導入支援事業者とは？業務内容や必要性、選び方

新しいシステムやツールの導入にあたっては、既存システムとの連携、データの移行、導入後の現場への定着など、専門知識が求められます。社内だけでこうした工程を担うことが難しい場合は、信頼できる導入支援事業者へ依頼することで、導入をスムーズに進められます。

本記事では、導入支援事業者の業務内容、依頼を検討すべきケース、料金体系、選び方などを分かりやすく解説します。システム導入に関する業務委託を検討している企業はぜひ参考にしてください。

導入支援事業者とは

導入支援事業者とは、企業から依頼を受け、システムやツールを導入して実際の業務で利用できる状態に整える事業者です。

システムやツールは、購入や契約をしただけでは、企業の業務手順や既存システムに合わないことがあります。そこで導入支援事業者は、導入の目的や業務内容を確認し、導入計画の策定、既存システムとの連携、現場での研修などを行います。

導入支援事業者の業務内容

1. 現状を分析し、導入計画を立てる
2. システムの利用環境を整える
3. 既存システムと連携させる
4. 既存データを新しいシステムへ移す
5. テストを行い、本番稼働させる
6. 研修を行い、運用を社内に定着させる
7. 本番稼働直後の運用を支える

1. 現状を分析し、導入計画を立てる

導入支援事業者は、企業が実現したい事業目標に基づいて、どのシステムをどう導入し、どう運用するかという具体的な計画を立てます。そのために、まずは現状を把握し、主に以下の3つを確認します。

• 業務の進め方：受注から納品までの流れ、データの保管場所、既存システム間の連携状況など
• 解決すべき課題：待ち時間が発生している工程、属人的な業務、システム間の連携不足など
• 制約条件：予算の上限、既存システムの仕様、法令や社内規程による制限など

現場では、非効率な手順であっても担当者が課題として認識していないことがあります。そのため導入支援事業者は、聞き取りで得た情報だけに頼らず、業務の実態を客観的に分析します。たとえば、現場で発生している手作業の量を時給ベースで金額に換算し、いま手を打たなかった場合に発生し続けるコストとして示します。

現状を把握したら、導入後の業務の進め方やシステムの構成を具体化します。主な内容は以下の通りです。

• 営業、経理、顧客対応、ITなど、各部門が必要とする機能を整理する
• システム導入後に、誰が、どのような順番で作業や承認を行うかを設計する
• ECプラットフォーム、ERP（統合基幹業務システム）、CRM（顧客管理システム）、OMS（受発注管理システム）、WMS（倉庫管理システム）など、関係するシステムの構成や連携方法を整理する
• データの欠落、システム連携の不具合、本番稼働の遅延など、導入時に想定されるリスクを事前に洗い出す

あわせて、今回の導入支援でどこまで対応するかを決めます。線引きを明確にすることで、導入途中に追加の要望が出た場合も、合意した範囲に含まれる作業か、追加の費用や期間が必要な作業かを判断できます。結果として、スケジュールの遅延や費用の増加を抑えられます。
こうして導入支援事業者は、現状の分析結果、新システム導入後の業務のあり方、対応範囲などを導入計画としてまとめます。

2. システムの利用環境を整える

導入計画にまとめた業務のあり方などに基づいて、導入支援事業者はシステムの初期設定や環境構築を行います。主な作業は以下の通りです。

• システムのセットアップ：ソフトウェアのインストール、アカウント作成、アクセス権限の設定などを行う
• データの整理：顧客、取引、商品などのデータをどのように保管し、関連づけるかを決める
• 業務の流れの反映：作業や承認の順序を設定し、各工程がスムーズにつながるようにする
• UIやUXの最適化：現場で使用する管理画面や、顧客が目にする画面の見た目や配置、パフォーマンスを調整する
• 定型業務の自動化：承認依頼メールの送信や担当者へのタスク振り分けなど、繰り返し発生する作業を自動化する

設定する際に重視されるのは、システムを実際の業務に合わせることです。たとえば、CRMを導入する企業で、見積書を顧客へ提出する前に上長の承認を得るという社内ルールがある場合、システム上でも承認が完了するまで見積書を提出できないように設定します。実際の業務手順に沿ってシステムを設定することで、運用上の混乱を抑え、現場への定着につなげられます。

また、組織の拡大や変化にも対応できるよう、システムの拡張性も考慮します。データの項目名や分類方法などを場当たり的に決めてしまうと、担当者が変わったり、業務量が増えたりした際に、設定の見直しが必要になります。

3. 既存システムと連携させる

企業が既に複数のシステムを利用している場合、導入支援事業者は新たに導入するシステムと既存システムを正しく連携させます。これにより、同じデータをシステムごとに入力したり、内容が一致しているかを確認したりする作業を減らし、業務を効率化できます。主な作業は以下の通りです。

• 連携するデータの種類、受け渡すタイミング、データ形式などを定める
• APIなどを利用し、システム間の連携基盤を構築する
• 一連の業務で各システムがどのように連動するかを設計する
• 連携時にエラーが発生した場合の再試行、通知、エラー処理の方法を決める
• 本番稼働後のデータ量や処理件数を想定して性能を検証する

作業を終えた後は、各システムが想定通りに連携し、必要なデータが正しく受け渡され、エラーの検知や復旧が可能であることを確認します。

4. 既存データを新しいシステムへ移す

既存システムから新システムへ切り替える場合は、蓄積されているデータを移行します。これまで業務システムを利用していなかった現場でも、表計算ソフトなどで管理しているデータがあれば、新しいシステムへ取り込む作業が必要になることがあります。

導入支援事業者は、移行するデータを決めて重複するデータを削除し、表記や形式を統一します。対象となるデータはシステムによって異なりますが、顧客情報、取引履歴、商品やサービスの価格などが挙げられます。

本番環境へデータを移す前に、テスト環境でリハーサルを行います。主な確認項目は以下の通りです。

• 移行対象のデータに欠落や重複がなく、正しく移行されているか
• 本番移行と同程度の量のデータを、途中で失敗せず、予定時間内に移せるか
• データ移行によってほかのシステムや業務に問題が生じないか

運用中のシステムから新システムへ切り替える場合は、移行当日の作業手順や実施日時、データの更新を停止する時間帯を決めます。事前にリハーサルと切り替えの準備を行うことで、業務への影響を抑えながらデータを移行できます。

5. テストを行い、本番稼働させる

本番稼働前には、導入支援事業者の支援のもと、現場の担当者が実際の業務を想定してシステムを操作する受け入れテスト（UAT）を行います。あわせて導入支援事業者は、複数のシステムをまたぐ一連の処理が正常に進むかを確認します。入力内容の不備や処理の中断、アクセスや処理の集中など、本番稼働後に起こり得る例外的な状況も含めて検証します。

また、本番稼働に向けて、以下の準備も行います。

• 準備状況の確認：必要なテストや設定が完了し、現場が新システムを使い始められる状態かを確認する
• データの最終確認：連携する各システムに、最新のデータが正しく反映されているかを確認する
• 切り替え順序の決定：どのシステムや部門を、いつ、どの順番で新システムへ切り替えるかを決める
• 問題発生時の対応：本番稼働を中止する条件と、必要に応じて旧システムでの運用へ戻す手順を決める
• 稼働当日の体制整備：作業の担当者、問題発生時の連絡先、対応の責任者を決める

これらの準備が整い、本番稼働を開始できると判断されたら、決めた順序に沿って新システムへ切り替えます。

6. 研修を行い、運用を社内に定着させる

導入支援事業者は、現場のスタッフには日常業務で必要な操作方法を、管理者には権限の管理や設定変更などの運用方法を説明します。機能の概要だけでなく、実際の画面を使いながら具体的な操作手順を伝えます。対面での研修に加えて、以下の教材や資料も提供します。

• オンラインの動画教材
• 主要業務の標準作業手順書（SOP）
• 管理者向けの操作資料
• 問題が発生した場合の対応マニュアル

あわせて、社内の運用担当者にシステムの設定内容やその意図を共有し、企業が日常的な運用を外部に頼らず行える体制を整えます。運用担当者は、本番稼働後に現場からの問い合わせや改善要望に対応します。

7. 本番稼働直後の運用を支える

本番稼働直後は、事前のテストでは見つからなかった問題が表面化しやすい時期です。そのため導入支援事業者は、新しいシステムを使った業務を一定期間にわたって支援します。期間中は、システムの稼働状況や発生した問題、対応状況を日次または週次で確認し、企業側の担当者と共有します。

主に以下の支援を行います。

• 管理画面やシステムの処理記録を確認し、各機能が正常に動作しているか、システム間でデータが正しく受け渡されているかを調べる
• 問題が発生しているシステムや工程、影響する範囲を特定し、緊急性の高いものから担当者を決めて対応する
• 現場から寄せられた問い合わせや実際の利用状況をもとに、画面の設定や権限、通知方法、業務手順などを調整する

さらに、稼働後の運用を通じて明らかになった改善点を整理します。処理性能の向上、非効率な設計の見直し、定型業務の自動化、機能の追加などに優先順位を付け、中長期的な改善計画へ反映します。

導入支援事業者の種類

導入支援事業者の主な種類は以下の通りです。

• システムインテグレーター（SIer）：企業のシステム導入において、企画、開発、テスト、運用、保守まで幅広く対応する事業者です。複数のシステムや部門が関わる大規模な案件にも対応します。
• 専門事業者：特定のシステムや業務分野に特化した事業者です。EC、CRM、マーケティングなど、特定分野に固有の業務や課題に対応する必要がある場合に向いています。
• コンサルティング会社：企業の経営課題や業務上の問題を整理し、システムを導入する目的や方針、必要な機能などを明確にすることを得意とする会社です。導入するシステムが決まっていない場合や、導入前に業務全体を見直す必要がある場合に向いています。
• 運用支援事業者（MSP）：本番稼働後のシステム運用や保守を、継続的に請け負うことを得意とする事業者です。社内に十分な人員や知識がない場合に、日常的な管理、問い合わせ対応、問題発生時の対応などを長期的に支援します。

なお、事業者ごとの業務範囲は明確に分かれているわけではありません。たとえば、システムインテグレーターが導入前のコンサルティングから、本番稼働後の運用や保守まで一貫して行う場合もあります。

導入支援事業者への依頼を検討すべきケース

導入支援事業者への依頼を検討すべき主なケースは以下の通りです。

• 連携が必要なシステムが複数ある
• 移行するデータの量が多い、またはデータの品質に問題がある
• 企業独自の業務手順や複雑な承認ルールがある
• 新システムの稼働日が決まっていて、それまでの期間が短い
• 法令、税制、業界基準など、対応すべき要件が多い
• 複数の地域や拠点へ同時に導入する
• 研修の対象となる利用者が多く、業務手順の変更範囲も広い
• 導入プロジェクトを担う人材が社内に不足している

たとえば、ECプラットフォームを利用した自社ECサイトの構築を検討している企業の場合、取り扱う商品数の多さや、在庫管理システム、会計ソフトなどとの連携といった条件が重なるほど、導入の難易度が高くなり、社内だけで対応する場合の負担も大きくなるため、導入支援事業者に依頼するとよいでしょう。

導入支援事業者に依頼するメリット

• 導入を早く進められる
• 導入に伴うリスクを抑えられる
• 新しいシステムが現場で活用されやすくなる
• 事業の変化に合わせてシステムを拡張しやすくなる

導入を早く進められる

経験豊富な導入支援事業者は、新システム導入時に何を、どの順番で進めるべきかを把握しています。そのため、社内だけで作業内容や役割分担を整理する場合に比べ、計画から本番稼働までを効率的に進められます。

たとえば日清食品は、Shopifyパートナーの協力のもと、導入決定から4か月でECサイトのリニューアルを完了しました。当時は、予定していたキャンペーンの開始までに新サイトへ切り替えなければならず、スケジュールを延期できない状況でした。

導入に伴うリスクを抑えられる

導入支援事業者が本番稼働前にテストを行うことで、データ移行やシステムの切り替えの際に起こり得る問題を事前に発見しやすくなります。また、問題発生時の対応方法や切り戻し手順を用意しておくことで、万が一問題が発生しても、速やかに対応できる体制を整えられます。

また、導入途中に新たな要望や仕様変更が生じた場合、導入支援事業者は、追加で必要となる作業を整理し、スケジュールや費用への影響とあわせて企業に提示します。企業はその内容を踏まえ、今回の導入で対応するか、後の段階に回すかを決めます。これにより、作業範囲が知らないうちに広がるのを防ぎ、スケジュールの遅延や費用の増加を抑えられます。

新しいシステムが現場で活用されやすくなる

導入支援事業者は、企業の業務に合わせて、新しいシステムを使った仕事の進め方を整理し、利用者が共通の手順で作業できるようにします。これにより、担当者ごとに使い方が異なったり、システム導入前のやり方に戻ったりするのを防げます。

また、導入支援事業者は、導入後のシステム管理に必要な知識や対応方法を社内の担当者へ引き継ぎます。そのため、企業は細かな問題への対応や設定変更を社内で行えるようになり、外部の支援に頼る場面を減らせます。

事業の変化に合わせてシステムを拡張しやすくなる

導入支援事業者は、事業の拡大によって利用者や処理するデータが増える場合や、新たな部門や拠点でシステムを利用する場合も想定し、データの管理方法やシステム間の連携方法を設計します。また、設計した内容を資料として残します。

これにより、新しい機能やシステムを追加する際に、変更が必要な箇所を把握しやすくなります。既存のシステム構成を活用して対応できるため、追加のたびにシステム全体を作り直す必要も減らせます。

導入支援事業者の料金体系

導入支援事業者の主な料金体系は以下の通りです。

• 固定料金制：あらかじめ決めた作業範囲に対して、固定の料金を支払う方式です。必要な機能や作業内容が明確な案件に向いています。
• 工数制：作業にかかった時間や日数に応じて料金を支払う方式です。現状分析を進めながら必要な作業を決める案件や、途中で作業内容が変わる可能性がある案件に向いています。
• 月額契約：本番稼働後の運用や継続的な改善に対して、毎月一定の料金を支払う方式です。
• 併用型：主要な工程には固定料金制を採用し、追加の要望や機能拡張には工数制を適用する方式です。

同じ料金体系でも、導入費用は案件によって異なります。費用を大きく左右するのは、導入の難易度と、導入支援事業者が担当する業務の範囲です。たとえば、連携するシステムが多ければ、連携方法の設計や検証にかかる工数が増えます。移行するデータが多い場合や、データに重複や表記のばらつきがある場合は、データの整理や移行にも時間がかかります。また、本番稼働までの期間が短ければ、限られた期間で作業を進めるため、通常より多くの人員が必要になり、その分費用も高くなる可能性があります。

導入支援事業者の選び方

• 開発元や公的制度の公式サイトから探す
• 自社と条件が近い案件の実績を確認する
• 複数の事業者へ見積もりを依頼する

開発元や公的制度の公式サイトから探す

システムやツールの開発元がパートナー制度を設け、一定の基準を満たした導入支援事業者を公式サイトで紹介していることがあります。利用するシステムが決まっている場合は、こうしたページから候補を探せます。

たとえば、Shopify（ショッピファイ）のShopify Partner Directoryでは、ECサイトの構築や既存システムからの移行など、必要なサービスに対応する事業者を検索できます。

公的な支援制度に登録された事業者から探す方法もあります。たとえば、デジタル化・AI導入補助金公式サイトでは、審査を経て登録されたIT導入支援事業者とITツールが公開されています。同補助金の利用を検討している場合は、この一覧から自社の業種や経営課題に合う候補を探します。

ただし、公式サイトへの掲載や公的制度への登録だけで、依頼する案件への適性が保証されるわけではありません。候補を絞った後は、各事業者の実績も確認しましょう。

自社と条件が近い案件の実績を確認する

業種、連携するシステム、移行するデータの量など、自社と条件が近い案件への対応経験があるかを確認しましょう。同じシステムを導入する場合でも、こうした条件によって必要な作業は異なります。類似案件の実績がある事業者であれば、必要な作業を把握している可能性が高く、計画段階での見落としを防ぎやすくなります。

導入事例を見る際は、導入前にどのような課題があり、導入支援事業者がどの工程を担当し、どのように対応したのかを確認します。詳しい内容が公開されていない場合は、問い合わせ時に過去の案件で担当した工程や具体的な対応内容を尋ねるとよいでしょう。

複数の事業者へ見積もりを依頼する

複数の事業者へ見積もりを依頼し、金額だけでなく、提案された進め方、見積もりに含まれる作業の範囲、企業側と導入支援事業者の役割分担などを比較しましょう。

各社には、システムによって実現したいこと、現在利用しているシステム、連携やデータ移行の必要性など、同じ情報を詳しく伝えます。これにより、自社の状況に合った具体的な提案を受けやすくなり、各社の提案も比較しやすくなります。

加えて、当初の想定になかった作業や仕様変更が生じた場合の料金も確認します。どのような変更が追加料金の対象となり、その料金をどのように算出するのか、外部サービスの利用料が別途必要になるのかも確認しておきましょう。

まとめ

導入支援事業者は、システムやツールの導入計画から稼働後の運用までを支援する事業者です。専門知識や人員が不足している企業でも、導入に伴うリスクを抑え、システムを現場に定着させやすくなります。

まずは、新しいシステムによって何を実現したいのかを明確にし、社内だけで対応できるかを検討してみてください。関係するシステムが多い場合や、移行するデータの規模が大きい場合は、導入支援事業者の支援を受けた方がスムーズに進められることもあります。判断に迷う場合は、必要な支援の範囲について導入支援事業者に相談し、提案された支援内容や見積もりを予算やスケジュールと照らし合わせるとよいでしょう。