O que é o OneTrust? Funcionalidades, vantagens e desvantagens

As regras de privacidade tocam praticamente todos os cantos de uma empresa, sobretudo quando envolvem o tratamento de dados sensíveis. As diretrizes de confidencialidade abrangem tudo, desde e-mails de marketing a informações de colaboradores, uso de IA e até riscos associados a fornecedores. 

Sem um sistema centralizado de recolha de dados, existe o risco de depender de folhas de cálculo, e-mails dispersos e ferramentas que não se comunicam entre si. Isto pode revelar-se perigoso, pois os erros podem originar coimas avultadas ou fugas de dados, afastando os clientes.

Um dos softwares de gestão de privacidade mais reconhecidos é o OneTrust. A sua plataforma simplifica a privacidade, o risco e a governação de dados, reunindo tudo num só lugar. Isto ajuda a garantir que a privacidade e a segurança estão integradas nas operações diárias, em vez de serem acrescentadas mais tarde. Vale a pena conhecer esta empresa em detalhe e perceber se poderá ser a escolha certa para as operações de um negócio.

O que é o OneTrust

• Privacidade e governação de dados
• GRC e garantia de segurança
• Ética e conformidade
• ESG e sustentabilidade

Fundada em 2016 pelo CEO Kabir Barday e com sede em Atlanta, a OneTrust é uma empresa global de software com uma plataforma de referência para proteção de dados, governação e conformidade regulamentar. As suas ferramentas ajudam a alinhar as práticas de dados com legislações internacionais como o RGPD, a CCPA, a HIPAA e a Lei da IA da UE, assegurando a conformidade e reforçando a confiança das partes interessadas.

A solução da OneTrust para unificar a conformidade de dados é uma plataforma dividida em quatro "clouds", correspondentes a diferentes responsabilidades. 

As empresas podem selecionar as opções deste conjunto que mais lhes interessam:

1. Privacidade e governação de dados

Esta cloud dedica-se à gestão de consentimentos e preferências, um ponto de partida habitual para muitas empresas, permitindo às pessoas aceitar ou recusar e-mails ou rastreamento digital. Também gere os banners de consentimento de cookies, os registos que comprovam o respeito pelas escolhas dos utilizadores e os pedidos relativos a direitos sobre dados, como solicitar a uma empresa que partilhe ou elimine dados pessoais. 

Uma vez implementado este passo, torna-se mais simples expandir para outras áreas, como a governação de dados, a segurança ou os relatórios ESG, já que todas as ferramentas foram concebidas para funcionar em conjunto.

2. GRC e garantia de segurança

Esta cloud foca-se na governação, no risco e na conformidade (GRC). Ajuda a acompanhar avaliações de segurança, a manter registos de risco e a organizar a documentação de auditoria, tudo num sistema centralizado.

3. Ética e conformidade

Esta cloud centra-se mais nas pessoas do que nos dados. Apoia a formação dos colaboradores em práticas éticas e disponibiliza canais seguros para denunciar condutas indevidas ou apresentar preocupações internas.

4. ESG e sustentabilidade

Esta última cloud monitoriza o impacto ambiental e social. É possível usá-la para acompanhar métricas como as emissões de carbono e para gerar relatórios destinados a partes interessadas, investidores ou reguladores.

O OneTrust liga-se diretamente a outras ferramentas de e-commerce que uma empresa já poderá utilizar (como o Salesforce Sales Cloud e o HubSpot) através de integrações prontas a usar e de interfaces de programação de aplicações (APIs). Desta forma, os dados de consentimento e preferências fluem automaticamente entre os sistemas. 

Quando alguém clica em "Cancelar subscrição", a alteração é registada e sincronizada em todos os locais relevantes, sejam listas de e-mail, programas de fidelização ou guiões de call center, mantendo todos os canais alinhados e em conformidade.

Principais funcionalidades do OneTrust

• Consentimentos e preferências
• Gestão de terceiros
• Governação de IA
• Automação da privacidade
• Risco e conformidade tecnológica
• Governação do uso de dados

É possível começar pelas funcionalidades que respondem às necessidades mais urgentes, como a gestão de consentimentos ou o acompanhamento de fornecedores, e ir expandindo à medida que as operações crescem ou a legislação muda. 

Aqui tem as principais funcionalidades do OneTrust a considerar à medida que as necessidades de privacidade, segurança ou governação de IA evoluem.

1. Consentimentos e preferências

Ao gerir uma loja online, é necessário acompanhar as preferências dos clientes, como saber se pretendem receber e-mails promocionais ou atualizações de envio por SMS. As ferramentas de gestão de consentimentos do OneTrust tratam desta questão, gerando e apresentando painéis de preferências fáceis de utilizar. Neste momento, os clientes podem escolher se querem receber e-mails, mensagens de texto ou outras comunicações, e atualizar as suas escolhas.

A plataforma mantém um registo de cada escolha, guardando-a de forma centralizada e sincronizando-a com os sistemas ligados. Isto significa que não é necessário criar manualmente pop-ups, formulários ou lógica de back-end para recolher consentimentos.

A título de exemplo, uma boutique de roupa pode pedir aos clientes que assinalem diferentes caixas para receberem conteúdos promocionais sobre dicas de estilo, avisos de saldos sazonais e convites para pop-ups locais. O OneTrust regista cada escolha, pelo que as mensagens só chegam a quem as solicitou.

Na publicação de anúncios, o OneTrust liga os dados de consentimento diretamente às plataformas publicitárias, para que as campanhas se ajustem em função das preferências de cada visitante. Se alguém recusar o seguimento, os anúncios personalizados são bloqueados. Se der o consentimento, os anúncios personalizados são apresentados.

2. Gestão de terceiros

Os pequenos empresários trabalham muitas vezes com inúmeros fornecedores, sejam processadores de pagamentos, plataformas de marketing ou serviços de envio, cada um dos quais trata de dados de clientes. 

É aqui que entra a descoberta de dados: o OneTrust pode analisar automaticamente os sistemas ligados para identificar onde estão guardadas as informações dos clientes, construindo um inventário único que permite responder rapidamente a pedidos e verificações de conformidade.

O OneTrust mantém registos das práticas de privacidade e segurança dos parceiros relativamente aos dados dos clientes, ajudando na gestão de incidentes ao alertar caso algo esteja errado. 

Por exemplo, ao gerir uma loja de joalharia artesanal e precisar de garantir que o fornecedor de e-mail marketing cumpre os requisitos do RGPD, o OneTrust acompanha as certificações de conformidade dos fornecedores e destaca eventuais falhas, para que haja a certeza de que os dados dos clientes estão a ser tratados corretamente. Ou, no caso de um negócio de torrefação de café com envios para todo o país, o OneTrust regista como os parceiros de expedição encriptam moradas e dados de pagamento, ajudando a garantir que a informação sensível permanece protegida em todas as etapas.

3. Governação de IA

A IA está em todo o lado, incluindo no e-commerce e nos negócios de serviços, influenciando a gestão da privacidade dos dados. As funcionalidades de governação de IA do OneTrust vigiam a forma como as ferramentas de inteligência artificial usam os dados e comparam-nos com legislações como a Lei da IA da UE, ao mesmo tempo que mitigam o risco.

Imagine-se o caso de uma loja de decoração que usa IA para escrever textos publicitários. Com o OneTrust, seria possível registar as fontes que a ferramenta de IA está autorizada a utilizar, como descrições de produtos e imagens aprovadas. Assim, a documentação estaria pronta caso surgissem questões sobre direitos de autor ou conformidade.

Outro exemplo é o de um estúdio de fitness que pode usar software de agendamento com IA, mas em que as notas de saúde não alimentam o modelo. O OneTrust pode documentar a quais dados a ferramenta de IA não tem acesso. Isto ajuda a comprovar a conformidade com a legislação de privacidade na saúde, como a HIPAA, e a reduzir o risco de uso indevido de dados não intencional.

Se o objetivo for construir uma ferramenta de IA própria, por exemplo, um chatbot para responder às perguntas frequentes da loja, o OneTrust pode acompanhar em que conjunto de dados foi treinada, que permissões tem e as verificações de risco realizadas antes do lançamento. Isto significa que, se reguladores ou clientes perguntarem como foi construído o chatbot de IA e o que ele sabe, existirá um registo claro e auditável.

4. Automação da privacidade

Gerir a privacidade dos dados manualmente, como perseguir pedidos de clientes, atualizar folhas de cálculo e verificar duas vezes os registos de conformidade de cada fornecedor, consome muito tempo. 

Uma avaliação de risco rigorosa pode agilizar o processo. O OneTrust automatiza tarefas manuais como pedidos de eliminação, sinalização de dados sensíveis e regras de retenção, para que seja possível concentrar os esforços na gestão do negócio.

O OneTrust poderia tratar de pedidos de direito de acesso através de automação para uma escola de culinária local, enviando aos alunos as informações guardadas sem retirar a equipa de outras tarefas. Uma boutique online poderia configurá-lo para eliminar automaticamente os dados de pagamento ao fim de 30 dias, reduzindo o risco de fugas de dados.

Para lojas em rápido crescimento, automatizar os fluxos de trabalho de privacidade significa também menos atrasos quando um cliente pede a remoção dos seus dados, mesmo durante uma semana de vendas intensas.

5. Risco e conformidade tecnológica

A GRC & Security Assurance Cloud ocupa-se da segurança e do risco. Reúne a gestão de políticas, as avaliações de risco e a preparação de auditorias num só lugar, dando às equipas pequenas um único painel em vez de terem de fazer malabarismos com várias folhas de cálculo ou aplicações.

Em vez de depender de ficheiros dispersos, um negócio de retalho poderia usá-la para documentar que o processador de pagamentos cumpre a norma de segurança de dados da indústria de cartões de pagamento (PCI DSS) antes de lançar uma grande promoção.

O proprietário de uma loja de e-commerce que esteja a testar uma nova aplicação de inventário poderia realizar verificações de risco de privacidade de dados através do mesmo painel. Poderia registar os resultados e sinalizar quaisquer problemas antes de a aplicação entrar em funcionamento. Em ambos os casos, o OneTrust oferece a estrutura para reunir provas, acompanhar correções e manter um registo auditável num só lugar.

Como estas verificações podem recolher dados de scanners de vulnerabilidades, registos de fornecedores e sistemas de tickets, é possível ver de uma só vez as vulnerabilidades das aplicações, os problemas com fornecedores e o estado de conformidade. Isto facilita a definição de prioridades nas correções.

6. Governação do uso de dados

A governação de dados consiste em saber onde estão as informações dos clientes, quem lhes pode aceder e para que são usadas, permitindo acompanhar o progresso da conformidade. O OneTrust automatiza grande parte deste trabalho, etiquetando dados e gerindo os consentimentos dos utilizadores, ao mesmo tempo que aplica as regras de forma automática.

Um negócio de artigos para animais poderia permitir que a equipa de marketing consultasse os históricos de compras para programas de fidelização, mas impedir a exportação dos dados. Um fotógrafo de casamentos poderia dar acesso às fotografias aos editores, mas manter bloqueadas as notas pessoais dos clientes.

No caso de uso de IA, seria possível marcar certos conjuntos de dados como seguros para treino e sinalizar outros como interditos. Isto assegura um uso responsável e evita problemas de conformidade mais tarde.

Vantagens e desvantagens de usar o OneTrust

O OneTrust combina ferramentas de privacidade, registos de risco, supervisão de IA e acompanhamento de consentimentos para gerir todo o património de dados de uma empresa. Funciona também com as aplicações e sistemas já em uso. Ao alterar uma definição num único local, por exemplo, a preferência de e-mail de um cliente, ela atualiza automaticamente a lista de contactos, a ferramenta de gestão da relação com o cliente (CRM) e a segmentação de anúncios, sem necessidade de a ir perseguir.

Mas nem todos os negócios precisam do conjunto completo de ferramentas. Os preços do OneTrust variam consoante a dimensão da empresa e as funcionalidades escolhidas, exigindo normalmente uma subscrição. O custo pode ser difícil de justificar quando se utilizam apenas algumas funções. Se o único objetivo for permitir que os clientes ajustem as preferências, talvez não seja necessário recorrer às restantes funcionalidades. Convém ter também em conta o tempo de formação para a equipa, caso não se pretenda usar todas as funcionalidades.