Co to jest OneTrust? Najważniejsze funkcje oraz zalety i wady

Przepisy dotyczące prywatności obejmują niemal każdy obszar działalności firmy, zwłaszcza gdy w grę wchodzi przetwarzanie danych wrażliwych. Zasady poufności regulują wszystko, od e-maili marketingowych, przez informacje o pracownikach, wykorzystanie sztucznej inteligencji, aż po ryzyka związane z dostawcami. Jeśli nie masz scentralizowanego systemu gromadzenia danych, możesz polegać na arkuszach kalkulacyjnych, rozproszonych e-mailach i narzędziach, które ze sobą nie współpracują. To ryzykowne, ponieważ błędy mogą prowadzić do wysokich kar lub naruszeń prywatności, które zniechęcają klientów.

Jednym z powszechnie uznanych programów do zarządzania prywatnością jest OneTrust. Ta platforma upraszcza kwestie prywatności, ryzyka i zarządzania danymi, łącząc je w jednym miejscu. Dzięki temu prywatność i bezpieczeństwo mogą być wbudowane w codzienne działania, a nie dodawane po fakcie. Poznaj bliżej tę firmę i sprawdź, czy może okazać się odpowiednia dla Twojej działalności.

Co to jest OneTrust?

• Prywatność i zarządzanie danymi
• GRC i zapewnienie bezpieczeństwa
• Etyka i zgodność z przepisami
• ESG i zrównoważony rozwój

Założona w 2016 roku przez dyrektora generalnego Kabira Bardaya i mająca siedzibę w Atlancie, OneTrust to globalna firma programistyczna oferująca wiodącą platformę do ochrony danych, zarządzania nimi i zgodności z przepisami. Jej narzędzia pomagają dostosować praktyki związane z danymi do globalnych regulacji, takich jak RODO, CCPA, HIPAA czy unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji (EU AI Act), zapewniając zgodność z prawem i budując zaufanie wśród interesariuszy.

Rozwiązaniem OneTrust służącym do ujednolicenia zarządzania zgodnością w zakresie danych jest platforma podzielona na cztery „chmury”, odpowiadające różnym obszarom odpowiedzialności. Firmy mogą wybierać spośród następujących opcji.

Prywatność i zarządzanie danymi

Ta chmura służy do zarządzania zgodami i preferencjami, co dla wielu firm stanowi naturalny punkt wyjścia. Pozwala odbiorcom wyrazić zgodę na otrzymywanie e-maili lub śledzenie aktywności w internecie albo odmówić takiej zgody. Zarządza również banerami zgody na pliki cookie, przechowuje dowody na to, że wybory użytkowników były respektowane, oraz obsługuje żądania dotyczące danych, takie jak prośby o udostępnienie lub usunięcie danych osobowych. Po wdrożeniu tego rozwiązania łatwiej rozszerzyć działania na inne obszary, takie jak zarządzanie danymi, bezpieczeństwo czy raportowanie ESG, ponieważ wszystkie narzędzia zostały zaprojektowane tak, aby ze sobą współpracowały.

GRC i zapewnienie bezpieczeństwa

Ta chmura koncentruje się na zarządzaniu, ryzyku i zgodności (GRC). Pomaga śledzić oceny bezpieczeństwa, prowadzić rejestry ryzyka i porządkować dokumentację audytową, a wszystko to w jednym, scentralizowanym systemie.

Etyka i zgodność z przepisami

Ta chmura koncentruje się bardziej na ludziach niż na danych. Wspiera szkolenia pracowników z zakresu praktyk etycznych i zapewnia bezpieczne kanały do zgłaszania nadużyć lub poruszania kwestii wewnętrznych.

ESG i zrównoważony rozwój

Ta ostatnia chmura służy do monitorowania wpływu firmy na środowisko i społeczeństwo. Wykorzystaj ją do śledzenia wskaźników takich jak emisje dwutlenku węgla oraz do generowania raportów dla interesariuszy, inwestorów czy organów regulacyjnych.

OneTrust łączy się bezpośrednio z innymi narzędziami biznesowymi, z których być może już korzystasz (takimi jak Salesforce Sales Cloud czy HubSpot), poprzez gotowe integracje i interfejsy programowania aplikacji (API). Dzięki temu dane dotyczące zgód i preferencji są automatycznie przekazywane między Twoimi systemami. Gdy ktoś kliknie „Zrezygnuj z subskrypcji” – zmiana jest rejestrowana i synchronizowana wszędzie tam, gdzie ma to znaczenie, na przykład na listach mailingowych, w programach lojalnościowych czy skryptach call center – dzięki czemu wszystkie kanały pozostają spójne i zgodne z przepisami.

Kluczowe funkcje OneTrust

• Zgody i preferencje
• Zarządzanie podmiotami zewnętrznymi
• Zarządzanie sztuczną inteligencją
• Automatyzacja prywatności
• Ryzyko technologiczne i zgodność
• Zarządzanie wykorzystaniem danych

Możesz zacząć od funkcji, które odpowiadają na Twoje najpilniejsze potrzeby – takich jak zarządzanie zgodami czy monitorowanie dostawców – i rozszerzać ich zakres w miarę rozwoju firmy lub zmian w przepisach. Poznaj kluczowe funkcje OneTrust, które warto rozważyć wraz ze zmianami Twoich potrzeb w zakresie prywatności, bezpieczeństwa czy zarządzania sztuczną inteligencją.

Zgody i preferencje

Prowadząc sklep internetowy, musisz śledzić preferencje klientów, na przykład to, czy chcą otrzymywać e-maile promocyjne lub powiadomienia SMS o statusie przesyłki. Narzędzia OneTrust do zarządzania zgodami robią to za Ciebie, generując i wyświetlając łatwe w obsłudze panele preferencji. To właśnie w nich klienci mogą zdecydować, czy chcą otrzymywać e-maile, wiadomości SMS lub inne komunikaty, a także w każdej chwili zaktualizować swoje wybory.

Platforma przechowuje rejestr każdej udzielonej lub wycofanej zgody, gromadząc te informacje w jednym miejscu i synchronizując je z połączonymi systemami. Oznacza to, że nie musisz ręcznie tworzyć wyskakujących okienek, formularzy ani mechanizmów działających po stronie zaplecza, aby zbierać zgody.

Przykładowo sklep z odzieżą może poprosić klientów o zaznaczenie różnych pól, aby otrzymywać treści promocyjne z poradami dotyczącymi stylizacji, informacje o sezonowych wyprzedażach oraz zaproszenia na lokalne wydarzenia pop-up. OneTrust rejestruje każdy wybór, dzięki czemu wiadomości trafiają wyłącznie do osób, które wyraziły na nie zgodę.

Gdy prowadzisz kampanie reklamowe, OneTrust łączy dane dotyczące zgód bezpośrednio z platformami reklamowymi, dzięki czemu kampanie mogą uwzględniać preferencje poszczególnych odwiedzających. Jeśli ktoś odmówi zgody na śledzenie, spersonalizowane reklamy zostają zablokowane. Jeśli natomiast wyrazi zgodę, wyświetlane będą dopasowane reklamy.

Zarządzanie podmiotami zewnętrznymi

Właściciele małych firm często współpracują z wieloma dostawcami – operatorami płatności, platformami marketingowymi, firmami kurierskimi – z których każdy przetwarza dane klientów. I tu z pomocą przychodzi odkrywanie danych: OneTrust może automatycznie skanować połączone systemy, aby zidentyfikować, gdzie przechowywane są informacje o klientach, tworząc jeden spis danych. Dzięki temu możesz szybko odpowiadać na żądania i sprawniej przechodzić kontrole zgodności.

OneTrust przechowuje informacje o praktykach Twoich partnerów w zakresie prywatności i bezpieczeństwa danych klientów, wspierając zarządzanie incydentami poprzez sygnalizowanie ewentualnych nieprawidłowości. Na przykład jeśli prowadzisz sklep z ręcznie robioną biżuterią i chcesz sprawdzić, czy dostawca usług e-mail marketingu spełnia wymogi RODO, OneTrust monitoruje certyfikaty zgodności dostawców i wskazuje wszelkie luki, dzięki czemu wiesz, że dane Twoich klientów są odpowiednio chronione. Z kolei jeśli prowadzisz palarnię kawy z wysyłką, OneTrust rejestruje, w jaki sposób partnerzy realizujący zamówienia szyfrują adresy i dane płatnicze, pomagając zadbać o to, by informacje wrażliwe pozostawały chronione na każdym etapie.

Zarządzanie sztuczną inteligencją

Sztuczna inteligencja jest dziś obecna niemal wszędzie, także w e-commerce i firmach usługowych, wpływając na sposób zarządzania prywatnością danych. Funkcje OneTrust do zarządzania sztuczną inteligencją monitorują sposób, w jaki narzędzia oparte na AI wykorzystują Twoje dane, i zestawiają go z przepisami, takimi jak unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji, jednocześnie pomagając ograniczać ryzyko.

Załóżmy, że prowadzisz sklep z artykułami do wystroju wnętrz i wykorzystujesz sztuczną inteligencję do tworzenia treści reklamowych. Dzięki OneTrust możesz zarejestrować źródła, z których Twoje narzędzie AI może korzystać, takie jak opisy produktów i zatwierdzone zdjęcia. W ten sposób masz gotową dokumentację na wypadek pytań dotyczących praw autorskich lub zgodności z przepisami.

Innym przykładem jest studio fitness, które może korzystać z oprogramowania AI do planowania grafiku, ale notatki dotyczące zdrowia nie trafiają do modelu. OneTrust może udokumentować, do których danych narzędzie AI nie ma dostępu. Pomaga to wykazać zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych zdrowotnych, takimi jak HIPAA, i zmniejsza ryzyko ich niezamierzonego niewłaściwego wykorzystania.

Jeśli tworzysz własne narzędzie AI – powiedzmy chatbota odpowiadającego na najczęstsze pytania w sklepie – OneTrust może śledzić, na jakim zbiorze danych zostało ono wytrenowane, jakie masz uprawnienia oraz jakie kontrole ryzyka przeprowadzono przed jego uruchomieniem. Oznacza to, że jeśli organy regulacyjne lub klienci zapytają, jak powstał Twój chatbot AI i jakie informacje wykorzystuje, będziesz dysponować przejrzystą dokumentacją, którą można poddać audytowi.

Automatyzacja prywatności

Ręczne zarządzanie prywatnością danych, na przykład obsługa żądań klientów, aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych czy ponowne sprawdzanie dokumentacji dotyczącej zgodności każdego dostawcy, pochłania mnóstwo czasu. Dokładna ocena ryzyka może usprawnić ten proces. OneTrust automatyzuje ręczne zadania, takie jak obsługa żądań usunięcia danych, oznaczanie danych wrażliwych czy stosowanie zasad ich przechowywania, dzięki czemu możesz skupić się na prowadzeniu firmy.

OneTrust może obsługiwać żądania dostępu do danych za pomocą automatyzacji. Przykładowo lokalna szkoła gotowania może wysyłać kursantom przechowywane informacje bez konieczności angażowania personelu i odrywania go od innych zadań. Butik internetowy może z kolei ustawić automatyczne usuwanie danych płatniczych po 30 dniach, aby zmniejszyć ryzyko naruszenia.

W przypadku szybko rozwijających się sklepów automatyzacja procesów związanych z prywatnością oznacza również mniej opóźnień, gdy klient prosi o usunięcie swoich danych, nawet w najbardziej intensywnym okresie sprzedaży.

Ryzyko technologiczne i zgodność

Chmura GRC i zapewnienia bezpieczeństwa koncentruje się na bezpieczeństwie i zarządzaniu ryzykiem. Łączy zarządzanie politykami, ocenę ryzyka i przygotowanie do audytów w jednym miejscu, zapewniając małym zespołom jeden pulpit nawigacyjny zamiast konieczności korzystania z wielu arkuszy kalkulacyjnych czy aplikacji.

Zamiast polegać na rozproszonych plikach, firma handlowa może wykorzystać ją do udokumentowania, że jej operator płatności spełnia standard bezpieczeństwa danych branży kart płatniczych (PCI DSS) przed uruchomieniem dużej wyprzedaży.

Właściciel sklepu internetowego testujący nową aplikację do zarządzania zapasami może za pomocą tego samego pulpitu przeprowadzić ocenę ryzyka związanego z prywatnością danych. Może zarejestrować wyniki i oznaczyć wszelkie problemy, zanim aplikacja zostanie wdrożona. W obu przypadkach OneTrust zapewnia strukturę do gromadzenia dowodów, śledzenia wprowadzonych poprawek i prowadzenia dokumentacji, którą można poddać audytowi, w jednym miejscu.

Ponieważ te kontrole mogą pobierać dane ze skanerów podatności, rejestrów dostawców i systemów zgłoszeniowych, możesz jednocześnie monitorować podatności aplikacji, problemy z dostawcami i status zgodności. Ułatwia to ustalanie priorytetów i usuwanie wykrytych problemów.

Zarządzanie wykorzystaniem danych

Zarządzanie danymi polega na wiedzy o tym, gdzie znajdują się informacje o Twoich klientach, kto ma do nich dostęp i do czego są wykorzystywane, dzięki czemu możesz monitorować postępy w zakresie zgodności. OneTrust automatyzuje wiele z tych działań, oznaczając dane i zarządzając zgodami użytkowników, a jednocześnie automatycznie egzekwując określone przez Ciebie zasady.

Firma sprzedająca artykuły dla zwierząt może pozwolić zespołowi marketingu przeglądać historię zakupów na potrzeby programów lojalnościowych, ale uniemożliwić eksport tych danych. Fotograf ślubny może z kolei udostępnić osobom zajmującym się obróbką zdjęć dostęp do materiałów, jednocześnie chroniąc osobiste notatki dotyczące klientów.

Jeśli korzystasz ze sztucznej inteligencji, możesz oznaczyć niektóre zbiory danych jako bezpieczne do wykorzystania podczas trenowania modeli, a inne jako niedostępne. Pomaga to zapewnić odpowiedzialne wykorzystanie danych i uniknąć problemów ze zgodnością w przyszłości.

Zalety i wady korzystania z OneTrust

OneTrust łączy narzędzia do ochrony prywatności, rejestry ryzyka, nadzór nad sztuczną inteligencją i monitorowanie zgód, umożliwiając zarządzanie całym zasobem danych w jednym miejscu. Współpracuje również z aplikacjami i systemami, z których być może już korzystasz. Zmień ustawienie w jednym miejscu – na przykład preferencje e-mailowe kupującego – a automatycznie zaktualizują się Twoja lista mailingowa, narzędzie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) i targetowanie reklam, bez konieczności ręcznego śledzenia zmian.

Jednak nie każda firma potrzebuje całego zestawu narzędzi. Ceny OneTrust różnią się w zależności od wielkości firmy i wybranego pakietu funkcji, a korzystanie z platformy zwykle wiąże się z koniecznością wykupienia subskrypcji. Jeśli Twoim jedynym celem jest umożliwienie klientom dostosowywania preferencji, możesz nie potrzebować pozostałych funkcji ani z nich korzystać. Weź również pod uwagę czas potrzebny na szkolenie siebie i członków zespołu, jeśli nie planujesz korzystać z całego zakresu dostępnych funkcji.