Een BV starten in 7 stappen: kosten, regels en tips (2026)

Je webshop draait, de omzet groeit en je boekhouder begint over 'de overstap'. Een BV starten is dan een logische vervolgstap, maar wel een die geld en administratie kost. Met een besloten vennootschap (BV) scheid je je privévermogen van je bedrijf: als aandeelhouder ben je in principe alleen aansprakelijk voor het bedrag dat je hebt ingebracht.

Een BV is een rechtspersoon. Het bedrijf sluit zelf contracten, bezit zelf eigendommen en draagt zelf de schulden. Bij een eenmanszaak of vennootschap onder firma (vof) sta je met je privévermogen garant voor zakelijke schulden. Je kunt een BV in je eentje oprichten of samen met anderen, en dat maakt de rechtsvorm geschikt voor zowel solo-ondernemers als groeiende bedrijven met personeel of investeerders.

Wanneer is een BV een goede keuze?

Een BV heeft duidelijke voordelen, maar past niet bij elke ondernemer. Overweeg een BV als:

• Je je privévermogen wilt beschermen. Loop je met een eenmanszaak schulden op, dan kunnen schuldeisers beslag leggen op je persoonlijke bezittingen. Bij een BV is dat risico kleiner.
• Je structureel een hoge winst maakt. Het belastingvoordeel van een BV begint pas bij een flinke winst. Doordat de zelfstandigenaftrek in 2026 is gedaald naar € 1.200 (2025: € 2.470), ligt dat omslagpunt voor veel ondernemers wel lager dan een paar jaar geleden.
• Je investeerders of partners wilt aantrekken. Met een BV kun je aandelen uitgeven en zo kapitaal ophalen.
• Je je bedrijf later wilt verkopen of overdragen. Je draagt dan de aandelen over aan de nieuwe eigenaar, zonder de hele structuur te veranderen.

Zit je nog in de opstartfase en wil je lage kosten en weinig administratie, dan is een eenmanszaak meestal de logischere keuze. Groeit je bedrijf, dan maak je later alsnog de overstap naar een BV.

BV, eenmanszaak of vof: wat zijn de verschillen?

Twijfel je nog tussen de rechtsvormen in Nederland? Deze tabel zet de drie meest gekozen vormen naast elkaar.

Met welke belastingen en administratie krijg je te maken?

Btw, vennootschapsbelasting en loonbelasting

Een BV heeft eigen fiscale verplichtingen. Dit zijn de belangrijkste:

• Btw (omzetbelasting). Een BV is meestal btw-plichtig en doet periodiek btw-aangifte, meestal per kwartaal.
• Vennootschapsbelasting. Over de winst van je BV betaal je vennootschapsbelasting. In 2026 is het tarief 19% over de eerste € 200.000 winst en 25,8% over het meerdere.
• Loonheffing. Als directeur-grootaandeelhouder (dga) keer je jezelf een gebruikelijk loon uit, waarover de BV loonheffing inhoudt en afdraagt. In 2026 is het normbedrag € 58.000.
• Box 2. Keert je BV dividend uit, dan houdt de BV 15% dividendbelasting in. Die verreken je met de box 2-heffing van 24,5% tot € 68.843 en 31% daarboven.

Hoe ziet de boekhouding van een BV eruit?

Een BV heeft een uitgebreide boekhoudplicht. Je moet:

• een financiële administratie bijhouden van al je zakelijke inkomsten en uitgaven;
• facturen opstellen en bewaren, in principe zeven jaar lang;
• elk jaar een jaarrekening opstellen en deponeren bij de KVK;
• een balans en winst- en verliesrekening opstellen voor de aangifte vennootschapsbelasting.

De meeste BV's werken met een accountant of boekhouder. Die houdt je administratie op orde en helpt naheffingen en boetes te voorkomen.

Hoe voldoe je aan de administratieplicht?

• Jaarrekening deponeren. Elke BV deponeert jaarlijks een jaarrekening bij de KVK, uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Hoe uitgebreid die moet zijn, hangt af van de omvang van je bedrijf.
• Belastingaangiften. Dien je btw-aangifte en aangifte vennootschapsbelasting op tijd in, anders riskeer je boetes.
• Salarisadministratie. Je voert een loonadministratie voor jezelf als dga en voor eventueel personeel, en draagt de loonheffing op tijd af.

Hoe voorkom je een valse start met je BV?

Bij het oprichten van een BV gaan vaak dezelfde dingen mis. Met deze tips voorkom je de meest gemaakte fouten.

Welke fouten maken ondernemers vaak bij het starten van een BV?

1. Geen duidelijk bedrijfsplan. Veel ondernemers richten een BV op zonder uitgewerkt ondernemingsplan. Bij gesprekken met investeerders of de bank valt dat direct op.
2. Geen aparte zakelijke rekening. Houd zakelijke en privéfinanciën strikt gescheiden. Dat maakt je boekhouding overzichtelijk en verkleint het risico op persoonlijke aansprakelijkheid.
3. Een rommelige administratie. Een slordige boekhouding leidt tot boetes en naheffingen. Een accountant helpt je dat te voorkomen.
4. De belastingdruk onderschatten. Zorg dat je weet welke belastingen je BV betaalt en wanneer. Neem ook het gebruikelijk loon op in je begroting.
5. Te weinig geld reserveren. Naast de oprichtingskosten lopen de vaste kosten door: accountant, belastingadviseur en vennootschapsbelasting. Een goede voorbereiding is het halve werk.

Welke kosten neem je mee in je financiële planning?

Een BV starten kost meer dan een eenmanszaak inschrijven. Reken op deze posten:

• Oprichtingskosten. Volgens de KVK rekenen notarissen voor de oprichting van een BV meestal tussen de € 500 en € 1.500. Een holdingstructuur kost meer.
• KVK-inschrijving. De inschrijfvergoeding is € 85,15 (2026). De notaris regelt de inschrijving meestal voor je.
• Boekhouding. Een accountant kost gemiddeld € 1.000 tot € 2.500 per jaar, afhankelijk van de omvang van je bedrijf.
• Vennootschapsbelasting. Afhankelijk van je winst betaal je 19% of 25,8%.
• Gebruikelijk loon. Als dga keer je jezelf minimaal een gebruikelijk loon uit. Dat drukt zwaarder op je begroting dan een eenmanszaak.
• Verzekeringen. Denk aan een aansprakelijkheidsverzekering en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV).

Hoe kies je de juiste accountant voor je BV?

Een goede accountant denkt mee over je financiële planning, belastingen en regelgeving. Leg een paar kantoren naast elkaar en let op:

• Ervaring met BV's. Kies iemand die besloten vennootschappen en dga-vraagstukken kent.
• Aanpak. Een goede accountant denkt proactief mee over belastingbesparing en bedrijfsstrategie.
• Tarieven. Vergelijk prijzen, maar kies niet automatisch de goedkoopste.
• Software. Veel accountants werken met boekhoudprogramma's die je administratie versnellen. Moneybird koppel je bijvoorbeeld direct aan Shopify.

Welke soort BV past bij jouw bedrijf?

Sinds de invoering van het flex-BV-recht in 2012 is elke nieuwe BV een zogenoemde flex-BV, met soepelere regels voor kapitaal en statuten. Binnen die rechtsvorm kies je een structuur die past bij wat je wilt bereiken:

1. Werkmaatschappij. De operationele BV waarin je daadwerkelijk onderneemt: hier zitten je webshop, je personeel en je voorraad. Een werkmaatschappij gaat vaak samen met een holding.
2. Holding-BV. Een moedermaatschappij die aandelen houdt in een of meer werkmaatschappijen. Heb je meerdere webshops of wil je winst buiten de risico's van je werkmaatschappij houden, dan is dit de gebruikelijke structuur.
3. Management-BV. Via deze BV lever je managementdiensten aan andere BV's en ontvang je je salaris. Vaak vervult de holding deze rol.
4. Spaar-BV. Hierin breng je privévermogen onder, zoals beleggingen. Het rendement valt dan onder de vennootschapsbelasting en box 2 in plaats van box 3. Of dat voordelig is, hangt af van je vermogen en de box 3-regels die op dat moment gelden.
5. Beroeps-BV. Zorgverleners, advocaten en andere vrije beroepen brengen hun praktijk vaak onder in een BV. Daarvoor gelden soms extra eisen, zoals de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) in de zorg of de regels van de Nederlandse orde van advocaten (NOvA).

Een BV starten in 7 stappen

Een BV oprichten loopt altijd via een notaris. De volgorde kan per situatie iets verschillen, maar meestal ziet het stappenplan er zo uit:

1. Kies een naam voor je BV

Kies een unieke bedrijfsnaam en controleer of die nog vrij is in het Handelsregister van de KVK. Let op:

• de naam mag niet misleidend zijn;
• je mag geen naam gebruiken die verwarring geeft met een bestaand bedrijf;
• de statutaire naam bevat verplicht "B.V." of "besloten vennootschap".

Registreer meteen ook de domeinnaam, zodat niemand anders die claimt voordat je live gaat.

2. Laat de oprichtingsakte opstellen

Een notaris stelt de oprichtingsakte op, met daarin de statuten van je BV. Die bevatten onder meer:

• de naam, de vestigingsplaats en het doel van de BV;
• de verdeling van de aandelen;
• de eerste benoeming van bestuurders.

Start je met meerdere aandeelhouders, laat dan ook een aandeelhoudersovereenkomst opstellen. Daarin leg je vast wat de statuten niet regelen: wie welke taken heeft, hoe je de winst verdeelt en wat er gebeurt als een aandeelhouder wil stoppen.

3. Stort het aandelenkapitaal

Sinds 1 oktober 2012 geldt geen verplicht minimumkapitaal van € 18.000 meer. In theorie volstaat één aandeel van € 0,01. Breng je meer kapitaal in, dan wek je meer vertrouwen bij banken, leveranciers en investeerders.

4. Schrijf je BV in bij de KVK en registreer je UBO's

Na het passeren van de akte schrijft de notaris je BV in bij de KVK. Vanaf dat moment bestaat je BV officieel en krijg je een KVK-nummer. Dat nummer gebruik je voor contracten, je bankrekening en belastingaangiften.

Ook de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) moeten in het UBO-register. Dat zijn in de praktijk de aandeelhouders met meer dan 25% van de aandelen of zeggenschap. Bij een nieuwe BV regelt de notaris dit meestal tegelijk met de inschrijving, maar check dat in de offerte.

5. Regel je btw-nummer en fiscale registratie

Na de inschrijving geeft de KVK je gegevens door aan de Belastingdienst. Binnen twee weken ontvang je per post je btw-nummer. Check daarnaast of:

• je btw-plichtig bent (afhankelijk van je activiteiten);
• je BV vennootschapsbelasting moet betalen;
• je als dga een loonadministratie moet voeren.

Laat je adviseren door een accountant of belastingadviseur, zodat je weet welke aftrekposten en regelingen je kunt benutten.

6. Open een zakelijke bankrekening

Een aparte zakelijke rekening op naam van je BV is onmisbaar. Die zorgt voor:

• een correcte administratie en kloppende aangiften;
• vertrouwen bij investeerders en zakelijke klanten;
• een professionele uitstraling richting leveranciers.

7. Vraag de benodigde vergunningen aan

Afhankelijk van je branche heb je een vergunning nodig, zoals:

• een omgevingsvergunning;
• een alcoholvergunning;
• een beroepserkenning of certificering.

Check de eisen bij je gemeente en je brancheorganisatie. Zo voorkom je sancties en reputatieschade achteraf.

Wat zijn de voor- en nadelen van een BV?

Een BV biedt ondernemers duidelijke voordelen, maar brengt ook verplichtingen mee. Zet ze naast elkaar voordat je de stap zet.

Voordelen

• Beperkte aansprakelijkheid. Je privévermogen is in principe beschermd tegen zakelijke schulden.
• Belastingvoordeel bij hogere winst. Vanaf een bepaalde winst is een BV fiscaal gunstiger dan een eenmanszaak. Laat je adviseur het omslagpunt voor jouw situatie berekenen.
• Professionele uitstraling. Klanten, leveranciers en investeerders zien een BV vaak als betrouwbaarder dan een eenmanszaak.
• Makkelijker kapitaal aantrekken. Je kunt aandelen uitgeven aan investeerders en partners, of later overdragen.

Uitdagingen

• Meer administratie. De boekhouding is uitgebreider en elk jaar stel je een jaarrekening op die je deponeert bij de KVK.
• Hogere kosten. Oprichting, salarisadministratie en accountant kosten meer dan bij een eenmanszaak.
• Verplicht gebruikelijk loon. Als dga keer je jezelf een gebruikelijk loon uit van minimaal € 58.000 in 2026, of meer als iemand in een vergelijkbare functie of een werknemer van je BV meer verdient. Een lager loon kan alleen met een goede onderbouwing.
• Grenzen aan je bescherming. Als bestuurder ben je persoonlijk aansprakelijk bij onbehoorlijk bestuur, bijvoorbeeld als je de administratie niet op orde hebt, betalingsonmacht niet op tijd meldt bij de Belastingdienst of zakelijk en privégeld door elkaar haalt. Teken je een persoonlijke borgstelling bij een bank of verhuurder, dan sta je ook privé garant.
• Opheffen kost moeite. Stoppen met een BV gaat niet met één formulier. Je wikkelt schulden af, verdeelt het resterende vermogen en laat de BV uitschrijven, soms via een vereffeningsprocedure.

Een BV starten voor e-commerce ondernemers

Veel webshopeigenaren beginnen met een eenmanszaak en een KVK-inschrijving voor hun webshop, vaak naast een vaste baan. Zodra de omzet en de risico's groeien, wordt een BV interessanter:

• je beschermt je privévermogen bij claims, bijvoorbeeld rond productaansprakelijkheid;
• je kunt investeerders aantrekken om op te schalen;
• je kunt per merk of markt een aparte werkmaatschappij onder een holding hangen.

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen, let dan op de btw-regels. Boven € 10.000 aan EU-afstandsverkopen per jaar reken je de btw van het land van de klant, en via de One Stop Shop (OSS) doe je daarvan één aangifte.

Is een BV de juiste keuze voor jouw webshop?

Een BV past bij je als je bedrijf groeit, je je privévermogen wilt afschermen en je de extra kosten en administratie kunt dragen. Zit je nog in de opstartfase, dan volstaat een eenmanszaak vaak. Zet je cijfers op een rij, laat een adviseur het omslagpunt berekenen en plan een afspraak met een notaris zodra de uitkomst duidelijk is. Zo weet je precies wanneer een BV starten voor jou de juiste stap is.