Sistema de gestão de stocks: guia de compra de software (2027)

Um sistema de gestão de inventário (IMS, na sigla inglesa) ajuda os retalhistas a organizar e gerir os produtos ao longo da cadeia de abastecimento. Permite acompanhar produtos, prever a procura e garantir que existem existências suficientes para a satisfazer.

À medida que um negócio cresce, gerir encomendas com uma pilha improvisada de folhas de cálculo e aplicações deixa de ser viável. Em alternativa, recomenda-se optar por um destes sistemas de gestão de inventário, que recorrem com frequência à automatização e a funcionalidades assentes em IA para unificar os dados de vendas e monitorizar as existências à medida que percorrem o ciclo de vida do inventário.

Nem todos os sistemas de gestão de stocks foram concebidos para o mesmo tipo de negócio, pelo que compreender os diferentes tipos de sistemas e as respetivas capacidades é tão importante como comparar fornecedores de software. Este guia apresenta seis dos melhores sistemas de gestão de stocks, além das funcionalidades a ponderar ao explorar as opções disponíveis.

O que é um software de gestão de stocks?

Um software de gestão de stocks oferece um sistema integrado para acompanhar e reportar as existências. Estas ferramentas monitoram o inventário, as encomendas e a expedição entre um retalhista, os clientes e os fornecedores.

Os retalhistas podem acompanhar o inventário através de métodos como:

• Inventário manual: as equipas contam e atualizam os registos de inventário à mão, muitas vezes recorrendo a folhas de cálculo ou a sistemas em papel.
• Inventário periódico: o inventário é contado e atualizado em intervalos definidos. O software IMS pode então calcular o custo das mercadorias vendidas (CMV) e o valor do inventário final nesses momentos.
• Inventário permanente: as ferramentas IMS podem ajustar automaticamente as quantidades de inventário à medida que os produtos são rececionados, vendidos e devolvidos, em vez de o fazerem em intervalos definidos.

Estes métodos descrevem como e quando os registos de inventário são atualizados. Os sistemas IMS também diferem nas capacidades e fluxos de trabalho que suportam.

Tipos de sistemas de gestão de stocks

Os retalhistas precisam de ter produtos em stock quando os clientes os querem comprar. Mas entre encomendar inventário, vender, expedir e armazenar, a cadeia de abastecimento pode tornar-se difícil de gerir. Existem diferentes tipos de IMS concebidos para ajudar:

• Sistemas baseados em folhas de cálculo que exigem frequentemente atualizações manuais. Estão sujeitos a erro humano: erros de contagem ou de digitação podem comprometer a precisão do inventário. Estes sistemas podem ser suficientes para operações mais simples, mas tornam-se difíceis de manter à medida que o volume de inventário, as localizações ou os canais de venda aumentam.
• Sistemas básicos de controlo de existências que acompanham o inventário. Concentram-se na contagem de existências e, por vezes, carecem de funcionalidades avançadas como a previsão da procura e a geração de ordens de compra.
• Sistemas automatizados que atualizam as quantidades de inventário em tempo real à medida que os produtos são vendidos e devolvidos. São frequentemente baseados na nuvem e acessíveis a partir de qualquer lugar, com integrações que ligam os dados de inventário entre os sistemas de venda e de expedição.
• IMS integrado com ERP, que apoia retalhistas omnicanal com vários armazéns, canais de venda ou pontos de venda físicos. Os dados de inventário de cada um são unificados dentro de um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP).

O tipo de sistema certo depende dos processos de inventário, das localizações e dos canais de venda que um retalhista precisa de gerir.

O que procurar num software de gestão de stocks

Segue-se uma lista sucinta de funcionalidades essenciais a procurar ao comparar softwares empresariais de gestão de stocks:

1. Monitorização e controlo de inventário
2. Alinhamento de vendas multicanal
3. Sincronização de vários armazéns
4. Relatórios e análises abrangentes
5. Previsão de volume e análise preditiva
6. Geração de ordens de compra
7. Relatórios financeiros e integração contabilística

Monitorização e controlo de inventário

Os sistemas de gestão de stocks garantem que existem existências suficientes para satisfazer as encomendas dos clientes. Fazem-no através de funcionalidades de monitorização e controlo de inventário como:

• Cálculo de stock de segurança.
• Alertas de existências reduzidas.
• Ordens de compra automatizadas enviadas a grossistas antes de um produto esgotar.

A Cozykids combina o sistema nativo de gestão de inventário da Shopify com o Shopify Flow. A equipa recebe notificações automáticas quando os níveis de inventário descem. A equipa de marketing usa esta informação para ajustar os produtos que promove e para enviar e-mails de reposição de stock aos clientes que fizeram uma pré-encomenda.

"A gestão de existências habitual implica intervenção humana, mas, ao utilizarmos o Shopify POS e ao configurarmos o Flow, poupámos imenso tempo e eliminámos o erro humano," afirma o diretor criativo Panos Voulgaris. "Quando se lida com um catálogo de 6000 a 7000 produtos, isto é incrivelmente útil. O Flow torna tudo fácil."

Alinhamento de vendas multicanal

O software de gestão de stocks multicanal unifica os dados de todos os canais de venda. Isto inclui a loja direct-to-consumer (DTC), pontos de venda físicos, marketplaces e lojas em redes sociais. A Deloitte reportou que um terço dos executivos do retalho tenciona investir neste tipo de visibilidade em tempo real.

A visibilidade multicanal dentro da plataforma de comércio unificado da Shopify permite reservar inventário para cumprir compromissos B2B. Se existirem 1500 unidades disponíveis para venda, mas 1250 já estiverem comprometidas com um comprador B2B, o IMS da Shopify permite assinalá-las como comprometidas. Apenas as 250 unidades restantes ficam disponíveis para compra através dos canais DTC.

Sincronização de vários armazéns

As ferramentas de inventário capazes de sincronizar vários armazéns mostram exatamente quanto inventário existe e onde está localizado.

Esta visibilidade também ajuda os retalhistas a tomar melhores decisões de expedição. Armazenar inventário físico mais perto dos clientes reduz a distância que cada produto tem de percorrer. Isto influencia os custos de envio e a rapidez de entrega, fatores que a maioria dos consumidores tem em conta ao comprar online.

A The Inspiration Company utiliza a Shopify para tratar as lojas físicas como mini centros de expedição. A empresa consegue acompanhar quais os produtos mais populares em cada uma das mais de 50 lojas e recorre a transferências de inventário para mover existências entre localizações. Este acompanhamento de multilocalização permite repor o inventário de forma proativa antes de ocorrer uma rutura de stock.

Relatórios e análises abrangentes

As ferramentas avançadas de relatórios e análise destacam quais os produtos com maior e menor volume de vendas. Estas informações orientadas por dados podem influenciar futuras encomendas de existências.

Muitos sistemas de gestão de stocks também recorrem à IA para ajudar os retalhistas a analisar os dados de inventário e a descobrir informações mais rapidamente. Estudos revelam que 75 % dos retalhistas afirmam estar dispostos a partilhar ou delegar processos de inventário na IA. O Sidekick é um assistente de IA integrado na Shopify que consegue:

• Criar explorações personalizadas.
• Analisar dados e extrair informações sobre o inventário.
• Oferecer conselhos personalizados para fazer crescer a loja.

Previsão de volume e análise preditiva

Um sistema de gestão de stocks pode usar dados históricos de inventário para prever o volume de vendas. Os retalhistas podem utilizar estas funcionalidades de análise preditiva para:

• Identificar padrões sazonais de procura.
• Otimizar os pontos de reencomenda.
• Ajustar a capacidade de expedição de encomendas.
• Otimizar os horários da equipa.
• Prever os períodos ideais de promoção.

A Kenny Flowers utiliza relatórios personalizados na Shopify para acompanhar o desempenho de cada uma das lojas.

"Esta visibilidade ajuda-nos a monitorizar os momentos de maior afluência às lojas, a determinar os níveis ideais de pessoal e a tomar decisões baseadas em dados sobre tudo, desde o inventário aos horários de funcionamento," afirma o fundador Kenny Haisfield. "Todos esses dados residem na Shopify, o que torna a previsão e o planeamento muito mais simples."

Geração de ordens de compra

O software de gestão de stocks permite gerar e enviar ordens de compra aos fornecedores. Isto acelera os tempos de resposta: o IMS pode assinalar automaticamente quando os níveis de stock de segurança descem, identificar o contacto correto do fornecedor e gerar uma ordem de compra pronta a rever, com um mínimo de intervenção manual. 

Relatórios financeiros e integração contabilística

As equipas financeiras usam as valorizações de inventário para calcular impostos e preparar demonstrações financeiras. Convém escolher um IMS que se integre com as ferramentas financeiras existentes para aplicar o mesmo método de custeio em ambas as plataformas, seja ele:

• First in, first out (FIFO).
• Last in, first out (LIFO).
• Custo médio ponderado.

O software de gestão de stocks também oferece visibilidade em tempo real sobre indicadores-chave de desempenho (KPI) financeiros, como o custo das mercadorias vendidas (CMV), a rotação de inventário e os dias de vendas de inventário (DSI). 

Quando estas métricas provêm diretamente do IMS, em vez de uma folha de cálculo reconciliada manualmente, as áreas financeira e operacional trabalham a partir da mesma fonte de verdade.

Os seis melhores sistemas de software de gestão de inventário

1. Shopify
2. ShipHero
3. Thrive by Shopventory
4. Katana
5. Cin7 Core
6. NetSuite Inventory Management

O software de gestão de stocks deve manter os níveis de existências atualizados e facilitar o envio de produtos aos clientes. Deve também integrar-se com outros sistemas de retalho, seja o painel de administração da loja Shopify ou o programa de contabilidade preferido.

Segue-se uma lista sucinta de ferramentas de gestão de stocks a considerar, com funcionalidades e avaliações de clientes para ajudar na decisão:

1. Shopify

O sistema de gestão de stocks nativo da Shopify ajuda os retalhistas a acompanhar os movimentos de existências, atualizar o stock e gerir transferências de inventário entre várias localizações em tempo real.

O sistema integra-se com a stack tecnológica existente, incluindo ERP, prestadores de logística terceirizada (3PL) e sistemas de armazém, para uma governação de inventário centralizada e uma consistência operacional. Sincroniza os dados de inventário em todos os canais de venda para oferecer visibilidade e controlo precisos das existências.

As principais capacidades de gestão de stocks da Shopify incluem:

• Gestão de inventário unificada em todos os canais: gerir os níveis e a disponibilidade de existências para lojas online, pontos de venda físicos e marketplaces a partir de uma única plataforma.
• APIs de transferências e ajustes de inventário: manter a Shopify como a única fonte de verdade, sincronizando ao mesmo tempo os níveis e movimentos de existências com sistemas externos.
• Extensões de interface do ponto de venda (POS): adaptar os fluxos de trabalho de inventário em loja para satisfazer os requisitos operacionais do negócio.
• Sidekick: usar o assistente assente em IA para revelar informações sobre o inventário, criar relatórios personalizados e automatizar tarefas rotineiras.
• Shopify Flow: conceber e implementar automatizações para reduzir o esforço manual e simplificar os processos de inventário.
• Relatórios de inventário personalizados: aceder a dados históricos e detalhados do inventário para monitorizar tendências e gerar informações de desempenho.
• Lógica avançada de alocação e expedição: configurar regras para reservar existências e personalizar estratégias de expedição para cada canal de venda.

Preço: as funcionalidades de gestão de stocks estão incluídas em todos os planos Shopify.

2. ShipHero

A ShipHero é um IMS multicanal que combina funcionalidades de gestão de inventário e de armazém. Suporta a alocação de encomendas em vários armazéns, o kitting e o acompanhamento de lotes e códigos de validade.

As funcionalidades que se destacam incluem:

• Integração com a Shopify.
• Picking móvel.
• Gestão nativa de devoluções.
• Comparação de tarifas de transportadoras em tempo real.
• Reconhecimento de códigos de barras.
• Gestão multicanal e encaminhamento de armazém.

Preço: o plano standard para marcas começa em 1850 € por mês.

3. Thrive by Shopventory

O Thrive by Shopventory é um IMS centralizado e baseado na nuvem que permite gerir e sincronizar várias lojas e localizações. Os dados são atualizados em tempo real e o inventário pode integrar-se com sistemas de POS e de e-commerce.

O Thrive by Shopventory inclui ferramentas de relatórios que ajudam a compreender o que se passa com as existências ao longo da cadeia de abastecimento. Por exemplo, é possível ver quantos artigos existem nas prateleiras, como a Black Friday em questão se compara com a do ano anterior ou qual a rentabilidade de uma determinada gama de produtos.

As funcionalidades que se destacam incluem:

• Integração com a Shopify (incluindo POS).
• Relatórios em tempo real por localização e canal.
• Integração com leitor de códigos de barras.
• Apoio de IA para importar ordens de compra e faturas.
• Previsão da procura.

Preço: os planos variam consoante os utilizadores, localizações, integrações e o volume mensal de transações. Os planos básicos, até 1500 transações mensais, começam em 54 € por mês. As marcas de grande dimensão, com mais de 10000 transações mensais, precisarão de um plano superior, a partir de 249 € por mês.

4. Katana

A Katana é um IMS concebido para gerir o processo de fabrico em conjunto com a expedição. Isto significa que é possível utilizá-lo para gerir as matérias-primas ao longo da produção até ao produto final e, depois, em todo o percurso até à expedição.

O software da Katana lida até com funções ao nível do chão de fábrica, como o planeamento de tarefas e a gestão de informação. O IMS permite calcular estimativas de custos e prazos de conclusão previstos, garantindo uma visibilidade de inventário de ponta a ponta.

As funcionalidades que se destacam incluem:

• Integração com a Shopify disponível.
• Painéis para planeamento visual da produção.
• Dados em tempo real para gerir o inventário.
• Aplicação de controlo de chão de fábrica para gerir os operadores.
• Ferramentas de previsão de inventário.

Preço: o plano gratuito está limitado a 30 SKU em três localizações. Os planos pagos, com SKU, utilizadores e integrações ilimitados, começam em 299 € por mês.

5. Cin7 Core

O Cin7 Core combina vários painéis para cobrir diferentes aspetos do negócio, do inventário e fabrico à integração de vendas e relatórios. Consegue acompanhar as encomendas dos clientes desde o orçamento até à expedição, oferecendo uma visão clara do que se passa em todos os canais de venda.

As funcionalidades que se destacam incluem:

• Integração com a Shopify disponível.
• Acompanhamento detalhado de vendas e existências.
• Portal com marca para acompanhamento de encomendas dos clientes.
• Integrações com mais de 700 plataformas.
• Relatórios personalizáveis para dados de vendas, compras e inventário.

Preço: os planos standard começam em 349 € por mês. Utilizadores, integrações, caixas registadoras POS ou portais adicionais podem implicar um custo suplementar.

6. NetSuite Inventory Management

O NetSuite Inventory Management faz parte da suite de gestão empresarial ERP da Oracle. É um sistema multicanal que oferece uma visão geral em tempo real do inventário em várias localizações: lojas físicas, lojas pop-up, 3PL e armazéns.

É possível rastrear atividades ao longo de cada parte de uma encomenda com grande detalhe, para perceber onde podem ocorrer ineficiências. Em alternativa, uma visão do panorama geral permite acompanhar o inventário com base no planeamento da procura dos clientes e nas previsões de vendas.

As funcionalidades que se destacam incluem:

• Integração com a Shopify através da aplicação NetSuite ERP Connector.
• Visibilidade de inventário em tempo real em armazéns, lojas físicas e 3PL.
• Ferramentas de reposição de inventário.
• Smart Count para contagens de inventário.
• Acompanhamento detalhado de inventário com números de lote e inventário serializado.

Preço: as capacidades de gestão de stocks estão incluídas na licença da plataforma NetSuite. Os preços são orçamentados de forma personalizada e podem incluir uma licença anual e uma taxa de implementação.

Como encontrar o melhor software de gestão de stocks

Seguem-se algumas dicas para encontrar o software de inventário certo para o negócio:

• Quando atualizar o sistema de inventário
• Identificar necessidades e funcionalidades
• Definir o orçamento
• Procurar integrações
• Não esquecer a usabilidade

Quando atualizar o sistema de inventário

O sistema de gestão de stocks configurado quando o negócio arrancou provavelmente não será o mesmo que o acompanhará ao longo do crescimento.

Por exemplo, pode não ser necessário o mesmo tipo de funcionalidades de controlo de inventário para um único canal e centro de expedição que para vários canais, armazéns ou pontos de venda físicos. À medida que as operações se expandem, pode ser necessário um IMS que mantenha o inventário sincronizado entre todos eles.

É recomendável fazer auditorias regulares ao inventário e estar atento aos sinais de alerta que indicam que vale a pena atualizar o sistema de stocks:

• Diminuição da precisão das encomendas causada por sistemas desconexos.
• Processos manuais demorados.
• Dificuldade em gerir o inventário entre canais ou armazéns.

A Keen adotou a Shopify depois de a configuração anterior gerar atritos para os clientes.

"Não conseguíamos consultar o inventário em todas as localizações nem fazer encomendas de artigos esgotados para enviar diretamente aos clientes," afirma Sam Bukingham, diretor de produto digital. "As trocas exigiam um reembolso total seguido de uma encomenda separada, deixando os clientes à espera até cinco dias pelo reembolso."

A Starlight Knitting Society passou por um problema semelhante. Desde que migrou para a Shopify, reduziu o tempo de gestão de inventário em dois dias e eliminou as tarefas de reconciliação diária provocadas pelos sistemas anteriores.

Identificar necessidades e funcionalidades

O ponto de partida é identificar os requisitos de IMS. Convém ponderar quantos canais de venda, localizações de inventário e fluxos de trabalho de expedição o sistema precisa de suportar.

Depois de delinear as necessidades, o passo seguinte é associá-las a funcionalidades de IMS como:

• Acompanhamento em tempo real.
• Suporte multicanal.
• Previsão da procura.
• Integração com POS em loja.
• Geração de ordens de compra.
• Relatórios financeiros.
• Acompanhamento de datas de validade ou de lotes.

A retalhista da Shopify Jen Greenlees, proprietária da loja de roupa infantil Sydney So Sweet, encontrou o IMS ao procurar uma funcionalidade específica: a compatibilidade com iPad.

"O mais importante era que o processo de picking e envio pudesse ser feito a partir de iPads e que o ecrã de picking incluísse a imagem de catálogo do artigo a expedir," diz Jen. "Esta funcionalidade reduz a taxa de erro nas encomendas para quase zero."

Definir o orçamento

Importa considerar todos os custos potenciais ao avaliar o custo de um IMS. Os cálculos do custo total de propriedade (TCO) do software têm em conta as seguintes despesas:

• Instalação.
• Custos de configuração.
• Formação da equipa.
• Migração a partir de outros sistemas.
• Hardware para armazéns e lojas.
• Integrações.
• Custos contínuos de subscrição.

Convém ponderar de que forma estes custos se comparam com o valor que um IMS pode proporcionar, como reduzir o trabalho manual, evitar ruturas de stock e melhorar a precisão do inventário. Os custos de gestão de stocks também podem variar consoante se utilize software nativo ou de terceiros.

A Shopify, por exemplo, tem funcionalidades de gestão de inventário incorporadas, sem necessidade de subscrições adicionais. A plataforma tem o melhor TCO no e-commerce, com um TCO até 36 % melhor do que a concorrência.

Procurar integrações

O novo sistema deve complementar ou substituir a stack tecnológica existente e ser personalizável à configuração do negócio. Convém verificar as capacidades de integração com a plataforma de e-commerce e com quaisquer outras ferramentas em uso, como:

• Sistemas de ponto de venda (POS).
• Sistemas ERP.
• Ferramentas de contabilidade.
• Sistemas de gestão de armazém (WMS).
• Prestadores de logística terceirizada (3PL).

A Gesswein constatou que a plataforma de e-commerce anterior não tinha um conector de ERP fiável. A equipa passava o tempo a corrigir manualmente dados de produtos pouco fiáveis e dados de inventário dessincronizados.

A Gesswein migrou para a Shopify e ligou o sistema ERP Acumatica através do programa Global ERP. Os dados de inventário, encomendas e clientes sincronizam-se agora em tempo real, reduzindo o trabalho manual anteriormente necessário para manter os sistemas sincronizados.

Não esquecer a usabilidade

Um sistema com funcionalidades avançadas é ótimo, mas não se for demasiado complexo para a equipa. O ideal é optar por uma solução intuitiva que simplifique as operações. Importa ponderar o custo e o tempo a investir na formação da equipa, bem como a facilidade com que os colaboradores conseguem executar as tarefas diárias de inventário.

As marcas Shopify beneficiam de um IMS nativo que já unifica os dados de inventário em todos os canais de venda. A equipa tem apenas uma plataforma para aprender. Foi assim que a Tomlinson's reduziu o tempo de formação de novos colaboradores nas operações de POS em quase um terço.

Vantagens de utilizar um sistema de gestão de stocks

As vantagens de utilizar um sistema de gestão de inventário incluem:

1. Menos vendas perdidas
2. Redução de perdas
3. Otimização dos custos de inventário
4. Gerir parceiros de logística terceirizada

Menos vendas perdidas

Em vez de adivinhar os níveis de existências, um IMS mostra exatamente quanto inventário existe disponível para venda, em tempo real. Combinando esta visibilidade com a previsão da procura, é possível reduzir o risco de ruturas de stock, que, no seu conjunto, custam aos retalhistas cerca de 1,73 biliões € por ano.

Os dados unificados dentro de um sistema de gestão de stocks também permitem captar vendas que, de outro modo, poderiam perder-se se um produto estiver esgotado num canal mas disponível noutro. A Orlebar Brown utiliza a Shopify para processar estas encomendas entre localizações.

"Se um artigo não estiver fisicamente na loja, conseguimos processá-lo facilmente a partir do Shopify POS num iPad, receber o pagamento e enviá-lo para o hotel do cliente no dia seguinte," afirma o diretor de tecnologia Jamie De Cesare. "É mais rápido, melhor e oferece mais valor do que nunca."

Esta ligação entre a visibilidade do inventário e o desempenho do negócio vai além das encomendas individuais. Uma empresa independente de investigação de referência constatou que a plataforma unificada do Shopify POS proporciona, em média, um aumento adicional de 5 % no valor bruto de mercadoria (GMV), através da gestão de inventário integrada, do aumento da produtividade da sede e da maior eficácia do marketing.

Redução de perdas

Os retalhistas perdem 90 mil milhões € em quebras de inventário todos os anos. Sem sistemas de acompanhamento precisos, é fácil o inventário ficar por contabilizar. Por exemplo, o stock danificado pode não ser devidamente registado, ou o inventário pode perder-se em grandes armazéns.

A combinação de software automatizado de gestão de stocks com etiquetas RFID que atualizam automaticamente o IMS sempre que um produto passa por cada fase do ciclo de inventário pode resolver estas lacunas. O relatório de 2025 da Zebra revelou que 87 % dos líderes do retalho consideram que funcionalidades de automatização e IA como estas são elementos essenciais das estratégias de prevenção de perdas.

Otimização dos custos de inventário

Os relatórios de um software de controlo de inventário preciso mostram quais os produtos com maior e menor volume de vendas. Ao encomendar menos SKU com baixo volume de vendas, os retalhistas conseguem libertar mais espaço de armazém para guardar o inventário que gera mais receita. 

Gerir parceiros de logística terceirizada

As flutuações na procura, a sazonalidade, a logística da cadeia de abastecimento e o ciclo de vida natural de um produto podem fazer com que a gestão de stocks pareça um alvo em constante movimento. Quando se trabalha com uma empresa de logística terceirizada, essas flutuações podem dificultar a comunicação das necessidades de stock durante os picos de vendas.

Com um sistema centralizado, os retalhistas e os parceiros 3PL conseguem aceder à mesma informação, mantendo a comunicação clara e organizada.

A EasyStandard, por exemplo, recorre à Shopify Fulfillment Network. Esta ligação é alimentada pelos dados de inventário unificados dentro da Shopify, o que permite distribuir o inventário para o local mais próximo da procura. A empresa entrega agora as encomendas dentro do prazo em 93 % dos casos.