálculo y aplicaciones.

En lugar de depender de archivos dispersos, un negocio de retail podría usarla para documentar que su procesador de pagos cumple la Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS, por sus siglas en inglés) antes de lanzar una gran promoción.

¿Tienes un negocio de ecommerce y estás probando un nuevo software de gestión de inventario? Puedes realizar tus comprobaciones de riesgo de privacidad de datos desde el mismo panel y registrar los resultados para detectar cualquier problema antes de que la aplicación entre en funcionamiento. En ambos casos, OneTrust aporta la estructura necesaria para reunir pruebas, controlar las correcciones y mantener un registro auditable en un solo lugar.

Estas comprobaciones pueden extraer datos de escáneres de vulnerabilidades, registros de proveedores y sistemas de tickets, lo que te permite obtener, en un mismo lugar, una visión general de las vulnerabilidades de tus aplicaciones, los problemas con tus proveedores y el estado del cumplimiento. Así, te resultará más fácil priorizar las correcciones que tengas que llevar a cabo.

Gobernanza del uso de datos

La gobernanza de datos consiste en saber dónde se almacena la información de tus clientes, quién puede acceder a ella y para qué se utiliza, y así controlar mejor el cumplimiento. ¿Qué es OneTrust en materia de gobernanza de datos? Una forma eficiente de gestionar gran parte de este proceso, desde el etiquetado de datos y la gestión de los consentimientos de los usuarios hasta la aplicación automática de tus reglas.

Aquí tienes varios ejemplos en la práctica: un negocio de productos para mascotas podría permitir que el equipo de marketing vea los historiales de compra para los programas de fidelización, pero impedir la exportación de esos datos. Por su parte, un fotógrafo de bodas podría dar acceso a las fotos a los editores, pero restringir la consulta de las notas personales de los clientes.

En el uso de la IA, ciertos conjuntos de datos pueden marcarse como seguros para el entrenamiento y otros como restringidos. De este modo, garantizas un uso responsable y evitas eventuales problemas de cumplimiento.

Ventajas y desventajas de usar OneTrust

OneTrust combina herramientas de privacidad, registros de riesgos, supervisión de la IA y seguimiento del consentimiento para gestionar todo tu ecosistema de datos. También puede funcionar con las aplicaciones y los sistemas que ya estás utilizando. 

Es una gran ventaja: al cambiar un ajuste en un solo lugar (por ejemplo, la preferencia de correo de un comprador), se actualizarán automáticamente tu lista de correos, tu herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) y tu segmentación publicitaria, sin tener que actualizar cada sistema por separado.

Una de las posibles desventajas de OneTrust es que ofrece muchas herramientas que no todos los negocios necesitan. El precio de esta solución depende del tamaño de la empresa y de las funcionalidades contratadas, y normalmente requiere una suscripción. Si solo vas a utilizar unas pocas funciones, puede ser difícil justificar su coste. 

Por ejemplo, si lo que te hace falta es que tus clientes puedan gestionar sus preferencias, quizá no le saques partido al resto de las herramientas. Además, tendrás que dedicar tiempo a formarte y a formar a tu equipo si quieres aprovechar al máximo todas sus funcionalidades.