De volgende grote evolutie: Shopify Flow

Op 18 oktober 2022 lanceerde Shopify Shopify Flow (alleen Engelstalig). Je kunt nu automatiseringen plannen en klant-, bestel- en productdata ophalen. Zo kunnen merken meer taken en processen automatiseren dan ooit tevoren. De opties voor het plannen van workflows en het ophalen van data zijn beschikbaar voor ondernemers met een Shopify-, Advanced- of Plus-abonnement.

Wat maakt dit zo bijzonder?

Merken vroegen al langer om de mogelijkheid om workflows te plannen, en die leveren we nu! Met de planningsfunctie voer je eenvoudig handmatige, dagelijkse rapportagetaken uit, zoals het opstellen van een lijst met alle producten met een lage voorraad, of bepalen hoeveel bestellingen nog niet zijn verzonden of te laat zijn.

En dat is nog niet alles: met het ophalen van data kunnen merken precies de product-, bestel- of klantdata ophalen die ze nodig hebben om een taak te automatiseren. Tot nu toe was deze functie vooral toegankelijk voor gevorderde technische gebruikers die konden programmeren. Maar met Flow hebben we kant-en-klare 'Get data'-verzoeken geschreven voor de populairste toepassingen (zie hieronder), terwijl gevorderde gebruikers ook hun eigen aangepaste verzoeken kunnen opstellen. Dit betekent dat je nu snel bijvoorbeeld data kunt ophalen om te controleren of een klant meerdere bestellingen op dezelfde dag heeft geplaatst, zodat de zending kan worden samengevoegd. Of ondernemers kunnen de optie voor data ophalen gebruiken om het aantal terugboekingen op te vragen dat op een specifieke dag heeft plaatsgevonden.

Hoe werken planningen en data ophalen in Flow?

Net als bij een gewone Flow-automatisering begin je met een trigger, in dit geval de trigger 'Schedule Time'. Zoals je in het onderstaande voorbeeld ziet, kun je met geplande triggers de specifieke tijd en datum selecteren waarop je workflow moet worden uitgevoerd. Je kunt ook bepalen of de workflow slechts één keer wordt uitgevoerd of zich herhaalt.

Anders dan automatiseringen die het klassieke 'trigger, voorwaarde, actie'-model van Flow volgen, werken geplande workflows net iets anders. Ze moeten namelijk worden opgebouwd met een sequentie van de trigger 'Schedule Time' en de actie 'Get Data'.

Deze opzet is nodig omdat de trigger in een geplande workflow niet is gebaseerd op een verkoopgebeurtenis, waardoor de workflow geen data heeft om op voort te bouwen. Daarom moet je een 'Get Data'-actie als tweede stap inzetten. In dit geval fungeert de actie 'Get Data' tegelijkertijd als actie en als voorwaarde, omdat hiermee een specifieke set data wordt opgehaald die je hebt gedefinieerd. In het onderstaande voorbeeld worden alle nog niet verzonden bestellingen opgehaald.

Een van de populairste vervolgstappen in zowel geplande workflows als workflows voor data ophalen is de actie 'For Each'. Deze is cruciaal als je acties wilt uitvoeren op elk item (klanten, bestellingen, producten) dat je met je 'Get Data'-verzoek hebt opgehaald. Een populair voorbeeld is het toevoegen van een label 'Expedited Fulfillment' aan alle nog niet verzonden bestellingen die met ons 'Get Data'-verzoek zijn opgehaald. Zonder de actie 'For Each' weet Flow niet welke specifieke bestelling je van een label wilt voorzien.

Maar dat is niet alles wat je met een 'Get Data'-verzoek kunt doen; we hebben ook de acties 'Count' en 'Sum' toegevoegd. Dat betekent dat je nu de items die je met je 'Get Data'-verzoek hebt opgehaald, kunt tellen en optellen. Met deze functie verstuur je eenvoudig dagelijkse overzichten, zoals het totale aantal te late bestellingen en de totale geldwaarde ervan.

We hebben nu de basis van workflows plannen en data ophalen behandeld. In ons Helpcentrum ontdek je hoe je deze functies precies gebruikt.

Praktijkvoorbeelden van planningen en data ophalen

Ben je klaar om meteen aan de slag te gaan met geplande workflows en de functie voor het ophalen van gegevens? Bekijk dan deze kant-en-klare sjablonen voor belangrijke toepassingen.

1: Krijg een dagelijks overzicht van bestellingen die de fulfillmentperiode van 2 dagen hebben overschreden

Deze workflow wordt elke dag uitgevoerd en haalt alle bestellingen op die niet binnen een verzendperiode van 2 dagen zijn verzonden. Vervolgens worden alle te late bestellingen van een label voorzien en wordt er een e-mailoverzicht verstuurd met het totale aantal en de totale geldwaarde van de te late bestellingen.

2. Controleer bij een nieuwe bestelling of dezelfde klant in de afgelopen 24 uur nog meer bestellingen heeft geplaatst.

Met deze workflow controleert Flow of een klant in de afgelopen 24 uur meerdere bestellingen heeft geplaatst en daarvoor hetzelfde verzendadres heeft gebruikt. Als er meerdere bestellingen naar hetzelfde adres worden verzonden, houdt Flow de fulfillment tegen en adviseert het je team om de artikelen samen te verzenden.

3. Ontvang elke dag een overzichtsmail met producten die niet op voorraad zijn

Maak voorraadbeheer eenvoudig door een dagelijkse workflow in te stellen die een lijst genereert van alle producten die niet op voorraad zijn en je daarvan per e-mail een overzicht stuurt.

4. Zoek eenmaal per dag alle bestellingen met een terugboeking en label de klant

Verlies klanten die een terugboeking starten nooit uit het oog met deze dagelijkse workflow. Wanneer deze dagelijkse automatisering wordt geactiveerd, zoekt Flow alle bestellingen met een terugboeking op en voorziet de betreffende klant van een label.

5. Zoek bij een nieuwe bestelling uit hoeveel bestellingen de klant in de afgelopen 6 maanden heeft geplaatst

Vereenvoudig je loyaliteits- en retentie-initiatieven met deze unieke workflow. Telkens wanneer een klant een bestelling plaatst, controleert Flow automatisch hoeveel bestellingen die klant in de afgelopen 6 maanden heeft geplaatst. Afhankelijk van het aantal bestellingen voorziet Flow de klant automatisch van het juiste loyaliteitslabel.

6. Ontvang elke dag een lijst met alle openstaande conceptbestellingen en een Slack-bericht

Houd eenvoudig al je conceptbestellingen bij door een dagelijks rapport te automatiseren dat via Slack wordt verstuurd. Met deze workflow zoekt Flow alle openstaande conceptbestellingen op en stuurt je de lijst in een Slack-bericht. Ook laat het weten hoeveel conceptbestellingen er openstaan.