Hva er OneTrust? Nøkkelfunksjoner + fordeler og ulemper

Personvernregler berører nesten alle deler av en virksomhet, spesielt når det gjelder håndtering av sensitive data. Retningslinjer for konfidensialitet dekker alt fra markedsførings-e-poster til ansattinformasjon, bruk av KI og risiko knyttet til leverandører. Uten et sentralt system for datainnsamling kan du ende opp med å basere deg på regneark, spredte e-poster og verktøy som ikke snakker sammen.

Det kan være risikabelt, ettersom feil kan føre til store bøter eller personvernbrudd, noe som kan skremme kundene bort.

Én mye brukt programvare for personvernhåndtering er OneTrust. Plattformen forenkler personvern, risiko og datastyring ved å samle alt på ett sted. Det kan bidra til at personvern og sikkerhet blir en integrert del av den daglige driften, ikke noe du legger til i etterkant. Les mer om selskapet og finn ut om det kan passe for din egen virksomhet.

Hva er OneTrust

1. Personvern og datastyring
2. GRC og sikkerhetsgaranti
3. Etikk og etterlevelse
4. ESG og bærekraft

OneTrust ble grunnlagt i 2016 av administrerende direktør Kabir Barday og har hovedkontor i Atlanta. Det er et globalt programvareselskap med en ledende plattform for databeskyttelse, styring og etterlevelse av regelverk. Verktøyene bidrar til å tilpasse databruken til globale lover som GDPR, CCPA, HIPAA og EUs KI-forordning, noe som sikrer etterlevelse og bygger tillit hos interessenter.

OneTrusts løsning for å samle datastyring er en plattform delt inn i fire «skyer» som svarer til ulike ansvarsområder. Bedrifter kan velge og vrake fra dette utvalget av muligheter:

1. Personvern og datastyring

Denne skyen håndterer samtykke og preferanser, som er et vanlig startpunkt for mange bedrifter og lar folk velge om de vil motta e-poster eller la seg spore digitalt. Den håndterer også samtykkebannere for informasjonskapsler, dokumentasjon som viser at brukernes valg ble respektert, og forespørsler om datarettigheter, for eksempel når noen ber et selskap om å dele eller slette personopplysninger.

Når dette er på plass, er det enklere å utvide til andre områder som datastyring, sikkerhet eller ESG-rapportering, siden alle verktøyene er laget for å fungere sammen.

2. GRC og sikkerhetsgaranti

Denne skyen dreier seg om styring, risiko og etterlevelse (GRC). Den hjelper deg å følge opp sikkerhetsvurderinger, føre risikologger og organisere revisjonsdokumentasjon, alt i ett sentralt system.

3. Etikk og etterlevelse

Denne skyen handler mer om mennesker enn om data. Den støtter opplæring av ansatte i etisk praksis og gir trygge kanaler for å rapportere kritikkverdige forhold eller ta opp interne bekymringer.

4. ESG og bærekraft

Denne siste skyen følger med på miljømessig og sosial påvirkning. Bruk den til å overvåke måltall som karbonutslipp og til å lage rapporter for interessenter, investorer eller myndigheter.

OneTrust kobles direkte til andre forretningsverktøy du kanskje allerede bruker (som Salesforce Sales Cloud og HubSpot) gjennom ferdige integrasjoner og programmeringsgrensesnitt (API-er). På den måten flyter samtykke- og preferansedata automatisk mellom systemene dine. Når noen klikker på «Meld av», blir endringen loggført og synkronisert overalt der det betyr noe (e-postlister, lojalitetsprogrammer eller manus for kundesenteret), slik at alle kanalene dine er samkjørte og i tråd med regelverket.

Viktige funksjoner i OneTrust

1. Samtykke og preferanser
2. Håndtering av tredjeparter
3. KI-styring
4. Automatisering av personvern
5. Teknisk risiko og etterlevelse
6. Styring av databruk

Du kan begynne med funksjonene som dekker de mest presserende behovene dine (som samtykkehåndtering eller leverandøroppfølging) og utvide etter hvert som virksomheten vokser eller regelverket endrer seg. Her er de viktigste funksjonene i OneTrust som du bør vurdere når behovene dine innen personvern, sikkerhet eller KI-styring utvikler seg.

1. Samtykke og preferanser

Når du driver en nettbutikk, må du holde oversikt over kundenes preferanser, for eksempel om de ønsker å motta reklame-e-poster eller SMS-oppdateringer om levering. OneTrusts verktøy for samtykkehåndtering tar seg av dette for deg og lager og viser brukervennlige preferansepaneler. Der kan kundene velge om de vil motta e-poster, tekstmeldinger eller andre beskjeder, og endre valgene sine.

Plattformen fører oversikt over hvert valg, lagrer det sentralt og synkroniserer med de tilkoblede systemene dine. Det betyr at du slipper å lage popup-vinduer, skjemaer eller bakenforliggende logikk manuelt for å samle inn samtykke.

Et eksempel: En liten klesbutikk kan be kundene om å krysse av i ulike bokser for å motta innhold om stiltips, varsler om sesongsalg og invitasjoner til lokale pop-up-butikker. OneTrust registrerer hvert valg, slik at meldingene bare går til dem som har bedt om dem.

Når du kjører annonser, kobler OneTrust samtykkedata direkte til annonseplattformene, slik at kampanjene tilpasses hver enkelt besøkendes preferanser. Hvis noen sier nei til sporing, blokkeres personlige annonser. Sier de ja, vises tilpassede annonser.

2. Håndtering av tredjeparter

Eiere av småbedrifter jobber ofte med mange leverandører (betalingsformidlere, markedsføringsplattformer, frakttjenester) som alle håndterer kundedata. Det er her datakartlegging kommer inn: OneTrust kan automatisk skanne tilkoblede systemer for å finne ut hvor kundeinformasjonen er lagret, og bygge én samlet oversikt slik at du kan svare raskt på forespørsler og etterlevelseskontroller.

OneTrust fører oversikt over samarbeidspartnernes personvern- og sikkerhetspraksis for kundedata og hjelper med hendelseshåndtering ved å varsle deg hvis noe er galt. Hvis du for eksempel driver en butikk med håndlagde smykker og må sikre at leverandøren av e-postmarkedsføring oppfyller GDPR-kravene, følger OneTrust med på leverandørens etterlevelsessertifiseringer og fremhever eventuelle mangler, slik at du vet at kundedataene håndteres riktig.

Eller hvis du driver et kaffebrenneri som sender varer over hele landet, loggfører OneTrust hvordan logistikkpartnere krypterer adresser og betalingsdetaljer, noe som bidrar til at sensitiv informasjon holdes trygg i alle ledd.

3. KI-styring

KI finnes overalt, også i netthandel og tjenestebedrifter, og påvirker hvordan personvern håndteres. Funksjonene for KI-styring i OneTrust holder oversikt over hvordan verktøy for kunstig intelligens bruker dataene dine, og måler dem opp mot lover som EUs KI-forordning samtidig som risiko reduseres.

La oss si at du eier en butikk for boliginteriør og bruker KI til å skrive annonsetekster. Med OneTrust kan du loggføre hvilke kilder KI-verktøyet får hente fra, som produktbeskrivelser og godkjente bilder. På den måten har du dokumentasjon klar dersom det skulle dukke opp spørsmål om opphavsrett eller etterlevelse.

Et annet eksempel er et treningsstudio som kanskje bruker KI-basert programvare for timeplanlegging, men der helseopplysninger ikke mates inn i modellen. OneTrust kan dokumentere hvilke data KI-verktøyet ikke har tilgang til. Det kan hjelpe deg å vise at du følger lover om helseopplysninger som HIPAA, og redusere risikoen for utilsiktet misbruk av data.

Bygger du ditt eget KI-verktøy, for eksempel en chatbot som svarer på vanlige spørsmål i butikken, kan OneTrust holde oversikt over hvilket datasett den er lært opp på, hvilke tillatelser du har, og hvilke risikokontroller du har gjort før lansering. Det betyr at hvis myndigheter eller kunder spør hvordan KI-chatboten din ble bygget og hva den kan, har du et tydelig og etterprøvbart spor.

4. Automatisering av personvern

Å håndtere personvern manuelt, som å følge opp kundeforespørsler, oppdatere regneark og dobbeltsjekke hver leverandørs dokumentasjon på etterlevelse, tar mye tid. En grundig risikovurdering kan effektivisere prosessen. OneTrust automatiserer manuelt arbeid som slettingsforespørsler, merking av sensitive data og regler for oppbevaring, slik at du kan konsentrere deg om å drive virksomheten.

OneTrust kan håndtere forespørsler om innsyn automatisk for en lokal matlagingsskole ved å sende elevene informasjonen som er lagret om dem, uten å ta ansatte bort fra annet arbeid. En nettbutikk kan sette det opp til å slette betalingsinformasjon automatisk etter 30 dager for å redusere risikoen for brudd.

For butikker i rask vekst betyr automatisering av personvernarbeidet også færre forsinkelser når en kunde ber om å få dataene sine fjernet, selv i en travel salgsuke.

5. Teknisk risiko og etterlevelse

GRC- og sikkerhetsgaranti-skyen tar for seg sikkerhet og risiko. Den samler styring av retningslinjer, risikovurderinger og forberedelser til revisjon på ett sted, og gir små team ett enkelt dashbord i stedet for å sjonglere flere regneark eller apper.

I stedet for å basere seg på spredte filer kan en butikk bruke det til å dokumentere at betalingsformidleren følger Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) før den setter i gang et stort salg.

En nettbutikkeier som tester en ny lagerapp, kan kjøre risikokontroller for personvern gjennom det samme dashbordet. De kan loggføre resultatene og flagge eventuelle problemer før appen tas i bruk. I begge tilfeller gir OneTrust strukturen til å samle bevis, følge opp utbedringer og holde et etterprøvbart register på ett sted.

Fordi disse kontrollene kan hente data fra sårbarhetsskannere, leverandørregistre og saksbehandlingssystemer, kan du se sårbarheter i apper, problemer med leverandører og etterlevelsesstatus samtidig. Det kan gjøre det enklere å prioritere hva som skal utbedres.

6. Styring av databruk

Datastyring handler om å vite hvor kundeinformasjonen din befinner seg, hvem som har tilgang til den, og hva den brukes til, slik at du kan følge fremgangen i etterlevelsen. OneTrust automatiserer mye av dette ved å merke data og håndtere brukersamtykker samtidig som reglene dine håndheves automatisk.

En butikk med dyreutstyr kan la markedsføringsteamet se kjøpshistorikk for lojalitetsprogrammer, men hindre eksport av dataene. En bryllupsfotograf kan gi redigerere tilgang til bilder, men holde personlige notater om kundene låst unna.

Bruker du KI, kan du merke enkelte datasett som trygge til opplæring og flagge andre som utilgjengelige. Det sikrer ansvarlig bruk og unngår etterlevelsesproblemer senere.

Fordeler og ulemper ved å bruke OneTrust

OneTrust kombinerer personvernverktøy, risikologger, KI-tilsyn og samtykkeoppfølging for å håndtere hele datalandskapet ditt. Det fungerer også med appene og systemene du kanskje allerede bruker. Endrer du en innstilling ett sted, for eksempel en kundes e-postpreferanse, oppdateres det automatisk i e-postlisten, systemet for kundeoppfølging (CRM) og annonsemålrettingen, uten at du må jage etter det.

Men ikke alle bedrifter trenger hele verktøykassen. Prisene på OneTrust varierer etter bedriftens størrelse og hvilke funksjoner du velger, og krever vanligvis et abonnement. Kostnaden kan være vanskelig å forsvare hvis du bare bruker noen få funksjoner. Er målet ditt bare å la kundene justere preferansene sine, trenger du kanskje ikke resten av funksjonene. Husk også å ta høyde for tiden det tar å lære opp deg selv og teamet, dersom du ikke planlegger å bruke alle funksjonene.