Btw nummer aanvragen: zo regel je het voor jouw bedrijf (2026)

Je bedrijfsnaam staat, je eerste producten liggen klaar en je wilt je webshop live zetten. Dan komt de btw om de hoek kijken. Een btw nummer aanvragen hoeft in de meeste gevallen niet apart: je krijgt het automatisch zodra je je inschrijft bij de KVK. Je hebt het nodig om facturen te sturen, btw terug te vragen en zakelijk te handelen binnen de Europese Unie. Of je nu een webshop start, freelancer bent of internationaal verkoopt: zo werkt het, dit heb je nodig en hier let je op.

Wat is een btw-nummer?

Een btw-nummer is een uniek identificatienummer dat je van de Belastingdienst krijgt zodra je je als ondernemer inschrijft. Je gebruikt het voor je btw-aangifte, op je facturen en om btw op zakelijke kosten terug te vragen. Ben je ondernemer voor de btw, dan ben je wettelijk verplicht om btw-aangifte te doen, en daarvoor heb je dit nummer nodig.

Btw nummer aanvragen: zo werkt het in 4 stappen

1. Schrijf je in bij de KVK: je btw-nummer krijg je automatisch zodra je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Die inschrijving is verplicht voor eenmanszaken, vof’s, bv’s en andere ondernemingsvormen.
2. Wacht op de Belastingdienst: de KVK stuurt je gegevens automatisch door naar de Belastingdienst. Je hoeft dus niet apart een aanvraag in te dienen voor je btw-nummer.
3. Ontvang je btw-nummer per post: binnen twee weken krijg je een brief van de Belastingdienst met je btw-identificatienummer (btw-id) en je omzetbelastingnummer. Beide nummers zie je ook terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk.
4. Log in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk: daar doe je voortaan je btw-aangifte. Je logt in met DigiD of eHerkenning. 

Btw-id, omzetbelastingnummer, KVK-nummer en BSN: wat is het verschil?

Wanneer heb je een btw-nummer nodig?

Je hebt een btw-nummer nodig als je ondernemer bent voor de btw. Dat ben je meestal als je:

• zelfstandig producten of diensten verkoopt;
• dat regelmatig of voor langere tijd doet;
• daar een vergoeding voor vraagt, ook als je (nog) geen winst maakt.

Twijfel je? Check dan de voorwaarden van de Belastingdienst.

Welke gegevens heb je nodig?

Zorg dat je de volgende gegevens bij de hand hebt:

• Een geldig identiteitsbewijs en je burgerservicenummer (BSN)
• Bedrijfsnaam en adres
• Omschrijving van je activiteiten
• Geschatte omzet
• Rechtsvorm van je bedrijf

Hoe zit het met buitenlandse ondernemers?

Heb je geen vestiging in Nederland, maar moet je hier wel btw afdragen? Dan registreer je je rechtstreeks bij de Belastingdienst, kantoor Buitenland in Heerlen. Een KVK-inschrijving is in dat geval niet nodig. Bekijk de registratieprocedure van de Belastingdienst.

Wat kost het aanvragen van een btw-nummer?

Het aanvragen van een btw-nummer is gratis. Je betaalt wel eenmalig inschrijfgeld aan de KVK (€ 85,15 in 2026). Daarna zijn er geen jaarlijkse kosten verbonden aan je btw-nummer.

Wat kun je doen met een btw-nummer?

• Factureren als ondernemer: je zet je btw-id op je facturen en, als je online verkoopt, op je website. De btw die je rekent, draag je af aan de Belastingdienst.
• Btw terugvragen: vorder de btw op zakelijke kosten en aankopen terug.
• Internationaal zakendoen: je btw-id is geldig in de hele EU. Klanten en leveranciers controleren het via VIES, het btw-controlesysteem van de Europese Commissie.

Wat zijn de verplichtingen bij een btw-nummer?

Met een btw-nummer horen ook verplichtingen. Je:

• doet btw-aangifte, meestal per kwartaal en soms per maand of per jaar;
• houdt een administratie bij die aan de wettelijke eisen voldoet;
• stuurt correcte facturen met de juiste btw-gegevens;
• draagt de btw die je rekent af aan de Belastingdienst.

E-commerce en btw: wat moet je weten?

Verkoop je producten via een webshop? Dan gelden er specifieke btw-regels:

• Binnenlandse verkoop: je rekent Nederlandse btw aan klanten in Nederland: 21%, of 9% voor onder meer voedingsmiddelen en boeken.
• Verkoop aan consumenten binnen de EU: komt je totale verkoop aan consumenten in andere EU-landen boven € 10.000 per jaar? Dan reken je de btw van het land van de klant en draag je die af via de éénloketregeling (OSS).
• Verkoop buiten de EU: vaak geldt 0% btw, maar je moet dit correct administreren.

Houd rekening met retourzendingen, verzendkosten en het juiste btw-tarief per productcategorie. In Shopify stel je de btw per land in, waarna je webshop de juiste tarieven automatisch berekent. Meer achtergrond lees je in onze gids over belasting over e-commerce verkopen. Start je met dropshipping? Lees dan ook wat de btw-regels voor dropshipping zijn.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

• Geen factuur sturen met btw: als je btw-plichtig bent, moet je altijd een factuur maken waarop btw staat vermeld. Anders riskeer je boetes bij controle.
• Btw-nummer verkeerd gebruiken: gebruik nooit je omzetbelastingnummer op je website of facturen. Dit nummer bevat je BSN en is bedoeld voor communicatie met de Belastingdienst.
• Niet op tijd btw-aangifte doen: meestal doe je per kwartaal aangifte, soms per maand of per jaar. Te laat indienen leidt tot boetes.

Wat als je (nog) geen btw-nummer hebt?

Zonder btw-id mag je geen btw op je facturen zetten. Je kunt je bedrijf wel alvast voorbereiden. Inschrijven bij de KVK doe je vanaf een week vóór tot uiterlijk een week na de start van je bedrijf.

KOR: vrijstelling voor kleine ondernemers

Is je omzet maximaal € 20.000 per jaar? Dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw en doet geen btw-aangifte. De omzetgrens geldt voor het jaar waarin je je aanmeldt én voor het jaar daarvoor. Je houdt je btw-nummer, maar je kunt geen btw op je kosten terugvragen. Aanmelden doe je minimaal vier weken voordat je de KOR wilt gebruiken. Sinds 2025 zit je niet meer drie jaar vast aan de regeling. 

Meer weten? Bekijk onze gids over de KOR-regeling.

Heb je een tweede btw-nummer nodig voor een nieuw bedrijf?

Dat hangt af van de rechtsvorm. Heb je een eenmanszaak en start je een nieuwe activiteit? Dan voeg je die als extra handelsnaam toe aan je bestaande KVK-inschrijving. Je kunt als persoon maar één eenmanszaak hebben, dus je houdt hetzelfde btw-id en doet één btw-aangifte voor al je activiteiten.

Start je de nieuwe activiteit in een vof of bv? Dan is dat een aparte onderneming met een eigen btw-id, een eigen omzetbelastingnummer en een eigen btw-aangifte. Bespreek met je boekhouder welke rechtsvorm het best bij je plannen past.

Geen KVK-inschrijving, wel een btw-nummer?

In uitzonderlijke gevallen kun je een btw-nummer krijgen zónder KVK-inschrijving. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Informele verenigingen
• Buitenlandse ondernemingen zonder vestiging in Nederland
• Open fondsen voor gemene rekening
• Stille maatschappen zonder onderneming
• Sommige eenmanszaken met activiteiten die niet als onderneming gelden

Val jij in één van deze categorieën? Dan gebruik je het formulier ‘Opgaaf Startende onderneming’ van de Belastingdienst. Ben je géén ondernemer? Dan krijg je geen btw-nummer.

Wat gebeurt er met je btw-nummer als je stopt?

Zodra je je uitschrijft bij de KVK, wordt dit doorgegeven aan de Belastingdienst. Je btw-nummer komt dan te vervallen. Let op: je kunt alsnog een laatste btw-aangifte moeten doen, ook al ben je al gestopt. Gebruik de checklist Bedrijf stoppen van de KVK voor alle formaliteiten.

Snel op weg: je btw-nummer in zes stappen

• Schrijf je in bij de KVK
• Ontvang automatisch je btw-id en omzetbelastingnummer
• Log in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk
• Start met factureren volgens de btw-regels
• Check of je in aanmerking komt voor de KOR
• Houd je aan de verplichtingen en voorkom boetes

Een btw nummer aanvragen kost je dus weinig moeite: met je KVK-inschrijving is het grootste deel al geregeld. Zet je btw-id daarna meteen in je webshop en op je facturen, zodat je vanaf je eerste bestelling correct factureert.