Wat is OneTrust? Belangrijke functies, voor- en nadelen

Privacyregels raken vrijwel elk onderdeel van een bedrijf, zeker als je met gevoelige gegevens werkt. Regels rond vertrouwelijkheid gelden voor van alles: van marketingmails en personeelsgegevens tot het gebruik van AI en risico's bij leveranciers. Zonder centraal systeem voor gegevensverzameling val je al snel terug op spreadsheets, losse e-mails en tools die niet met elkaar praten. Dat is riskant, want fouten kunnen leiden tot forse boetes of datalekken en daarmee tot klanten die afhaken.

Een veelgebruikte en vertrouwde software voor privacybeheer is OneTrust. Het platform vereenvoudigt privacy, risicobeheer en gegevensbeheer door alles op één plek samen te brengen. Zo bouw je privacy en beveiliging in je dagelijkse werk in, in plaats van ze er achteraf aan toe te voegen. Lees hier wat OneTrust is en of het past bij de manier waarop jouw bedrijf werkt.

Wat is OneTrust

OneTrust is een wereldwijd softwarebedrijf met een toonaangevend platform voor gegevensbescherming, governance en naleving van wet- en regelgeving. Het bedrijf werd opgericht door CEO Kabir Barday en heeft zijn hoofdkantoor in Atlanta. De tools helpen je om je gegevenspraktijken af te stemmen op wetgeving zoals de AVG, de Europese AI-verordening (EU AI Act) en Amerikaanse wetten als de CCPA en HIPAA. Zo blijf je compliant en bouw je vertrouwen op bij klanten, partners en andere belanghebbenden.

OneTrust brengt alles rond gegevenscompliance samen in een platform dat is verdeeld in vier ‘clouds’, elk met een eigen verantwoordelijkheid. Bedrijven kiezen zelf welke onderdelen ze gebruiken:

• Privacy en gegevensbeheer
• GRC en beveiligingsgaranties
• Ethiek en compliance
• ESG en duurzaamheid

Privacy en gegevensbeheer

Deze cloud draait om het beheer van toestemmingen en voorkeuren, voor veel bedrijven een logisch startpunt. Mensen kunnen zich hiermee aan- of afmelden voor e-mails of online tracking. De cloud regelt ook cookiebanners, legt vast dat de keuzes van gebruikers zijn gerespecteerd en handelt verzoeken af rond privacyrechten, zoals een verzoek om persoonsgegevens in te zien of te verwijderen. Staat dit eenmaal, dan breid je makkelijker uit naar andere gebieden, zoals gegevensbeheer, beveiliging of ESG-rapportage, omdat alle tools zijn gebouwd om samen te werken.

GRC en beveiligingsgaranties

Deze cloud richt zich op governance, risk en compliance (GRC). Je houdt er beveiligingsbeoordelingen mee bij, onderhoudt risicoregisters en ordent auditdocumentatie, allemaal in één centraal systeem.

Ethiek en compliance

Deze cloud gaat meer over mensen dan over gegevens. Hij ondersteunt trainingen voor medewerkers over integer handelen en biedt veilige kanalen om misstanden te melden of interne zorgen aan te kaarten.

ESG en duurzaamheid

De laatste cloud brengt je impact op milieu en maatschappij in kaart. Je volgt er bijvoorbeeld je CO₂-uitstoot mee en maakt rapportages voor belanghebbenden, investeerders of toezichthouders.

OneTrust koppelt rechtstreeks met zakelijke tools die je misschien al gebruikt, zoals Salesforce Sales Cloud en HubSpot, via kant-en-klare integraties en API's (application programming interfaces). Zo lopen toestemmings- en voorkeursgegevens automatisch door al je systemen. Klikt iemand op ‘Afmelden’, dan wordt die wijziging vastgelegd en gesynchroniseerd op alle plekken waar het ertoe doet: e-maillijsten, loyaliteitsprogramma's of scripts voor de klantenservice. Zo blijven al je kanalen op één lijn en compliant.

Belangrijkste functies van OneTrust

Je begint met de functies die je het hardst nodig hebt, zoals toestemmingsbeheer of het volgen van leveranciers, en breidt uit naarmate je bedrijf groeit of de regels veranderen. Dit zijn de belangrijkste functies van OneTrust om te overwegen als je behoeften rond privacy, beveiliging of AI-governance toenemen:

• Toestemmingen en voorkeuren
• Beheer van derde partijen
• AI-governance
• Privacyautomatisering
• Technisch risico en compliance
• Governance van gegevensgebruik

Toestemmingen en voorkeuren

Als je een webshop runt, moet je bijhouden wat je klanten willen, bijvoorbeeld of ze promotiemails willen ontvangen of verzendupdates per sms. De tools voor toestemmingsbeheer van OneTrust regelen dat voor je, met gebruiksvriendelijke voorkeurscentra. Daar kiezen klanten zelf of ze e-mails, sms'jes of andere berichten willen ontvangen en passen ze hun keuzes aan.

Het platform legt elke keuze vast, slaat die centraal op en synchroniseert met je gekoppelde systemen. Je hoeft dus niet zelf pop-ups, formulieren of back-endlogica te bouwen om toestemming te verzamelen.

Een voorbeeld: een kledingboetiek laat klanten aanvinken of ze content willen ontvangen over stijltips, seizoensuitverkopen en uitnodigingen voor lokale pop-ups. OneTrust registreert elke keuze, zodat berichten alleen naar mensen gaan die erom hebben gevraagd.

Draai je advertenties? Dan koppelt OneTrust de toestemmingsgegevens rechtstreeks aan advertentieplatforms, zodat campagnes zich aanpassen aan de voorkeuren van elke bezoeker. Weigert iemand tracking, dan worden gepersonaliseerde advertenties geblokkeerd. Geeft iemand wel toestemming, dan krijgt die advertenties op maat te zien.

Beheer van derde partijen

Kleine ondernemers werken vaak met allerlei leveranciers, zoals betaalproviders, marketingplatforms en verzenddiensten, die allemaal klantgegevens verwerken. Daar komt data discovery om de hoek kijken: OneTrust scant gekoppelde systemen automatisch om te achterhalen waar klantgegevens zijn opgeslagen. Zo ontstaat één overzicht, waarmee je snel reageert op verzoeken van klanten en compliancecontroles.

OneTrust houdt bij hoe je partners omgaan met de privacy en beveiliging van klantgegevens, en helpt bij incidentbeheer door je te waarschuwen als er iets niet klopt. Stel dat je een webshop in handgemaakte sieraden hebt en zeker wilt weten dat je aanbieder voor e-mailmarketing aan de AVG voldoet. Dan houdt OneTrust de compliancecertificaten van leveranciers bij en signaleert het eventuele hiaten, zodat je weet dat je klantgegevens goed worden verwerkt. Heb je een koffiebranderij die door het hele land verzendt? Dan legt OneTrust vast hoe je fulfilmentpartners adressen en betaalgegevens versleutelen, zodat gevoelige informatie bij elke stap beschermd blijft.

AI-governance

AI is overal, ook in e-commerce en de dienstverlening, en dat heeft gevolgen voor het beheer van gegevensprivacy. De AI-governancefuncties van OneTrust houden bij hoe AI-tools je gegevens gebruiken, toetsen dat aan wetgeving zoals de Europese AI-verordening en helpen risico's te beperken.

Stel dat je een webshop in woonaccessoires hebt en AI gebruikt om advertentieteksten te schrijven. Met OneTrust leg je vast uit welke bronnen je AI-tool mag putten, zoals productbeschrijvingen en goedgekeurde afbeeldingen. Zo heb je documentatie klaar als er vragen komen over auteursrecht of compliance.

Een ander voorbeeld is een fitnessstudio die AI-software voor de planning gebruikt, waarbij gezondheidsgegevens van leden niet in het model terechtkomen. OneTrust legt vast welke gegevens de AI-tool niet gebruikt. Zo toon je aan dat je voldoet aan de regels voor gezondheidsgegevens, zoals de strenge AVG-regels voor bijzondere persoonsgegevens of in de VS HIPAA, en verklein je de kans op onbedoeld misbruik van gegevens.

Bouw je je eigen AI-tool, bijvoorbeeld een chatbot die veelgestelde vragen over je winkel beantwoordt? Dan houdt OneTrust bij op welke dataset die is getraind, welke toestemmingen je hebt en welke risicocontroles je vóór de lancering hebt gedaan. Vragen toezichthouders of klanten hoe je chatbot is gebouwd en wat hij weet, dan heb je een helder en controleerbaar dossier.

Privacyautomatisering

Gegevensprivacy handmatig beheren kost veel tijd: verzoeken van klanten nalopen, spreadsheets bijwerken en de compliancegegevens van elke leverancier dubbel controleren. Een grondige risicobeoordeling helpt om dat proces te stroomlijnen. OneTrust automatiseert handwerk zoals verwijderverzoeken, het markeren van gevoelige gegevens en bewaartermijnen, zodat jij je op je bedrijf kunt richten.

Voor een lokale kookschool kan OneTrust inzageverzoeken automatisch afhandelen door cursisten hun opgeslagen gegevens toe te sturen, zonder dat medewerkers ander werk moeten laten liggen. Een online boetiek kan instellen dat betaalgegevens na 30 dagen automatisch worden verwijderd, om het risico op een datalek te verkleinen.

Voor snelgroeiende webshops betekent het automatiseren van privacyprocessen ook minder vertraging als een klant vraagt om zijn gegevens te verwijderen, zelfs in een drukke actieweek.

Technisch risico en compliance

De cloud voor GRC en beveiligingsgaranties draait om beveiliging en risico. Hij brengt beleidsbeheer, risicobeoordelingen en auditvoorbereiding samen op één plek en geeft kleine teams één dashboard in plaats van een verzameling spreadsheets of apps.

In plaats van te vertrouwen op losse bestanden, kan een retailer ermee vastleggen dat zijn betaalprovider voldoet aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), voordat een grote actie van start gaat.

Een webshopeigenaar die een nieuwe voorraadapp test, kan via hetzelfde dashboard privacyrisico's controleren. De resultaten worden vastgelegd en eventuele problemen gesignaleerd voordat de app live gaat. In beide gevallen biedt OneTrust de structuur om bewijs vast te leggen, oplossingen te volgen en een controleerbaar dossier op één plek bij te houden.

Omdat deze controles gegevens kunnen ophalen uit kwetsbaarhedenscanners, leveranciersgegevens en ticketsystemen, zie je kwetsbaarheden in apps, problemen bij leveranciers en je compliancestatus in één oogopslag. Zo stel je makkelijker prioriteiten bij het oplossen van problemen.

Governance van gegevensgebruik

Gegevensbeheer draait erom dat je weet waar je klantgegevens staan, wie erbij kan en waarvoor ze worden gebruikt, zodat je je voortgang op het gebied van compliance kunt volgen. OneTrust automatiseert veel hiervan: het labelt gegevens, beheert toestemmingen van gebruikers en dwingt je regels automatisch af.

Een winkel in dierbenodigdheden kan het marketingteam de aankoopgeschiedenis laten zien voor het loyaliteitsprogramma, maar het exporteren van die gegevens blokkeren. Een trouwfotograaf kan editors toegang geven tot foto's, maar persoonlijke notities over klanten afschermen.

Gebruik je AI, dan markeer je bepaalde datasets als geschikt voor training en andere als verboden terrein. Zo zorg je voor verantwoord gebruik en voorkom je later complianceproblemen.

Voor- en nadelen van OneTrust

OneTrust combineert privacytools, risicoregisters, toezicht op AI en het bijhouden van toestemmingen om al je gegevens te beheren. Het werkt bovendien samen met de apps en systemen die je misschien al gebruikt. Wijzig je op één plek een instelling, bijvoorbeeld de e-mailvoorkeur van een klant, dan wordt die automatisch bijgewerkt in je mailinglijst, je CRM-systeem (customer relationship management) en je advertentietargeting, zonder dat je er zelf achteraan hoeft.

Maar niet elk bedrijf heeft het hele pakket nodig. De prijs van OneTrust hangt af van de grootte van je bedrijf en de functies die je kiest, en werkt meestal met een abonnement. Gebruik je maar een paar functies, dan zijn de kosten misschien lastig te verantwoorden. Wil je klanten alleen hun voorkeuren laten aanpassen, dan heb je de overige functies waarschijnlijk niet nodig. Houd ook rekening met de tijd die het jou en je team kost om ermee te leren werken, zeker als je niet alle functies gaat gebruiken.