Cuando un cliente pide un reloj inteligente, unas zapatillas de correr y un par de calcetines en tu tienda de fitness online, se desencadena todo un proceso.
Cuando ha realizado la compra y ha recibido el correo electrónico de confirmación, su trabajo ha terminado y empieza el ciclo de vida del pedido.
Cada artículo se procesa, se recoge, se empaqueta y se envía. Cualquier punto concreto dentro de este proceso se conoce como el estado de preparación actual del pedido.
¿Qué es el estado del pedido?
El estado del pedido indica la fase actual en la que se encuentra un pedido dentro del ciclo de procesamiento y ofrece información en tiempo real sobre el pedido de un cliente. Entender los estados del pedido permite a los negocios controlarlos y gestionarlos de forma eficaz, garantizando una experiencia fluida desde la compra hasta la entrega.
Tipos de estados de preparación del pedido
El estado del pedido es una etiqueta clara y concisa que representa un punto concreto en la cronología del procesamiento del pedido. Estos son los estados más habituales y su significado:
- Sin preparar. Se ha realizado un pedido, pero aún no se ha hecho nada para procesar o enviar los artículos.
- Programado. El pedido está programado para procesarse y enviarse en una fecha concreta. Esto se suele usar en pedidos anticipados o pedidos pendientes.
- En espera. El pedido se ha pausado temporalmente porque está pendiente de pago o porque hay que resolver problemas de existencias antes de continuar.
- A la espera de envío. Todos los artículos del pedido se han procesado y empaquetado, pero todavía no se han enviado.
- Preparado parcialmente. Algunos artículos del pedido se han procesado y enviado, mientras que otros siguen pendientes de preparación.
- Preparado. Todos los artículos del pedido se han enviado.
- Completado. El pedido se ha entregado correctamente al cliente y puede cerrarse.
Estado de preparación frente a estado del pedido: ¿cuál es la diferencia?
Aunque el estado de preparación y el estado del pedido están muy relacionados, representan aspectos distintos del proceso de gestión de pedidos.
El estado del pedido ofrece una visión general del avance de un pedido desde la perspectiva del cliente, mientras que los estados de preparación proporcionan detalles más precisos sobre el avance de un pedido dentro del almacén.
Los estados del pedido abarcan todo el recorrido de un pedido, desde que se realiza hasta que se entrega. Están orientados al cliente y se diseñan para mantenerlo informado sobre sus compras. Los estados del pedido más comunes son:
- Pendiente. El pedido se ha realizado, pero todavía no se ha confirmado.
- En procesamiento. El pedido se está preparando para su envío.
- Enviado. El pedido ha salido del almacén y está de camino al cliente.
- Entregado. El pedido ha llegado a la dirección de entrega del cliente.
- Cancelado. El pedido lo ha cancelado el cliente o el negocio.
- Devuelto. El cliente ha iniciado un proceso de devolución del pedido.
Pasos del proceso de preparación de pedidos
- Realización del pedido
- Procesamiento del pedido
- Recogida y empaquetado del pedido
- Envío
- Devoluciones y cambios
Entender el proceso de preparación de pedidos puede ayudarte a optimizar los flujos de trabajo de tu negocio, a detectar el ahorro de costes y a agilizar las operaciones del negocio. Los procesos de preparación varían de un negocio a otro, pero así es como se suelen desarrollar en general y cómo se traducen en estados de preparación:
1. Realización del pedido
Cuando un cliente realiza un pedido, los procesos de cumplimiento de tu negocio se activan para garantizar un proceso de preparación fluido y eficiente. Este primer paso, que es clave en todo el proceso, consiste en recopilar toda la información necesaria, como la dirección de envío del cliente, los datos de pago y las especificaciones del producto.
Tu sistema de gestión de pedidos debería ser capaz de validar rápidamente el pedido, comprobar la disponibilidad del inventario e iniciar los siguientes pasos del proceso. En esta fase, el estado del pedido es “pendiente”.
2. Procesamiento del pedido
El procesamiento del pedido abarca los pasos que da tu negocio para preparar el pedido de un cliente de cara al envío. Aquí se verifica el estado del pago con la empresa emisora de la tarjeta de crédito o el banco del cliente para asegurarte de que la transacción es legítima y de que hay fondos disponibles.
Una vez resuelto el estado del pago, el siguiente paso es actualizar los niveles de inventario y generar los documentos necesarios, como albaranes y etiquetas de envío.
Durante esta fase, se determina la fecha estimada de preparación y se le comunica al comprador, estableciendo expectativas claras y fomentando la confianza del cliente en tu negocio. Tanto para ti como para el cliente, el estado del pedido en esta fase es “en procesamiento”.
3. Recogida y empaquetado del pedido
La recogida y el empaquetado del pedido es el proceso de localizar los artículos pedidos en tu inventario y prepararlos para el envío en un centro de preparación o almacén logístico. Una vez recogidos y empaquetados los artículos, el pedido se marca como “a la espera de envío” y queda listo para enviarse al cliente.
4. Envío
El envío es la fase del proceso de preparación en la que tu negocio hace llegar el pedido empaquetado al cliente mediante un método de envío, como terrestre, aéreo o urgente. Tu elección de transportistas y métodos puede afectar a la experiencia del cliente, ya que la velocidad, el coste y la fiabilidad del envío son determinantes para la satisfacción del cliente.
Ofrece varias opciones de envío para cubrir distintas necesidades, como el envío en el mismo día, al día siguiente o estándar, procurando a la vez que tus precios de envío sigan siendo competitivos. Por tu parte, el estado del pedido es “Preparado”, y el cliente ve el nuevo estado de su pedido como “Enviado”.
5. Devoluciones y cambios
No todos los pedidos preparados satisfarán por completo al cliente, por lo que tu negocio debe estar preparado para gestionar devoluciones y cambios. Las devoluciones y los cambios forman parte del proceso de logística inversa, que consiste en gestionar el flujo de productos que vuelven del cliente a tu negocio.
Cuando un cliente cancela un pedido, solicita una devolución o quiere cambiar un artículo, tu equipo de atención al cliente debería estar listo para ayudarle. El proceso de devolución puede terminar con el pedido reembolsado parcialmente o con un crédito para una futura compra.
En cada caso, el estado cambia de “Completado” a “Devuelto”. Una vez finalizado el proceso de devolución, el estado del pedido puede volver a “Completado”.
Preguntas frecuentes sobre el estado del pedido
¿Qué significa el estado del pedido “Sin preparar”?
El estado del pedido “Sin preparar” indica que se ha realizado un pedido, pero que aún no se ha hecho nada para procesar o enviar los artículos.
¿Qué ventajas tiene ofrecer los estados del pedido?
Ofrecer los estados del pedido mejora la transparencia, mantiene informados a los clientes sobre sus pedidos y ayuda a los negocios a gestionar el procesamiento de pedidos y las operaciones de envío.
¿Cómo se externaliza la preparación de pedidos?
Para externalizar la preparación de pedidos, puedes asociarte con un proveedor logístico externo (3PL) especializado en almacenamiento, procesamiento de pedidos y servicios de envío, lo cual te permitirá centrarte en otros aspectos de tu negocio.
