Vroeger was het heel normaal om elke maand je rekeningen handmatig te betalen. Je moest zelf bijhouden welke bedragen je moest overmaken en wanneer. Dat kostte niet alleen veel tijd, maar vergrootte ook de kans op fouten of vergeten betalingen.
Gelukkig maakt automatische incasso dat een stuk makkelijker. Hiermee worden betalingen namelijk automatisch van je bankrekening afgeschreven, zonder dat je er iedere keer zelf aan hoeft te denken. Ook voor ondernemers is dit handig, bijvoorbeeld bij abonnementen of andere terugkerende betalingen.
Maar hoe werken automatische incasso’s precies en hoe kun je het instellen voor je bedrijf? In dit artikel legt Shopify het je uit.
Wat is automatische incasso?
Met automatische incasso kun je als ondernemer rechtstreeks geld van de bankrekening van je klanten laten afschrijven, maar je hebt hiervoor wel eerst toestemming nodig. Daarna verlopen de betalingen automatisch en hoeven klanten niet iedere keer zelf geld over te maken.
Dit is vooral handig als je regelmatig betalingen ontvangt, bijvoorbeeld iedere maand. Het bedrag hoeft daarbij niet altijd hetzelfde te zijn. Je kunt automatische incasso’s gebruiken voor:
- Abonnementen
- Lidmaatschappen
- Betalingen in termijnen
- Facturen van leveranciers
Voordat je geld mag afschrijven, moet de klant eerst toestemming geven via een incassomachtiging. Hierin staan onder andere de bankgegevens en de afspraken over de betalingen. Zo is voor beide partijen duidelijk waarvoor de klant precies toestemming geeft.
In Nederland gaan automatische incasso’s meestal via SEPA (Single Euro Payments Area). Dit is een Europees betaalsysteem waarmee je betalingen in euro’s kunt ontvangen van klanten in Nederland en andere landen.
Automatische incasso vs periodieke overboeking vs terugkerende betaling
Er zijn verschillende manieren van automatische betalingen. Automatische incasso, periodieke overboekingen en terugkerende betalingen lijken op elkaar, maar werken net iets anders. Het belangrijkste verschil is wie de betaling regelt en wie bepaalt wanneer en hoeveel er wordt betaald.
Terugkerende betaling
Een terugkerende betaling is een soort verzamelnaam voor betalingen die regelmatig plaatsvinden, bijvoorbeeld iedere week of maand. Dit kan via automatische incasso, een creditcard of een periodieke overboeking. Het bedrag wordt automatisch afgeschreven of overgemaakt.
Periodieke overboeking
Bij een periodieke overboeking stelt de klant zelf een betaling in via de bank. De klant bepaalt welk bedrag wordt overgemaakt en hoe vaak dit gebeurt, bijvoorbeeld € 50 op de eerste dag van de maand. De bank voert de betaling vervolgens automatisch uit. De klant kan de overboeking zelf aanpassen of stopzetten.
Automatische incasso
Bij automatische incasso geef je als klant een bedrijf toestemming om geld van je bankrekening af te schrijven. Het bedrijf regelt vervolgens de betalingen en kan binnen de gemaakte afspraken bepalen wanneer en hoeveel er wordt geïncasseerd. De klant hoeft dus niet iedere keer zelf een betaling uit te voeren en kan de machtiging ook weer intrekken.
Voordelen van automatische incasso
Automatische incasso heeft voordelen voor zowel ondernemers als klanten. Het bespaart tijd, maakt betalingen makkelijker en zorgt ervoor dat je minder snel een betaling mist. Hieronder lees je waarom automatische incasso voor veel bedrijven een handige betaalmethode is.
Gemak
Vanaf het moment dat een klant toestemming heeft gegeven voor automatische incasso, worden de betalingen automatisch geregeld. Je hoeft als ondernemer dus niet steeds achter openstaande betalingen aan, en ook voor klanten is het fijn dat ze niet iedere maand zelf een betaling hoeven te doen.
Lagere kosten
Automatische incasso is vaak goedkoper dan andere betaalmethoden, zoals creditcardbetalingen. Je betaalt meestal lagere transactiekosten en je bent minder tijd kwijt aan de administratie. Hoeveel je precies bespaart, hangt af van je bank of betaalprovider. Je kunt klanten eventueel een korting aanbieden als ze voor automatische incasso kiezen.
Betrouwbare inkomsten
Als klanten iedere maand automatisch betalen, dan weet je beter wanneer je inkomsten kunt verwachten en creëer je een stukje zekerheid. Vooral voor bedrijven met abonnementen of lidmaatschappen is dat handig. Het maakt het makkelijker om je inkomsten te plannen en overzicht te houden over je cashflow.
Minder fouten
Bij automatische incasso hoef je niet iedere betaling handmatig te verwerken. Daardoor is de kans op fouten kleiner en worden betalingen minder snel vergeten. Bovendien worden de transacties automatisch vastgelegd, waardoor je administratie overzichtelijker blijft.
Veiligheid
Automatische incasso verloopt in Nederland via het SEPA-betaalsysteem. Klanten moeten vooraf toestemming geven voordat een bedrijf geld van hun rekening mag afschrijven. En bij een gewone Europese SEPA-incasso kunnen consumenten een afschrijving binnen acht weken terugboeken. Hiermee hebben klanten meer controle over hun betalingen.
Breed beschikbaar
SEPA-incasso is beschikbaar in Nederland en andere landen binnen het SEPA-gebied. Daardoor kun je ook betalingen ontvangen van klanten met een buitenlandse bankrekening.
Snelheid
Zodra een incassomachtiging is geregeld, kun je betalingen automatisch laten uitvoeren. Je hoeft klanten dus niet telkens een betaalverzoek te sturen of te wachten tot zij zelf geld overmaken. De verwerking duurt meestal een paar werkdagen.
Automatische incasso instellen voor klanten
Wil je automatische incasso aanbieden aan je klanten? Dan moet je eerst een paar dingen regelen. Met deze drie stappen kun je aan de slag.
1. Kies een bank en betaalprovider.
Neem eerst contact op met je bank om te kijken of je zakelijke rekening geschikt is voor automatische incasso. Vaak heb je hiervoor een aparte incasso-overeenkomst nodig.
Vervolgens kun je een betaalprovider kiezen die SEPA-incasso ondersteunt, zoals Stripe of Mollie. Deze partijen helpen je bij het verwerken van betalingen. Kijk altijd vooraf welke kosten en voorwaarden er gelden.
2. Informeer je klanten
Laat je klanten weten dat ze voortaan via automatische incasso kunnen betalen en leg uit hoe dit werkt. Voordat je geld mag afschrijven, heb je namelijk hun toestemming nodig. Dit regel je met een incassomachtiging.
Zorg ervoor dat je klanten weten:
- Hoe ze toestemming kunnen geven voor automatische incasso
- Wanneer ze de machtiging moeten afgeven
- Vanaf wanneer de betalingen worden afgeschreven
- Waar ze terechtkunnen met vragen
- Hoe en wanneer je ze informeert over aankomende betalingen
- Hoe het bedrag wordt berekend
- Hoe ze de machtiging kunnen intrekken
Bij een SEPA-incassomachtiging heb je onder andere de naam en het IBAN van je klant nodig. Ook moeten de gegevens van je bedrijf en de afspraken over de incasso duidelijk zijn. Je bank of betaalprovider kan je meestal helpen met een machtigingsformulier.
3. Begin met automatische incasso
Zodra je de machtiging van je klant hebt ontvangen, kun je een automatische incasso instellen. Je geeft de betalingen door via je bank of betaalprovider, die vervolgens zorgt voor de verwerking.
Informeer je klanten vooraf over de afschrijving, zodat ze weten wanneer en hoeveel er van hun rekening wordt gehaald. Houd er rekening mee dat het een paar werkdagen kan duren voordat een betaling is verwerkt.
Maak op je website en facturen duidelijk hoe automatische incasso werkt. Leg ook uit hoe klanten toestemming kunnen geven en hoe ze hun machtiging kunnen intrekken.
Automatische incasso (FAQ)
Hoe lang duurt het voordat een automatische incasso is verwerkt?
Een automatische incasso via SEPA wordt meestal binnen een paar werkdagen verwerkt. Hoe lang het precies duurt, hangt af van je bank of betaalprovider en het type incasso.
Wat betekent automatische incasso?
Met automatische incasso geef je een bedrijf toestemming om betalingen automatisch van je bankrekening af te schrijven. Dit gebeurt vaak op vaste momenten, bijvoorbeeld iedere maand.
Wat is een voorbeeld van een automatische incasso?
Stel dat je een abonnement aanbiedt waarbij klanten iedere maand een pakket schoonmaakproducten ontvangen. In plaats van elke maand zelf te betalen, kunnen klanten toestemming geven voor automatische incasso. Het abonnementsbedrag wordt dan automatisch van hun bankrekening afgeschreven.
Wat is het verschil tussen automatische incasso en SEPA?
Automatische incasso is een betaalmethode waarmee bedrijven geld van de bankrekening van hun klanten kunnen afschrijven. SEPA is het Europese systeem waarmee betalingen in euro’s tussen aangesloten landen worden geregeld.
Een SEPA-incasso is dus een automatische incasso die via dit Europese betaalsysteem verloopt.
