Vad är OneTrust? Viktiga funktioner – fördelar och nackdelar

Integritetsregler berör nästan varje del av ett företag, särskilt när det handlar om att hantera känsliga uppgifter. Riktlinjer för sekretess omfattar allt från marknadsföringsmejl till personalens information, användning av AI och till och med risker kopplade till leverantörer. Om du inte har ett centralt system för datainsamling kan du hamna i en situation där du förlitar dig på kalkylark, utspridda mejl och verktyg som inte kommunicerar med varandra. Det kan vara riskabelt, eftersom misstag kan leda till kraftiga böter eller integritetsintrång som får kunder att söka sig någon annanstans.

En programvara för integritetshantering som många litar på är OneTrust. Plattformen förenklar arbetet med integritet, risk och datastyrning genom att samla allt på ett ställe. Det kan bidra till att integritet och säkerhet byggs in i den dagliga verksamheten, snarare än att läggas till i efterhand. Läs mer om företaget och om det kan vara rätt lösning för din egen verksamhet.

Vad är OneTrust

• Integritet och datastyrning
• GRC och säkerhetsgaranti
• Etik och regelefterlevnad
• ESG och hållbarhet

OneTrust grundades 2016 av vd:n Kabir Barday och har sitt huvudkontor i Atlanta. Det är ett globalt programvaruföretag med en ledande plattform för dataskydd, styrning och regelefterlevnad. Verktygen hjälper till att anpassa datahanteringen till globala lagar som GDPR, CCPA, HIPAA och EU:s AI-förordning, vilket säkerställer efterlevnad och bygger förtroende hos intressenter.

OneTrusts lösning för att samla datahanteringen är en plattform som delas in i fyra "moln" för att matcha olika ansvarsområden. Företag kan välja fritt bland detta utbud av alternativ:

Integritet och datastyrning

Det här molnet hanterar samtycke och preferenser, en vanlig ingång för många företag, vilket gör det möjligt för personer att välja att ta emot eller avstå från mejl eller digital spårning. Det hanterar även banners för samtycke till cookies, register som visar att användarnas val har respekterats, samt förfrågningar om datarättigheter, till exempel begäran om att ett företag ska dela eller radera personuppgifter. När det här steget är på plats blir det enklare att expandera till andra områden, som datastyrning, säkerhet eller ESG-rapportering, eftersom alla verktyg är byggda för att fungera tillsammans.

GRC och säkerhetsgaranti

Det här molnet fokuserar på styrning, risk och regelefterlevnad (GRC). Det hjälper dig att följa upp säkerhetsbedömningar, upprätthålla riskloggar och organisera revisionsdokumentation, allt i ett centraliserat system.

Etik och regelefterlevnad

Det här molnet handlar mer om människor än om data. Det stöder utbildning av anställda i etiska metoder och erbjuder säkra kanaler för att rapportera missförhållanden eller ta upp interna problem.

ESG och hållbarhet

Det sista molnet används för att följa upp miljömässig och social påverkan. Du kan använda det för att övervaka nyckeltal som koldioxidutsläpp och ta fram rapporter för intressenter, investerare eller tillsynsmyndigheter. OneTrust ansluter direkt till andra affärsverktyg som du kanske redan använder (som Salesforce Sales Cloud och HubSpot) via färdiga integrationer och programmeringsgränssnitt (API:er). På så sätt flödar data om samtycke och preferenser automatiskt mellan dina system. När någon klickar på Avsluta prenumeration loggas ändringen och synkas överallt där det spelar roll, mejllistor, lojalitetsprogram eller manus för kundtjänst, så att alla dina kanaler hålls samstämmiga och följer reglerna.

Viktiga funktioner i OneTrust

• Samtycke och preferenser
• Hantering av tredje part
• AI-styrning
• Automatisering av integritet
• Teknisk risk och regelefterlevnad
• Styrning av dataanvändning

Du kan börja med de funktioner som uppfyller dina mest akuta behov, som hantering av samtycke eller uppföljning av leverantörer, och expandera i takt med att verksamheten växer eller när reglerna förändras. Här är OneTrusts viktigaste funktioner att överväga när dina behov kring integritet, säkerhet eller AI-styrning utvecklas.

Samtycke och preferenser

När du driver en webbutik behöver du hålla reda på dina kunders preferenser, till exempel om de vill ta emot reklammejl eller leveransuppdateringar via SMS. OneTrusts verktyg för samtyckeshantering sköter det åt dig genom att skapa och visa lättanvända preferenspaneler. Där kan kunderna välja om de vill ta emot mejl, sms eller andra meddelanden och uppdatera sina val.

Plattformen sparar en notering om varje val, lagrar den centralt och synkar med dina anslutna system. Det innebär att du inte behöver skapa popup-fönster, formulär eller backend-logik manuellt för att samla in samtycke.

Ett exempel är en butik med boutiquekläder som kan be kunderna att kryssa i olika rutor för att ta emot reklaminnehåll om stiltips, aviseringar om säsongsrea och inbjudningar till lokala popup-butiker. OneTrust registrerar varje val, så att meddelanden bara skickas till dem som har bett om dem.

När du kör annonser kopplar OneTrust samtyckesdata direkt till annonsplattformarna, så att kampanjerna anpassas efter varje besökares preferenser. Om någon avböjer spårning blockeras anpassade annonser. Om de samtycker visas skräddarsydda annonser.

Hantering av tredje part

Småföretagsägare arbetar ofta med många leverantörer, betalningsförmedlare, marknadsföringsplattformar, frakttjänster, som var och en hanterar kunddata. Det är där dataidentifiering kommer in: OneTrust kan automatiskt söka igenom anslutna system för att hitta var kundinformation lagras och bygga ett samlat register, så att du snabbt kan svara på förfrågningar och efterlevnadskontroller.

OneTrust för register över dina partners integritets- och säkerhetsrutiner för kunddata och hjälper till med incidenthantering genom att flagga om något inte stämmer. Om du till exempel driver en butik med handgjorda smycken och behöver säkerställa att din leverantör av e-postmarknadsföring uppfyller GDPR-kraven, följer OneTrust upp leverantörens efterlevnadscertifieringar och lyfter fram eventuella brister, så att du vet att dina kunduppgifter hanteras korrekt. Eller om du driver ett kafferosteri som skickar leveranser över hela landet, loggar OneTrust hur dina leveranspartner krypterar adresser och betalningsuppgifter, vilket bidrar till att känslig information förblir skyddad i varje steg.

AI-styrning

AI finns överallt, även inom e-handel och tjänsteföretag, och påverkar hanteringen av dataintegritet. OneTrusts funktioner för AI-styrning håller koll på hur verktyg för artificiell intelligens använder dina data och stämmer av dem mot lagar som EU:s AI-förordning, samtidigt som riskerna minskas.

Säg till exempel att du äger en inredningsbutik och använder AI för att skriva annonstexter. Med OneTrust kan du logga vilka källor ditt AI-verktyg får hämta från, som produktbeskrivningar och godkända bilder. På så sätt har du dokumentationen redo om det uppstår frågor om upphovsrätt eller efterlevnad.

Ett annat exempel är en träningsstudio som kanske använder AI-baserad schemaläggningsprogramvara, men där hälsoanteckningar inte matas in i modellen. OneTrust kan dokumentera vilka data AI-verktyget inte har tillgång till. Det kan hjälpa dig att bevisa efterlevnad av lagar om hälsointegritet, som HIPAA, och minska risken för oavsiktligt missbruk av data.

Om du bygger ditt eget AI-verktyg, till exempel en chatbot som svarar på vanliga frågor om butiken, kan OneTrust följa upp vilket dataset det tränas på, vilka behörigheter du har och vilka riskkontroller du har gjort innan lansering. Det innebär att om tillsynsmyndigheter eller kunder frågar hur din AI-chatbot byggdes och vad den vet, har du en tydlig och spårbar dokumentation.

Automatisering av integritet

Att hantera dataintegritet manuellt, som att jaga rätt på kundförfrågningar, uppdatera kalkylark och dubbelkolla varje leverantörs efterlevnadsuppgifter, tar mycket tid. En grundlig riskbedömning kan effektivisera processen. OneTrust automatiserar manuellt arbete som raderingsbegäran, flaggning av känsliga data och lagringsregler, så att du kan fokusera på att driva ditt företag.

OneTrust kan hantera förfrågningar om rätten till tillgång genom automatisering för en lokal matlagningsskola och skicka eleverna deras lagrade information utan att behöva använda personal från annat arbete. En webbutik kan ställa in det så att betalningsuppgifter raderas automatiskt efter 30 dagar för att minska risken för intrång.

För butiker som växer snabbt innebär automatiserade arbetsflöden för integritet också färre förseningar när en kund ber om att få sina uppgifter borttagna, även under en hektisk försäljningsvecka.

Teknisk risk och regelefterlevnad

Molnet GRC och säkerhetsgaranti hanterar säkerhet och risk. Det samlar policyhantering, riskbedömningar och revisionsförberedelser på ett ställe och ger små team en enda kontrollpanel i stället för att jonglera med flera kalkylark eller appar.

I stället för att förlita sig på utspridda filer kan en detaljhandelsverksamhet använda det för att dokumentera att dess betalningsförmedlare följer Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) innan en stor rea drar igång.

En e-handelsägare som testar en ny lagerapp kan köra riskkontroller för dataintegritet via samma kontrollpanel. Där kan de logga resultat och flagga eventuella problem innan appen tas i drift. I båda fallen ger OneTrust strukturen för att fånga bevis, följa upp åtgärder och hålla ett spårbart register på ett och samma ställe.

Eftersom dessa kontroller kan hämta data från sårbarhetsgenomsökningar, leverantörsregister och ärendehanteringssystem kan du se sårbarheter i appar, problem med leverantörer och efterlevnadsstatus samtidigt. Det kan göra det enklare att prioritera åtgärder.

Styrning av dataanvändning

Datastyrning handlar om att veta var din kundinformation finns, vem som kan komma åt den och vad den används till, så att du kan följa upp efterlevnaden. OneTrust automatiserar mycket av detta genom att tagga data och hantera användarsamtycken samtidigt som dina regler tillämpas automatiskt.

Ett företag som säljer djurtillbehör kan låta marknadsföringsteamet se köphistorik för lojalitetsprogram, men förhindra att data exporteras. En bröllopsfotograf kan ge redigerare tillgång till foton men hålla personliga kundanteckningar inlåsta.

Om du använder AI kan du markera vissa dataset som säkra för träning och flagga andra som otillåtna. Det säkerställer ansvarsfull användning och undviker efterlevnadsproblem längre fram.

Fördelar och nackdelar med att använda OneTrust

OneTrust kombinerar integritetsverktyg, riskloggar, AI-tillsyn och samtyckesuppföljning för att hantera hela din datamiljö. Det fungerar även med de appar och system du kanske redan använder. Ändra en inställning på ett ställe, till exempel en kunds mejlpreferens, så uppdateras automatiskt din e-postlista, ditt verktyg för kundrelationshantering (CRM) och styrning av annonsmålgrupp utan att du behöver jaga rätt på det.

Men alla företag behöver inte hela verktygslådan. Prissättningen för OneTrust varierar beroende på företagets storlek och funktionsuppsättning och kräver vanligtvis ett abonnemang. Kostnaden kan vara svår att motivera om du bara använder ett fåtal funktioner. Om ditt enda mål är att låta kunder justera dina preferenser behöver du kanske inte de övriga funktionerna. Tänk även på utbildningstiden för dig själv och dina teammedlemmar om du inte planerar att använda alla funktioner.