Creditcardkosten doorberekenen aan klanten: een gids

Transactiekosten voor creditcards horen erbij als je in e-commerce zit, maar ze hoeven niet flink in je winst te snijden. Of je deze kosten nu wilt doorberekenen aan je klanten of slimmere manieren zoekt om hun impact op je bedrijf te beperken, inzicht in hoe betaalverwerking werkt helpt je om weloverwogen beslissingen te nemen. Hier lees je wat deze kosten precies zijn, hoe ze je resultaat beïnvloeden en wat de meest effectieve (en toegestane) manieren zijn om ermee om te gaan.

Wat zijn creditcardkosten?

Transactiekosten voor creditcards zijn de kosten die je betaalt wanneer je betalingen met credit- en debitcards accepteert. Ondernemers betalen gemiddeld 1,7% tot 3,5% van elke transactie aan deze verwerkingskosten. Het bedrag dat je betaalt hangt af van factoren zoals de manier waarop de kaart wordt verwerkt, het type kaart en de betaalverwerker.

De kosten worden meestal berekend als een klein percentage van het totale transactiebedrag plus een vast bedrag, bijvoorbeeld 2,9% + € 0,30. Bij een kaarttransactie van € 100 komen de kosten dan uit op € 3,20. Dat bedrag wordt als volgt verdeeld:

• Interchange fee: Het interchange-deel van de verwerkingskosten gaat naar de bank die de kaart aan je klant heeft uitgegeven (bijvoorbeeld ING of Rabobank). Het helpt de kosten te dekken die gepaard gaan met het verwerken van kaarttransacties, zoals fraudebescherming, risicobeheer en de algehele infrastructuur van het betaalsysteem.
• Assessment fee: Deze kosten worden betaald aan de kaartnetwerken, zoals American Express, Mastercard en Visa. Ze dekken de kosten voor het beheren en onderhouden van de infrastructuur voor betaalverwerking.
• Kosten van de betaalverwerker: Je betaalverwerker rekent deze kosten aan voor het afhandelen van de transactie. Sommige aanbieders specificeren deze kosten (interchange-plus-tarief), terwijl andere ze samenvoegen tot één tarief (vast tarief).

Hoe je creditcardkosten doorberekent aan klanten

• Bepaal of toeslagen wettelijk zijn toegestaan
• Houd je aan de regels
• Breng de creditcardnetwerken op de hoogte
• Toon kennisgevingen
• Reken alleen een toeslag op creditcardbetalingen
• Kies je type toeslag

Door een toeslag toe te voegen aan creditcardbetalingen kun je de verwerkingskosten van creditcards doorberekenen aan je klanten. Een toeslag verschilt van een gemakskosten (convenience fee), die ondernemers kunnen rekenen wanneer ze een betaalmethode accepteren buiten hun normale afrekenproces om.

Raadpleeg eerst een jurist als je overweegt om toeslagen te gaan hanteren. Kies je ervoor om toeslagen in te voeren, dan moet je een aantal basisregels volgen:

Bepaal of toeslagen wettelijk zijn toegestaan

Een toeslag rekenen op de creditcardtransactie van een klant kan voor sommige ondernemers zinvol zijn, maar je moet wel de geldende wet- en regelgeving controleren. In Nederland zijn zogeheten surcharges voor de meeste consumentbetaalmethoden, waaronder de gangbare debit- en creditcards, wettelijk verboden. Verkoop je online aan klanten in het buitenland, dan gelden bovendien de regels van het land of de regio waar je klant zich bevindt.

Bij verkoop op locatie moet je je houden aan de regels die in jouw land gelden. Verkoop je online en zijn toeslagen toegestaan, dan moet je de regels volgen van het land of gebied waar de klant zich bevindt. Zo kan het gebeuren dat dezelfde winkel voor de fysieke kassa en de online kassa verschillende opties voor toeslagen moet aanbieden.

Houd je aan de regels

Het maximum dat je in rekening mag brengen zijn de werkelijke kosten van het accepteren van creditcardbetalingen. Daarnaast kunnen creditcardnetwerken en de wet aanvullende grenzen stellen aan wat je mag rekenen. Binnen deze richtlijnen moeten ondernemers de meest strikte limiet aanhouden die op hun situatie van toepassing is, meestal het laagste geldende maximum:

• Creditcardnetwerken: Visa hanteert een maximumtoeslag van 3%, terwijl Mastercard een hogere grens van 4% aanhoudt.
• Wettelijke grens: De wet kan de toeslag beperken tot een bepaald percentage van het transactiebedrag.
• Lokale regelgeving: Sommige landen of regio's hanteren een ander maximum of verbieden toeslagen helemaal. Controleer de regelgeving die op jouw situatie (en op die van je klant) van toepassing is voor de details.

Breng de creditcardnetwerken op de hoogte

Visa, Discover en Mastercard vereisen een schriftelijke kennisgeving minstens 30 dagen voordat je een creditcardtoeslag gaat rekenen. American Express vraagt geen voorafgaande melding.

Toon kennisgevingen

Ondernemers moeten hun toeslagbeleid of de toeslag zelf op drie plaatsen kenbaar maken:

• Bij het punt waar de klant binnenkomt, zoals de voordeur van je fysieke winkel of de eerste pagina van je website
• Op het verkooppunt, zoals de betaalterminal in je winkel of de afrekenpagina van je website
• Als een apart gespecificeerde toeslag op de bon van de klant

Reken alleen een toeslag op creditcardbetalingen

Een toeslag op debit- of prepaid debitcards is doorgaans niet toegestaan. Dit geldt zelfs wanneer de kaart als handtekeningtransactie zonder pincode wordt verwerkt.

Kies je type toeslag

Ondernemers mogen niet voor alle creditcards een toeslag rekenen en daar bovenop nog een extra toeslag voor kaarten met hogere verwerkingskosten. Je moet kiezen tussen een toeslag op "merkniveau" of op "productniveau":

• Merkniveau: Je hanteert dezelfde toeslag voor elk creditcardmerk—Visa, Mastercard, American Express of Discover—ongeacht de uitgever. De toeslag mag niet hoger zijn dan je gemiddelde tarief voor de creditcardtransacties van dat merk of 4%, afhankelijk van welke lager is.
• Productniveau: Je hanteert dezelfde toeslag voor elk type creditcard—zoals rewardskaarten, premiumkaarten, zakelijke kaarten enzovoort—ongeacht de uitgever. De toeslag mag, binnen de richtlijnen, niet hoger zijn dan 4% of je gemiddelde tarief voor creditcardtransacties van dat specifieke product.

Alternatieve strategieën om creditcardkosten te verlagen

• Stel een minimumbedrag per aankoop in
• Bied korting of dubbele prijzen aan
• Zoek naar lagere verwerkingstarieven

Met een toeslag kun je de verwerkingskosten van creditcards doorberekenen aan je klanten, maar het kan gevolgen hebben voor je bedrijf. Klanten stappen misschien over op een andere betaalmethode om de toeslag te vermijden, of ze gaan ergens anders shoppen als ze de toeslag onterecht vinden.

Als toeslagen in jouw situatie verboden zijn of als je ze je klanten liever niet oplegt, wil je de creditcardkosten misschien toch waar mogelijk verlagen. Hier zijn een paar opties:

Stel een minimumbedrag per aankoop in

Je kunt klanten aanmoedigen om grotere bestellingen te plaatsen door een minimumbedrag in te stellen voor creditcardbetalingen. Deze aanpak komt vaker voor bij fysieke winkels die goedkope artikelen verkopen, maar sommige e-commerceondernemers, vooral wie digitale producten of goedkope artikelen aanbiedt, kunnen hem gebruiken om verwerkingskosten te compenseren.

Om deze methode te gebruiken, plaats je een duidelijk zichtbaar bord dat de regel uitlegt, zoals "Minimaal € 10 voor betaling met creditcard", en weiger je kaartbetalingen onder die grens. Zo verlaag je de kosten op kleine transacties, waarbij de interchange-kosten je winstmarge opeten. Deze strategie kan ook helpen de omzet te verhogen en de creditcardkosten te verlagen, vooral voor kleinere ondernemers die deze kosten niet gemakkelijk kunnen opvangen. Maar het kan klanten ook frustreren, waardoor ze besluiten ergens anders te winkelen.

Bied korting of dubbele prijzen aan

Een andere optie om je verwerkingskosten te verlagen is een kleine korting aanbieden aan klanten die een goedkopere betaalmethode gebruiken, zoals contant geld of een bankoverschrijving. Sommige bedrijven werken met dubbele prijzen: de reguliere prijs is inclusief creditcardkosten en er wordt een gereduceerde prijs getoond voor alternatieve betaalmethoden.

Dit zie je vaker in fysieke winkels, zoals bij tankstations, maar sommige e-commerceondernemers passen hetzelfde idee toe door bij het afrekenen een kleine korting te geven aan klanten die betalen via bankoverschrijving, PayPal-saldo of andere voordelige opties. Met deze strategie berekenen ondernemers de creditcardkosten niet echt door—ze vermijden creditcards juist helemaal. In beide gevallen kan de klant kiezen hoe hij betaalt en ziet hij het prijsverschil vooraf.

Wil je met contante korting of dubbele prijzen werken, dan heb je duidelijke bewegwijzering nodig en moet je je personeel trainen om de regels van de kaartnetwerken te volgen en verwarring bij klanten te voorkomen.

Zoek naar lagere verwerkingstarieven

In plaats van de creditcardkosten door te berekenen aan klanten, kun je de kosten zelf opvangen en verschillende strategieën gebruiken om de verwerkingskosten te compenseren:

• Kies voor interchange-plus-tarieven als die worden aangeboden: Dit prijsmodel is transparanter en vaak goedkoper dan modellen met een vast tarief, zeker naarmate je verkoopvolume groeit.
• Onderhandel over een lager tarief: Sommige betaalverwerkers zijn bereid om, in overleg met de creditcardaanbieders, een lager tarief af te spreken.
• Vergelijk offertes van meerdere verwerkers: Bekijk de tariefstructuur van gangbare verwerkers om te bepalen welke het beste bij je bedrijf past.
• Verwerk transacties op tijd: Betalingen binnen 24 uur verwerken (batchen) helpt je verhoogde interchange-kosten van Visa en Mastercard te voorkomen.