Xero czy QuickBooks? Porównanie programów księgowych

Jeśli zastanawiasz się, co wybrać – Xero czy QuickBooks – zacznij od potrzeb swojej firmy. Odpowiednie oprogramowanie księgowe może mieć ogromny wpływ na jej funkcjonowanie: od bieżącej kontroli wydatków, przez raportowanie, aż po długoterminowe planowanie finansów. Z badania Amerykańskiej Izby Handlowej wynika, że ponad połowa małych firm korzysta z programów księgowych, które wykorzystują nie tylko do podstawowej księgowości. Współczesne narzędzia standardowo zapewniają dostęp w chmurze, automatyzację opartą na sztucznej inteligencji i rozbudowane możliwości integracji.

Xero i QuickBooks od lat należą do najpopularniejszych programów księgowych. Poznaj ich najważniejsze funkcje, ceny i ograniczenia, a następnie sprawdź, czym różnią się te rozwiązania.

Czym jest Xero?

Xero to chmurowe oprogramowanie księgowe, które ułatwia zarządzanie finansami małym i średnim firmom. Xero powstało w 2006 roku jako alternatywa dla QuickBooks. Użytkownicy cenią je za przyjazny interfejs i rozbudowane funkcje księgowe.

Xero działa zgodnie z amerykańskimi ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP) i upraszcza podstawowe zadania księgowe. Automatyzuje między innymi uzgadnianie transakcji bankowych i wystawianie faktur, dzięki czemu mogą z niego korzystać także osoby bez dużego doświadczenia w księgowości.

Najważniejsze funkcje Xero to:

• fakturowanie online. Twórz faktury, ustawiaj ich cykliczne wystawianie i sprawdzaj status płatności. Ułatwia to zarządzanie należnościami oraz dokonywanie płatności przez klientów, co sprzyja utrzymaniu płynności finansowej.
• uzgadnianie transakcji bankowych. Automatycznie importuj operacje z rachunków bankowych i dopasowuj je do zapisów księgowych. Z czasem system uczy się sposobu, w jaki kategoryzujesz transakcje, i pomaga robić to coraz dokładniej.
• zarządzanie wydatkami. Xero Expenses ułatwia śledzenie kosztów. Pracownicy mogą fotografować paragony urządzeniami mobilnymi, a funkcja automatycznego odczytu danych z dokumentów pobiera najważniejsze informacje i łączy je z wnioskami o zwrot wydatków. Usprawnia to zatwierdzanie i rozliczanie kosztów. Funkcja jest dostępna w planie Established.
• podstawowe zarządzanie zapasami. Xero pozwala kontrolować stany magazynowe, zarządzać zapasami i monitorować koszt własny sprzedaży (COGS). Dzięki temu łatwiej ocenisz marże i wyniki poszczególnych produktów. Bardziej zaawansowane funkcje są dostępne za pośrednictwem integracji w sklepie z aplikacjami Xero.
• księgowość wielowalutowa. Jeśli działasz na rynkach międzynarodowych i stosujesz Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), możesz obsługiwać płatności, wystawiać faktury i zarządzać rachunkami bankowymi w ponad 160 walutach. Kursy są aktualizowane automatycznie. Funkcja jest dostępna w planie Established.
• zarządzanie projektami. Narzędzia do śledzenia czasu i wydatków związanych z konkretnymi projektami zapewniają przejrzysty obraz ich kosztów i rentowności. Funkcja jest dostępna w planie Established.
• zaawansowane raportowanie. Twórz różne raporty finansowe, w tym rachunki zysków i strat (P&L) oraz bilanse. Plan Established zapewnia też krótkoterminowe prognozy przepływów pieniężnych, podsumowania wyników firmy z własnymi wskaźnikami oraz możliwość analizowania szczegółowych danych, aby łatwiej dostrzegać trendy.
• nieograniczony dostęp dla użytkowników. Każdy plan Xero umożliwia pracę nieograniczonej liczbie osób. To opłacalne rozwiązanie dla zespołów, które potrzebują wspólnego dostępu do danych księgowych, i ważna przewaga nad niektórymi planami QuickBooks.
• intuicyjny panel. Przejrzysty panel Xero pokazuje aktualny stan przepływów pieniężnych, rachunków bankowych i sytuacji finansowej firmy.

Jeśli prowadzisz sklep w Shopify i chcesz usprawnić księgowość dla e-commerce, możesz połączyć dane sklepu z Xero za pomocą aplikacji dostępnych w Shopify App Store. Takie narzędzia synchronizują między innymi sprzedaż, rabaty, koszty wysyłki, zwroty i opłaty, ułatwiając bieżącą kontrolę przepływów pieniężnych oraz wyników firmy. Dostępne rozwiązania to między innymi Xero & QuickBooks Smart Sync, A2X Sync i Xero Bridge.

Plany Xero

Xero oferuje trzy plany cenowe przeznaczone dla firm o różnych potrzebach:

• Early. 20 USD (ok. 80 zł) miesięcznie. Plan dla małych firm i osób samozatrudnionych, które potrzebują podstawowych funkcji księgowych na start. Plan ogranicza liczbę faktur, które można wystawić, oraz rachunków, które można wprowadzić.
• Growing. 47 USD (ok. 188 zł) miesięcznie. Obejmuje nieograniczoną liczbę faktur i rachunków, dlatego dobrze sprawdza się w rozwijających się firmach, które obsługują coraz więcej transakcji.
• Established. 80 USD (ok. 320 zł) miesięcznie. Zawiera wszystkie funkcje planu Growing, a także obsługę wielu walut i narzędzia do śledzenia projektów. To rozwiązanie dla firm o bardziej złożonych potrzebach księgowych lub prowadzących działalność międzynarodową.

Xero oferuje również opcjonalne dodatki. Możesz na przykład połączyć Xero z narzędziami do zarządzania zapasami, takimi jak Unleashed, aplikacjami do ewidencji czasu, takimi jak Deputy, lub rozbudować analitykę za pomocą narzędzi raportowych, takich jak Spotlight Reporting.

Czym jest QuickBooks?

QuickBooks to jeden z najbardziej znanych programów księgowych, szczególnie popularny na rynku amerykańskim. Oferuje zarówno wersje instalowane na komputerze, jak i plany QuickBooks Online przeznaczone dla różnych firm i branż. Podobnie jak Xero, QuickBooks działa zgodnie z zasadami GAAP.

QuickBooks oferuje narzędzia do obsługi niemal wszystkich obszarów finansów firmy – od szczegółowego fakturowania i naliczania wynagrodzeń po rozbudowane raportowanie. Niezależnie od tego, czy kontrolujesz przepływy pieniężne, stany magazynowe i zapasy, czy przygotowujesz rozliczenia podatkowe, QuickBooks pomaga uporządkować dane i lepiej kontrolować finanse firmy.

Najważniejsze funkcje QuickBooks to:

• fakturowanie i płatności online. Twórz faktury dopasowane do swojej firmy, przyjmuj płatności przez internet i ustawiaj przypomnienia. Ułatwia to zarządzanie należnościami i utrzymanie płynności finansowej.
• zarządzanie wydatkami i uzgadnianie transakcji bankowych. Połącz rachunki bankowe i karty kredytowe, aby automatycznie importować operacje. Dzięki temu możesz sprawnie śledzić i kategoryzować wydatki, a także szybciej uzgadniać transakcje przez porównywanie zaimportowanych danych z zapisami księgowymi.
• zarządzanie zapasami. Plany QuickBooks Online Plus i Advanced umożliwiają śledzenie zapasów, w tym kosztu własnego sprzedaży (COGS), kontrolowanie stanów magazynowych i ustawianie progów ponownego zamówienia. To przydatne rozwiązanie dla firm o złożonych potrzebach magazynowych. Funkcja jest dostępna tylko w planach Plus i Advanced.
• zarządzanie projektami. Narzędzia do śledzenia pomagają kontrolować rentowność projektów, rejestrować czas pracy własnej i pracowników oraz zarządzać wydatkami. Funkcja jest dostępna tylko w planach Plus i Advanced.
• zaawansowane raportowanie. Twórz raporty finansowe, w tym rachunki zysków i strat, bilanse, zestawienia wiekowania należności (A/R) i zobowiązań (A/P) oraz zestawienia obrotów i sald.
• naliczanie wynagrodzeń i ewidencja czasu pracy. Na rynku amerykańskim QuickBooks oferuje zintegrowane usługi płacowe Core, Premium i Elite, które ułatwiają wypłatę wynagrodzeń, rozliczanie podatków związanych z wynagrodzeniami i składanie formularzy podatkowych. Plany Essentials, Plus i Advanced obejmują też ewidencję czasu pracy. Pozwala ona monitorować godziny przepracowane przez pracowników oraz sprawniej wystawiać faktury i naliczać wynagrodzenia.
• rejestrowanie paragonów. Fotografuj paragony w aplikacji mobilnej QuickBooks, aby automatycznie odczytywać ich dane i przypisywać je do odpowiednich kategorii.
• obsługa podatku od sprzedaży. Na rynku amerykańskim system automatycznie oblicza i śledzi podatek od sprzedaży oraz pomaga go rozliczać zgodnie z przepisami.
• sklep z aplikacjami. QuickBooks udostępnia rozbudowany katalog z setkami aplikacji innych firm, które można bezpośrednio połączyć z danymi księgowymi.

Użytkownicy Shopify mogą automatycznie synchronizować dane sklepu z QuickBooks za pomocą aplikacji takiej jak QuickBooks Sync.

Aplikacja synchronizuje zamówienia, zwroty, zapasy, produkty i opłaty między Shopify a QuickBooks, co ułatwia raportowanie finansowe i zarządzanie zapasami.

Plany QuickBooks

W chmurowej wersji QuickBooks Online dostępnych jest pięć planów:

• Solopreneur. 20 USD (ok. 80 zł) miesięcznie. Ten wariant, który zastąpił QuickBooks Self-Employed, to uproszczony plan dla freelancerów i osób prowadzących jednoosobową działalność. Obejmuje podstawowe funkcje księgowe, w tym śledzenie wydatków i szacowanie kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy.
• Simple Start. 38 USD (ok. 152 zł) miesięcznie. Plan dla osób prowadzących jednoosobową działalność i małych firm. Obejmuje fakturowanie, raportowanie oraz podstawowe śledzenie przychodów i wydatków.
• Essentials. 75 USD (ok. 300 zł) miesięcznie. Zawiera wszystkie funkcje planu Simple Start, a ponadto zarządzanie rachunkami, ewidencję czasu pracy i księgowość wielowalutową.
• Plus. 115 USD (ok. 460 zł) miesięcznie. Dodaje śledzenie zapasów, analizę rentowności projektów i dostęp dla maksymalnie pięciu użytkowników. To dobre rozwiązanie dla rozwijających się firm.
• Advanced. 275 USD (ok. 1100 zł) miesięcznie. Plan przeznaczony dla średnich firm i maksymalnie 25 użytkowników. Obejmuje zaawansowane raportowanie, fakturowanie zbiorcze i automatyzację procesów, dlatego sprawdza się w firmach o bardziej złożonych potrzebach księgowych.

Na rynku amerykańskim QuickBooks oferuje również zintegrowane usługi płacowe Core i Premium oraz obsługę płatności za pomocą QuickBooks Payments. Bezpośrednia integracja QuickBooks Time pomaga ewidencjonować czas pracy pracowników i w razie potrzeby rozliczać go z klientami.

Xero czy QuickBooks – najważniejsze różnice

Oba programy oferują rozbudowane funkcje księgowe, ale różnią się między innymi cenami, limitami i sposobem obsługi wybranych procesów. Najważniejsze różnice znajdziesz w tabeli: